Средневолжская газовая компания (СВГК)

О компании

ООО «СВГК» — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.

Цели проекта

• Создать единые стандарты  работы с документами и контроля их исполнения.
• Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
  • сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
  • сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
  • сократить время поиска необходимых документов.

Ситуация до внедрения

Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании.

Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.

Уникальность и инновационность проекта

• Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1 200 сотрудников компании, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный — за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.
• Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.
• В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
• В рамках проекта специалистами «1С‑Рарус» были созданы инструкции для обучения сотрудников СВГК работе в автоматизированной системе «1С:Документооборот КОРП». Подготовка материала осуществлялась в двух форматах: в текстовом варианте (более 200 страниц обучающего материала с иллюстрациями) и в видео-формате. Текстовые и видео-инструкции на цифровых носителях позволили ускорить процесс обучения новых сотрудников. Специалисты «1С-Рарус» провели более 120 часов офлайн-обучения ключевых сотрудников — менеджеров и управляющих — на территории Заказчика. Уроки проходили в специально оборудованном учебном классе вместимостью до 20 человек.

Результаты проекта

• «1С:Документооборот КОРП» сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1 200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.
• Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т. к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.
• За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
• Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.
• На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью «1С:Документооборот КОРП».

Архитектура решения и масштаб проекта

• Реализован обмен данными между информационными системами «1C:Зарплата и управление персоналом КОРП» (3.1.10) и «1С:Документооборот КОРП» (2.1.20.5).
• Реализован обмен данными между информационными системами «1C:Документооборот КОРП» (2.1.20.5) и «1C:Бухгалтерия предприятия» (2.0.15).

Pис.1. блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов

Сроки и качество

• соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10.
• общая удовлетворенность пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10‑балльной системе: 10.

Экономический эффект от внедрения

• ускорение получения управленческой отчетности: 80%.
• сокращение операционных и административных расходов: 30%.
• исключение риска потери информации 100%.