Создание системы управления закупками на базе «1С:Управление холдингом»
О компании
«РТ-Инвест» — крупнейший оператор по обращению с отходами в Подмосковье. Компания обслуживает 3 из 7 кластеров Московской области: Сергиево-Посадский, Каширский и Рузский, а также объекты в Казани и других регионах.
В периметр управления компании входят региональные операторы; транспортные компании; комплексы по переработке отходов; заводы по энергетической утилизации отходов; переработка вторичных материальных ресурсов; капитальное строительство.
Ситуация до внедрения
Группа компаний закупает в больших объемах оборудование и спецтехнику, автозапчасти, горюче-смазочные материалы, хозтовары, привлекают подрядчиков по обслуживанию техники, поставщиков лизинговых, финансовых и других услуг. "РТ-Инвест сталкивались с некоторыми сложностями в формировании плановых потребностей в товарах и услугах, и затягиванием процесса закупок.
Разработанные инициаторами закупок документы были разрозненными из-за отсутствия унифицированных шаблонов и единой нормативно-справочной информации. Чтобы обеспечить оптимальные условия поставок требовалась категоризация потребностей и организация совместных закупок по компаниям холдинга.
Руководство «РТ-Инвест» приняло решение о создании единой системы управления корпоративными закупками на базе решения «1С:Управление холдингом 8». ИТ-партнером проекта стала компания «1С‑Рарус», с которой холдинг продолжил сотрудничество после автоматизации казначейского процесса. В контур автоматизации закупок вошло 10 юридических лиц, находящихся под управлением «РТ‑Инвест», среди них 4 комплекса по переработке отходов.
Цель проекта
Автоматизация закупочной деятельности ГК «РТ-Инвест» для выявления на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностях, работах, услугах и определения наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.
География проекта
Московская область, Казань и другие регионы.
Результаты
Компания «1С‑Рарус» модернизировала систему управления закупок следующим образом:
- В системе категорируются и агрегируются потребности холдинга, выполняется лотирование для обеспечения свободной конкуренции на рынке поставщиков. Разработан функционал по планированию совместных закупок.
- Разделен учет закупок в отношении способов и этапов проведения закупочных процедур для коммерческих компаний и для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ. Автоматизирована подготовка к размещению и проведению закупочных процедур на нескольких электронных торговых площадках.
- Доработан дополнительный контроль закупки у единственного поставщика. Реализован функционал, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки.
- Разработан сквозной отчет «Расширенный план закупок» с полной информацией о закупочных процедурах. Отчет помогает менеджерам выстраивать очередность и корректировать работы. Подготовка аналитики для внутренних целей и отчетности в госорганы стала проще, обеспечена прозрачность и достоверность информации.
- Разработан «Закупочный кодекс» группы компаний. Управляющая компания унифицировала процедуры и выстроила организацию закупочной деятельности в соответствии с кодексом, настроенным в «1С:Управление холдингом 8».
- Автоматизация позволила уйти от ведения документации в табличном редакторе. Технические задания, обоснования цен контрактов, коммерческие предложения, проекты и итоговые версии договоров, заявки на закупку — вся информация содержится в единой системе.
- Увеличилась эффективность работы дирекции по закупкам. В результате детальной регламентации процесса планирования и подачи заявок повышена управляемость проведением закупок и загрузкой менеджеров. Снижены риски срыва сроков поставок.
- Система помогает управлять оценкой предложений поставщиков в соответствии с регламентом закупочной деятельности, процессами квалификации и аккредитации поставщиков. Выросла объективность принятия решений в закупочных процедурах. Выполняется строгий контроль соблюдения бюджетов закупок.
- Реализована бесшовная интеграция подсистемы закупок с «1С:Документооборот». Настроен бизнес-процесс согласования документации. Скорость обработки заявленных потребностей выросла в 2 раза.
В дальнейшем планируется развивать и масштабировать подсистему закупок на другие юрлица холдинга.
«Взаимодействие участников процесса закупок происходит в режиме единого окна. Руководитель получает информацию о реальной загрузке сотрудников и подразделений. Менеджеры готовят планы закупок, формируют лоты, проводят конкурентные закупочные процедуры. Закупочная комиссия согласовывает документацию и выбирает победителей торгов. Финансовые сотрудники контролируют исполнение бюджета. Службам внутреннего контроля система дает информацию для оценки экономически целесообразного расходования средств предприятия. Нарушения выявляются до наступления негативных событий, а не по факту свершившегося. Таким образом, система управления закупками помогает контролировать весь процесс — от планирования потребностей до контроля оплат и исполнения договоров».
Характеристики проекта
|
Сложность реализации |
|
|
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта: |
|
