Затраты: видимые и невидимые
— Видишь суслика?
— Нет.
— А он есть!
С каким затратами труднее всего бороться? Правильно! С невидимыми.
Неэффективное расходование рабочего времени — бич любой компании. И с ростом организации эти потери только растут, так как растет количество контактов, которые должен поддерживать сотрудник.
Многие компании вводят строжайшие правила о курении, кофе-брейках и соцсетях, но горькая правда состоит в том, что как раз рабочие коммуникации зачастую оказываются низкоэффективными.
Давайте сегодня поговорим о двух пожирателях рабочего времени:
- совещаниях и
- организации ивентов.
Совещания как узаконенная форма прогула
Совещания — это симптом плохой организации.
Чем меньше совещаний, тем лучше.
Питер Друкер. Эффективный руководитель
Еще в 2013 году в газете Wall Street Journal были опубликованы следующие данные:
- Исполнительные директора тратят на совещания 23 часа в неделю.
- Менеджеры среднего звена — 11 часов в неделю.
- Среднестатистический сотрудник — 15 часов.
По отечественным данным, руководители тратят на совещания до 30% времени.
Теперь переведите это время в рубли и спросите себя, насколько ваши совещания полезны? Кстати, а по какой шкале вы оцениваете их полезность?
Одна из предлагаемых формул оценки:
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Измерение эффективности совещаний и осознанная работа над улучшением этого показателя может быть ценным дополнением к вашей организационной культуре.
Но время, потраченное на совещаниях, увы, не все ваши затраты. Есть и еще лучше замаскированные, которые совсем не поддаются подсчету, — время, затраченное на подготовку совещаний.
Представьте, что вас приглашают на собрание из 7 человек. Скорее всего, вы получите приглашение по почте, примете его, потом получите отмену приглашения (потому что двое из приглашенных заняты в предложенное время), будет назначена новая дата. Цикл может повториться несколько раз.
Потом начнется утверждение повестки дня. Зачастую необходимо предварительно ознакомиться с материалами. Следует их пересылка, исправление, обсуждение в почте с длиннющими цепочками писем.
Ваш почтовый ящик на издыхании, вы в бешенстве, а как чувствует себя организатор этого праздника лучше и не знать. Думаю, знакомая картинка. Может быть, даже прямо из сегодняшнего дня.
Но хочу вас утешить, эти страдания давно перестали быть неизбежностью. Посмотрим, как улучшить жизнь сотрудников любой компании с помощью модуля «Управление мероприятиями» в «1С:Документообороте».
«1С:Документооборот» помещает совещания в единое информационное поле компании, что дает возможность:
- сократить затраты на реализацию каждого шага в цикле проведения собраний;
- увидеть временные затраты на проведение совещаний в совокупности;
- проанализировать их полезность.
- Подготовка.
- Проведение и фиксация решений.
- Оформление протокола.
- Исполнение решений.
- Анализ.
Давайте пробежимся по наиболее впечатляющим возможностям программы.
Подготовка совещания: Приглашение участников
Вы определились с участниками совещания и теперь хотите назначить дату собрания.
Планировщик подскажет, кто из обязательных участников (да, их можно разделить таким образом) занят в указанную дату и даже выберет дни и время, когда могут присутствовать все в соответствии с их рабочими календарями. После отправки приглашений вы увидите, кто принял и кто отклонил приглашение прямо в карточке Собрания.
За этой, казалось бы, простой функцией горы сэкономленного времени и нервов сотрудников.
И, само собой разумеется, программа покажет подходящее свободное помещение и забронирует его на выбранный период времени.
Подготовка совещания: рассылка материалов
А вот еще одна фишка, которая пригодится на этапе организации.
Материалы для предварительного изучения прикреплены к карточке «Собрания» и обновляются ответственными лицами. Никакие пересылки больше не нужны. Путаницы в версиях не возникнет. Оповещения о необходимости ознакомиться с материалами отправляется из карточки «Собрания». Организатор совещания отследит, кто с материалами действительно ознакомился, прямо в программе.
После такого уровня сервиса уже не удивляет автоматический расчет расписания собрания на основании последовательности и заданной длительности выступлений.
Протокол и решения собрания
Как известно, строгость законов в России искупается необязательностью их исполнения. От закона становится все труднее улизнуть, зато ничего не меняется с решениями, принятыми на корпоративных совещаниях. Люди выходят из переговорных и будто полностью очищают память, забывая мгновенно обо всем, что обсуждали с таким жаром несколько минут назад. Эта болезнь настолько повсеместна, что хотелось бы иметь от нее прививку.
«1С:Документооборот» предлагает вакцину против забывчивости. Решения собрания фиксируются в протоколе с указанием исполнителя и сроков исполнения. Таким образом, создается поручение, которое можно отслеживать и отчет по которому обязателен.
Анализ мероприятий
Если удалось взять себя (и сотрудников) в руки и укрепиться в привычке регистрировать совещания, то вам открывается возможность проанализировать результативность собраний за период:
- сколько совещаний состоялось (с аналитикой по видам);
- сколько человек в них участвовало;
- кто и сколько прогуливал;
- сколько времени собрания длились;
- сколько решений должно было быть принято;
- сколько решений все-таки приняли;
- и! Сколько решений выполнено!
На основании этих данных можете составить свою формулу для показателей результативности и/или эффективности совещаний. Например:
Количество человеко-часов, потраченных на совещания/ценность принятых и выполненных решений в баллах.
Ценность решений может определяться по категориям с учетом стоимости их реализации и/или финансового и рыночного эффекта. Классификацию каждая компания, конечно, придумает свою.
Показатели можно сделать индивидуальными для управленцев, которые наиболее часто являются организаторами совещаний, и поставить задачу улучшать их значение. Ведь проведение эффективных совещаний — важная компетенция управленца!
Особенно полезно следить за этими показателями при работе с начинающими руководителями, для них овладение базовыми управленческими навыками — трудная задача.
О бедном гусаре замолвите слово! Или Для вас, маркетологи!
Теперь позовите к экрану заплаканного маркетолога. А если он только что провел семинар, конференцию или готовится к чему-то подобному, то без сомнения опух от слез.
Этот же инструмент «1С:Документооборота» можно использовать для организации не только совещаний, но и других мероприятий.
Что самое тяжелое в организации крупных ивентов?
— Собрать участников, — скажете вы.
— Да ничего подобного, — ответим мы с Петром Ивановичем (или как у вас там маркетолога зовут?).
Мероприятие тем сложнее в организации, чем больше выступающих. Необходимо собрать предложения по темам выступлений, обсудить программу, учесть добавления и замечания, потом нужно обсуждать сами выступления, редактировать их, согласовывать с другими выступающими и так далее и тому подобное без конца и края. Возникающая в процессе переписка и тонны материалов для обмена сведет с ума любого.
«1С:Документооборот» делает этот процесс если не приятным, то уж точно менее затратным и конфликтным.
Программа и прочие материалы мероприятия хранятся в одном месте и обсуждаются тут же. В отличие от совещаний организация маркетинговых событий требует умелого и систематического складирования материалов уже проведенных мероприятий. Часто в компаниях бесследно исчезают программы, презентации, видео уже состоявшихся ивентов только потому, что уволился менеджер и никто не знает, где что искать.
«1С:Документооборот» решит эту проблему раз и навсегда. Установив классификацию ивентов, вы получите архив материалов, который сэкономит ресурсы при организации мероприятий в будущем.
Форум — вишенка на торте
Функция, важная для организации мероприятий любого типа, — оперативное обсуждение программ, проектов решений, документов — да чего угодно — без физического присутствия участников в одной комнате.
В «1С:Документообороте» из любого объекта программы одним кликом создается обсуждение этого объекта в виде форума для проведения виртуального совещания. Вы сам решаете, кого включить в эту летучку, к кому обратиться, чье мнение принять во внимание.
Трудно оценить, сколько времени и сил экономит эта функция, но эффект чувствуется сразу — ведь все знают, как пользоваться форумом, учить никого не понадобится.
Сегодня мы обсудили только небольшой функциональный модуль системы «1С:Документооборот». Чтобы оценить ее пользу для прочих регулярных управленческих процессов, закажите демонстрацию программы и обсудите ее применение в вашей компании со специалистом.
