Внедрение электронного документооборота в АО «ХОЛДИНГ ЭРСО»

ХОЛДИНГ ЭРСО, АО

ОТЗЫВ

АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» (до 25.10.2022 АО «ЭЛЕКТРОЗАВОД») вошел в Группу АФК «Система» в конце 2020 года. В составе холдинга конструкторское бюро, сервисные, испытательные центры, передовые лаборатории и несколько производственных площадок.
Электротехнический холдинг ERSO — ведущее предприятие в сфере энергетики, ориентированное на комплексное оснащение и реализацию проектов нового строительства, реконструкцию и модернизацию объектов энергетики.
______________________________________________________________________________________________________

В целях учета, хранения, автоматического согласования договорных документов, для согласования «Заявок на оплату» и выгрузки-синхронизации с «1С:Управление холдингом 8» руководством АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» было принято решение о внедрении электронного документооборота. Компанией было принято решение автоматизировать процессы согласования документов в связи с тем, что Представительства компании находятся в разных городах, документов.

В качестве основы для построения информационной системы было принято решение использовать программный продукт «Документооборот 8 КОРП», позволяющий решить поставленные задачи.

В качестве компании - интегратора был выбран ООО «1С-Рарус», который имеет большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8» и прошел сертификацию по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Процесс автоматизации был разделен на два этапа.

Первый этап включал в себя автоматизацию процессов: Аккредитация контрагентов, учет и согласо­вание договорных документов, заявок на оплату - и настройку бесшовной интеграции с «1С:Управление холдингом 8».

1. Проектирование - Обследование и составление проектной документации. Проведены интервью и обследования, уточнены функциональные требования. Разработан и согласован доку­мент «Спецификация требований».

• Развертывание конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»;
• Выполнена настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований»;
• Настроены интеграции со смежными системами в соответствии с документом «Спецификация требований»;
• Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).

3. Пользовательская документация. Подготовлены инструкции для работы пользователей с настроенным функционалом СЭД по ролям пользователей (5 ролей).

• Разработана программа обучения;
• Проведено обучение пользователей системы;
• Подготовлен протокол по обучению.

5. Выполнена подготовка системы к вводу в опытную эксплуатацию. Произведена настройка параметров системы, введены необходимые НСИ.

6. Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе ОПЭ системы, осуществляется ведение журнала обращений;

Во второй этап вошли разделы: Входящая и исходящая документация, ОРД (организационно- распорядительная документация), Информационно-справочные документы, Доверенности.

• Проведено обследование;
• Уточнены функциональные требования;
• Разработан и согласован документа «Спецификация требований».

2. Выполнена настройка функционала СЭД, проведены приемо-сдаточных испытания:
Настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований».
Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).
Подготовлен и подписан протокола ПСИ.

3. Демонстрация правильной технологии работы с ПП. Разработана программа обучения, проведено обучение пользователей, подготовлен протокол обучения пользователей.

4. Подготовка системы на базе ПП к вводу в опытную эксплуатацию. Выполнена настройка параметров системы, осуществлен перенос настроек в рабочую базу, подготовлен и подписан протокол готовности информационной системы к опытной эксплуатации.

5. Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе опытной эксплуатации системы, осуществляется ведение журнала обращений, подготовлен и подписан протокол готовно­сти к промышленной эксплуатации.
Выполняется сопровождение и развитие учетной системы.

Благодаря внедрению информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы процессы:

• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет и согласование договоров.

Автоматизировано 200 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 20 октября 2022.

Использование программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечило единую базу данных хранения и учета документов, а также позволило ускорить работу по согласованию контрагентов, договорных документов, регистрации входящей, исходящей, внутренней, организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, а также обеспечило прозрачность процессов и оперативность обработки документов.

Руководство компании получило удобный инструмент для контроля показателей деятельности организации и эффективности работы сотрудников.

При выполнении этапов разработки были использованы методики доработки, позволяющие совместить обширные доработки подсистем конфигурации с регулярными обновлениями продукта поставщиком - компанией 1С.

АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» выражает свою благодарность ООО «1С-Рарус» за своевременно и качественно проведенные работы, а также рекомендует данную компанию как надежного и опытного партнера.