1c-crm-red
Средневолжская газовая компания (СВГК)
9 июня 2021

Средневолжская газовая компания (СВГК)

Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1 200 рабочих мест.
Количество АРМ
1200
Оценка клиента
10 из 10
Ускорение управленческой отчетности
 
80%
Сокращение операционных и административных расходов
30%
Цели проекта
Создать единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения
Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
• сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
• сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
• сократить время поиска необходимых документов.
Сроки проекта
07.03.2019 — 01.01.2020
Функциональные области
Делопроизводство
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры дел
Учет и контроль исполнения поручений
Учет рабочего времени
Учет договоров
Внедрённые продукты

О компании

ООО «СВГК» — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.

Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест

Цели проекта

  • Создать единые стандарты  работы с документами и контроля их исполнения.
  • Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
    • сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
    • сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
    • сократить время поиска необходимых документов.

Ситуация до внедрения

Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании.

Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.

Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест

Уникальность и инновационность проекта

  • Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1 200 сотрудников компании, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный — за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.
  • Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.
  • В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
  • В рамках проекта специалистами «1С‑Рарус» были созданы инструкции для обучения сотрудников СВГК работе в автоматизированной системе «1С:Документооборот КОРП». Подготовка материала осуществлялась в двух форматах: в текстовом варианте (более 200 страниц обучающего материала с иллюстрациями) и в видео-формате. Текстовые и видео-инструкции на цифровых носителях позволили ускорить процесс обучения новых сотрудников. Специалисты «1С-Рарус» провели более 120 часов офлайн-обучения ключевых сотрудников — менеджеров и управляющих — на территории Заказчика. Уроки проходили в специально оборудованном учебном классе вместимостью до 20 человек.
Селиванов Константин Александрович, руководитель ИТ-отдела:
Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел «Задачи отдела», где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной «напоминалки» о задачах, находящихся в работе. Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде. Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами.

Результаты проекта

  • «1С:Документооборот КОРП» сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1 200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.
  • Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т. к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.
  • За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
  • Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.
  • На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью «1С:Документооборот КОРП».

Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест

Архитектура решения и масштаб проекта

Блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов

Pис.1. блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов

Сроки и качество

  • соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10.
  • общая удовлетворенность пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10‑балльной системе: 10.

Экономический эффект от внедрения

  • ускорение получения управленческой отчетности: 80%.
  • сокращение операционных и административных расходов: 30%.
  • исключение риска потери информации 100%.
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru