Сибирский федеральный университет (СФУ)

Создание комплексной системы учета финансово‑хозяйственной деятельности в СФУ

Информация об учреждении

ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет» (СФУ) — первый в России федеральный университет, один из 10 созданных в стране.

Крупнейший вуз восточной части страны входит в топ‑10 страны по количеству обучающихся — 30 тысяч человек.

Всемирная студенческая Универсиада‑2019, проведенная в Красноярске, способствовала развитию спортивной инфраструктуры вуза, куда сейчас входит 28 спортивных объектов. Кампус университета — один из самых больших и комфортных в России и по своему масштабу занимает 4‑е место, а по объему студенческого жилья — 1‑е место в стране.

Ситуация до внедрения

Регламентированный учет, расчет заработной платы и кадровый учет, а также учет закупочной и финансово‑экономической деятельности в СФУ вели в информационной системе стороннего разработчика.

Предыдущая система учета финансово‑хозяйственной деятельности не удовлетворяла требованиям СФУ:

• Отсутствовала возможность оперативной адаптации системы под изменения законодательства.
• Технологические возможности интеграции с другими системами университета были ограничены.
• Росла нагрузка на ИТ‑специалистов университета в связи с существенной кастомизацией системы.

Руководство СФУ приняло решение перенести учет финансово-хозяйственной деятельности на платформу «1С:Предприятие 8». В университете уже использовались решения «1С:Управление торговлей», «1С:Общепит» и «1С:Документооборот». Положительная практика применения этих программных продуктов подтверждала эффективность технологий 1С для решения задач образовательного учреждения. По итогам проведенного конкурса ИТ‑партнером проекта выбрали компанию «1С‑Рарус».

Цели проекта

Цель: создать единую систему учета финансово-хозяйственной деятельности для повышения эффективности управления процессами университета в быстро меняющихся условиях.

Задачи

• Обеспечить ведение бухгалтерского и финансово‑экономического учета, а также учета закупочной деятельности в единой информационной базе.
• Реализовать возможность формирования аналитической отчетности и регламентированной отчетности.
• Унифицировать справочники управленческого и бюджетного учета (центры финансовой ответственности, договоры и др.) в единой системе.
• Перевести бухгалтерский и налоговый учет в программный продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0 (далее 1С:БГУ) с необходимыми адаптациями под требования университета.
• Перевести кадровый учет, расчет заработной платы и стипендий в программный продукт «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» (далее 1С:ЗКГУ КОРП) с необходимыми адаптациями под требования университета.
• Перевести учет финансово‑экономической деятельности и учет закупочной деятельности на адаптированное решение «Финансовое планирование. Дополнение к „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“» редакции 2.0.
• Доработать блок учета ГСМ в 1С:БГУ для сбора и анализа затрат на топливо.
• Настроить автоматизированный обмен данными между 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ КОРП, а также новых систем с существующими в университете.
• Обеспечить возможность оперативного внедрения изменений законодательства в учетные информационные системы университета.

Архитектура решения и масштаб проекта

Специалистами «1С‑Рарус» реализована комплексная информационная система.

Специалистами «1С‑Рарус» разработаны и реализованы интеграции, соответствующие требованиям университета:

• Интеграция 1С:БГУ с «1С:Управление торговлей»: оперативная передача информации о поступлении товаров комиссионеров, перемещении между кафе университета, реализации и возврате с отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

  Командой «1С‑Рарус» внесены изменения в ранее действующую логику учета. В Единый план счетов бюджетного учета добавлен забалансовый счет «Товары, принятые на реализацию по договору комиссии». При загрузке сведений формируются документы поступления и списания материальных запасов, переоценки, акты и накладные, а также необходимые отчеты по продажам.

• Интеграция 1С:БГУ с «1С:Общепит»: оперативная передача информации о поступлении товаров, списании в производство, выпуске готовой продукции и ее реализации.

  Реализована возможность хранения сведений о спецификации договора и аналитике финансирования. Это позволяет на 90% автоматически заполнять документы поступления товаров и отслеживать остатки неоприходованных товаров.

  Доработка влечет за собой значительное снижение трудозатрат на заполнение документов поступления товаров и оперативную передачу сведений между подразделениями (логистика, склад, бухгалтерия, производство готовой продукции).

• Интеграция 1С:БГУ с 1С:ЗКГУ: оперативная передача информации в части выплаты заработной платы, налогов, взносов, удержаний.

  Реализована возможность формирования и автоматического заполнения в 1С:БГУ расчетно‑платежных документов на выплату заработной платы, налогов, взносов, удержаний. На 25% снижены трудозатраты на формирование документов. Сокращено количество ошибок аналитического учета.

  Периметр интеграций расширен в части новых категорий данных: решения о командировании, ведомости на перечисление удержаний и взносов, выписки из лицевых счетов и др.

А также обеспечено взаимодействие 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ с информационными системами СФУ:

• АИС ТСЖ — загрузка сведений о начислениях по договорам за проживание в общежитии и на оказание прочих платных услуг.
• Банки — загрузка реестров сведений из банков об оплате за платные услуги, выгрузка сведений об исходящих платежах.
• Электронный бюджет — обмен сведениями о входящих/исходящих платежах по счетам, открытым в казначействе.
• АИС Абитуриент — получение сведений справочников физлиц, контрагентов, учащихся, договоров, а также данных по договорам обучения.
• АИС Деканат — получение сведений справочников физлиц, контрагентов, учащихся, договоров, а также сведений о движении контингента, приказов о зачислении и об изменении группы и курса.
• АИС по учету сведений о проживании в общежитиях — получение сведений о договорах на проживание в общежитиях.
• АИС по учету договоров и начислений на прочие платные услуги — получение сведений о договорах на оказание платных услуг и начислении платежей.
• Novell eDirectory — получение адресов электронной почты сотрудников и признаков блокировки учетной записи, если физическое лицо уволено со всех мест работы более чем месяц назад.
• Система дополнительного профессионального образования — получение информации о полученном дополнительном образовании физических лиц.
• Централизованная система взаимодействия информационных систем — передача данных из 1С:БГУ в SQL-базу данных.

Уникальность и инновационность проекта

Информационная система введена в эксплуатацию и интегрирована с существующими системами университета в короткие сроки. Сотрудники начали работать в системе через 3 месяца после подписания контракта.

Автоматизирован расчет стипендий для 10 000 студентов на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» с минимальным изменением программного кода основной конфигурации. В новой системе выполнены доработки, позволяющие при расчете учитывать группу, курс студентов и статус, определяющий положение учащихся в учебном заведении.

В системе ведется расчет заработной платы для 8 300 сотрудников с учетом внутреннего совмещения. В штатном расписании учитываются ученые степени и воинские звания сотрудников. В системе отражены результаты конкурсных отборов и выборов на замещение должностей.

Проект в цифрах:

• 10 000 студентов — расчет стипендий;
• 8 300 сотрудников — расчет заработной платы;
• 41 — выполнено доработок системы, в том числе 8 аналитических отчетов, 16 печатных форм;

• 24 534 — в систему введено документов в месяц:

  • 14 764 — бухгалтерский и налоговый учет;
  • 8 367 — кадровый учет и расчет зарплаты;
  • 1 293 — расчет стипендий;
  • 110 — учет закупок и финпланирование.

Результаты проекта

• Разработана и внедрена информационная система на базе современных программных продуктов «1С:Предприятие 8» для ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также расчета заработной платы и стипендий, учета закупочной и финансово‑экономической деятельности университета.
• Разработан и применен функционал автоматизированного переноса данных в новую систему, адаптированный под особенности учета в исторической системе.
• В 1С:БГУ реализован механизм сведения данных по всем заправкам ГСМ с использованием топливных карт. Информация детализируется в разрезе договоров поставщиков, автомобилей, материально ответственных лиц с последующим созданием документов поступления ГСМ. Настроен механизм переноса данных из ежедневных таксировок в сводный отчет по расходу ГСМ в разрезе затрат по списанию.
• Оптимизировано ведение учета продуктов питания под требования университета. Реализован механизм выгрузки из 1С:БГУ данных о поступлении сырья, передаче товаров на изготовление готовой продукции. Предусмотрена загрузка из «1С:Общепит» сведений по списанию израсходованного сырья и товаров, выпуске готовой продукции, сведений о передаче готовой продукции в торговую точку и ее реализации с созданием соответствующих документов и проводок.
• На базе дополнения «Финпланирование» оптимизированы процессы составления плана финансово‑хозяйственной деятельности учреждения, бюджетов доходов и расходов. Ведется учет закупочных процедур от стадии формирования сводной заявки на закупку до фактического исполнения, с возможностью формирования аналитических и регламентированных отчетов.
• Учет основных средств ведется по местам хранения, что в перспективе позволит ускорить процесс инвентаризации. Детализированы сведения не только в разрезе материально-ответственных лиц, но и в разрезе мест фактического местонахождения (помещений, кабинетов) объектов основных средств.
• Реализован механизм распределения накладных и общехозяйственных расходов согласно учетной политике. Информация наследуется в рамках бизнес-процессов различных разделов учета, например, при ведении договорной деятельности.
• На 50% ускорено формирование регламентированной бухгалтерской отчетности. Повышено качество отчетности, в том числе за счет централизованного обновления комплектов отчетности в соответствии с изменениями законодательства, а также автоматических проверок на стадии формирования отчетных форм.
• На 30% ускорено формирование управленческой отчетности, что стало возможным благодаря унификации справочников и возможности гибкой настройки стандартных отчетов.
• При поддержке «1С‑Рарус» в университете организован Центр сопровождения. Дальнейшая поддержка информационной системы ведется силами специалистов университета.

Безсалова Юлия Александровна,

врио проректора по экономике и финансам, «Сибирский федеральный университет»:

«Всего за 3 месяца мы перешли на современную и гибкую систему учета. Значительно ускорено формирование бухгалтерской, налоговой и сводной отчетности.

Учет полностью соответствует требованиям законодательства и мы можем эффективно управлять финансами в быстро меняющихся условиях».

Аверкин Павел Викторович,

советник ректора, «Сибирский федеральный университет»:

«Рациональный подход к ведению учета, всесторонний анализ данных и оптимизация ресурсов — все это способствует повышению конкурентоспособности нашего университета.

Мы создали в стенах вуза собственный Центр сопровождения. Совместно со специалистами „1С‑Рарус“ развиваем систему. Впереди нас ждет автоматизация арендной деятельности, кампуса и спортивных площадок и другие интересные задачи!»

Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:

• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0:

  • финансы, управленческий учет, мониторинг показателей;
  • учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность;
  • склад и логистика;
  • продажи (сбыт), сервис;
  • транспорт;
  • производство;

  • услуги образования, проживания в общежитии, питания и прочие.

• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», редакция 3.1, КОРП:

  • кадры;
  • зарплата;
  • стипендия;
  • налоги и взносы;
  • отчетность;
  • справки;
  • выплаты;

  • регламентированная отчетность.

• Финансовое планирование (дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0):

  • финансы, управленческий учет, мониторинг показателей;
  • закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.