Часто компании необходимо запустить процессы или целые управленческие контуры, которые имеют сквозной, универсальный характер (вовлекают все подразделения) и связаны с передачей, обработкой и согласованием большого количества документов (часто стандартизированных).
К таким процессам относятся:
- управление качеством,
- управление знаниями,
- управление персоналом,
- бюджетирование,
и прочие подобные.
Далеко не всегда компании готовы приобретать дорогостоящие специализированные программные продукты для автоматизации этих контуров. И часто они правы.
Возможно, эти контуры в компании:
- находятся в процессе построения и развития;
- малофункциональны и просты;
- не порождают большой объем информации;
- являются автономными.
В этих случаях инвестиции в «полнометражный» комплексный проект автоматизации могут быть неоправданными или слишком поспешными.
Однако и ручное управление документами оказывается дорогим и превращает любой — даже скромный по объему информации — процесс в хаос, не поддающийся анализу и управлению.
В то же время и для больших компаний, которые встраивают в свою АСУ специализированные продукты, вопросы:
- управления согласованиями документов,
- хранения версий со всеми комментариями и исправлениями,
- управления групповой работой в оффлайне и онлайне,
не могут быть решены без привлечения дополнительных ИТ-инструментов.
Давайте сегодня посмотрим, как «1С:Документооборот» помогает справиться с процессом бюджетирования — одним из самых сложных и важных процессов для целенаправленного развития любого бизнеса — большого и маленького.
Вспомним, как работает контур бюджетирования:
- каковы его обязательные этапы;
- какие объекты порождаются в его процессе;
- кто вовлечен в процедуры бюджетирования.
Регламенты бюджетирования
Перед тем как запустить процесс бюджетирования в компании, необходимо создать регламент бюджетирования, который включает:
- положение о бюджетировании;
- положение о бюджетном комитете компании;
- положение о бизнес-процессах;
- положение о проектах развития;
- положение о финансовой структуре;
- положение о финансовой дирекции;
- положение о подразделениях;
- описание финансовой модели бюджетирования.
Регламенты описывают все процедуры бюджетирования, определяют терминологию, полномочия и ответственность, финансовые алгоритмы, распределение действий во времени и т. д.
Это означает, что регламенты:
- должны быть доступны всем участникам бюджетного процесса в виде версий с указанием срока действия каждой версии;
- принимаются в результате коллективного обсуждения и согласования;
- являются той «базой знаний», на которую будут ссылаться конкретные документы бюджетного процесса через систему ссылок.
«1С:Документооборот» предоставляет критически важную возможность хранить регламенты бюджетирования в иерархической структуре с настройкой прав доступа и изменения.
Хранятся все версии документов и история их согласований и утверждений.
После создания «законодательной» базы включается циклический процесс бюджетирования, который — как и любые процессы управления — соответствует циклу Деминга.
В течение цикла бюджетирования мы:
- создаем, обсуждаем и согласовываем различные типы бюджетов;
- исполняем бюджеты в доходной и расходной частях;
- проводим план-фактный анализ бюджетного периода.
Создание и утверждение бюджетов
Этот процесс носит итерационный характер. Формирования бюджетов идет сверху вниз и снизу вверх, когда нам необходимо утверждать три основные бюджета предприятия (БДР, БДДС, баланс), отдельные функциональные бюджеты и бюджеты подразделений.
Стыковка бюджетов необходима и по горизонтали, когда идет речь о формировании бюджетов смежников.
Например, так происходит с бюджетами маркетинга и продаж, продаж и производства, продаж/производства и сервисных подразделений хранения и доставки и так далее.
С точки зрения совместной работы, это означает:
- сложные процессы согласования;
- версионность в процессе доработки;
- необходимость видеть и авторизовать исправления и комментарии к проектам бюджетов с возможностью вернуться к ним в любой момент после.
Работа в «1С:Документообороте» поддерживает разные сценарии согласования:
- последовательное,
- параллельное,
- смешанное,
- включение лица в лист согласования при определенных условиях.
Важно упомянуть две функции, которые повышают качество процесса управления бюджетами и скорость бюджетного процесса.
1. «Расписание» бюджетирования
Регламент бюджетирования предусматривает строгие сроки создания и утверждения бюджетов. При этом важна последовательность создания взаимосвязанных документов.
Зачастую именно неспособность большого количества людей синхронно и точно исполнять всю последовательность действий служит причиной постоянных «поломок» бюджетирования в компаниях.
В «1С:Документообороте» весь цикл бюджетирования оформляется в виде регулярных поручений, которые инициируются автоматически в соответствии с расписанием. В целях контроля срок их исполнения тоже задается в системе.
2. Работа по шаблонам
Ускорение процессов достигается с помощью шаблонов документов. Руководители заполняют необходимые ячейки, не разыскивая нужные им формы и не создавая их самостоятельно.
Конечно, если предприятие пользуется специализированным софтом для автоматизации бюджетирования, сами бюджетные документы создаются в специальном программном продукте (например, в 1С:ERP). В этом случае они выгружаются в «1С:Документооборот» и проходят цикл согласования и утверждения.
Исполнение бюджетов
Доходная часть бюджета компании формируется из реализации продуктов и услуг компании и обычно фиксируется программами оперативного и бухгалтерского учета.
По-другому дело обстоит с расходной частью.
Заявки на расходование денежных средств должны сохранять связь с бюджетными планами и обычно проходят разные маршруты согласования в зависимости:
- от суммы заявки и
- от цели расходов.
В «1С:Документообороте» компания может создать документ «Заявка на расход» и настроить варианты ее согласования с привязкой к параметрам «Заявки».
К «Заявке» могут прикрепляться входящие счета от поставщиков. Для каждой «Заявки» может указываться связь с бюджетом ЦФО.
Заседания бюджетного комитета
Бюджетный комитет — орган управления, который создается:
- для поддержания контура бюджетирования в актуальном состоянии и
- план-фактного анализа выполнения бюджетов.
Как бы вы не настроили процессы «удаленного» согласования бюджетов и регламентов, любая компания нуждается в «коротких коммуникациях» на очных собраниях для более эффективного обсуждения спорных вопросов и принятия согласованных решений.
Обычно в бюджетный комитет входят генеральный директор, финансовый директор ключевые руководители бизнес-юнитов и направлений.
Программа «1С:Документооборот» имеет развитый функционал для эффективного проведения совещаний, который помогает:
- организовать совещание с наименьшими затратами времени;
- зарегистрировать ход совещания и его решения;
- превратить решения собрания в поручения, которые немедленно окажутся в пуле задач назначенных исполнителей с указанием срока исполнения;
- проконтролировать исполнение решений совещания.
Таким образом, как мы видим, в одной системе документооборота оказываются:
- регламентная база контура бюджетирования;
- регулярная циркуляция рабочих документов плана и факта;
- решения собраний, относящихся к работе бюджетного процесса.
Все составляющие управления бюджетом связаны друг с другом системой ссылок, а своевременность выполнения процедур контролируется автоматически.
Системность и последовательность в организации регулярных процессов на предприятии делает «1С:Документооборот» незаменимо полезным для компании любого размера и процессов любой сложности. Настроить работу программы вам помогут специалисты «1С-Рарус».
