Организация питания на вокзалах, ОАО

Операции с недвижимостью, аренда, ОАО

Отзыв

Группа компаний ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансвязь» и ОАО «Трансмаркет», далее группа компаний, является сетевым оператором, работающим в структуре ОАО «РЖД» Основная задача группы компаний – это повышение уровня обслуживания и комфортного пребывания пассажиров на вокзалах страны путем привлечения на коммерческую инфраструктуру вокзальных комплексов крупных сетевых поставщиков услуг общественного питания, салонов сотовой связи, мини – и супермаркетов для размещения точек на территории вокзалов России.
 
Для повышения прозрачности в учете документов и задач, для создания единого информационного пространства, контроля качества договоров, сроков действия, дополнительных условий и соглашений, а также для автоматизации работы с входящей и исходящей корреспонденцией, руководством группы компаний было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбирая систему, мы учитывали следующие факторы:

• возможность электронного согласования внутренних документов;
• удобство хранения и поиска внутренних документов и информации различного типа;
• возможность самостоятельной поддержки системы;
• дружественный интерфейс.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «1С: Документооборот 8 ПРОФ», отвечающий всем поставленным задачам.
 
В качестве компании – интегратора был выбран ВЦ «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С: Предприятие 8».

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений.

Специалистами «1С-Рарус» была проведена первичная настройка программы, настройка НСИ. В ходе проекта процесс внедрения информационной системы был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами, для получения быстрого результата. В результате каждого спринта блок запускался в эксплуатацию. Обучение в отдельности по каждому блоку и подготовка коротких памяток-инструкций минимизировало время на сопровождение.

В первую очередь, был автоматизирован учет входящих и исходящих документов. Для этого были определены и настроены 3 вида входящих и 7 видов исходящих документов, сформирована номенклатура дел для этих категорий документов. Настроены нумераторы. был организован процесс рассмотрения входящих документов с внесением резолюций генерального директора, постановкой задачи по резолюции секретарем и контролем выполнения поручений. Подготовлен и внедрен стандарт действий секретаря по обработке резолюций.

Во вторую очередь, была проведена автоматизация договорной деятельности. Для этого документы были категорезированы по 23 видам внутренних документов. Определены настройки и значения реквизитов видов документов. Настроены нумераторы и связи.

В третью очередь, автоматизированы процессы движения документов: заведены шаблоны 11 процессов согласования, 3 процессов исполнения, 1 процесса ознакомления. Настроен автозапуск процесса.

Для повышения общего уровня компетенции владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ», в которых была учтена специфика выполняемых задач пользователями.

Созданы памятки по заполнению реквизитного состава документов, правила заведения контрагентов, оформления исходящих писем и связей в цепочке документов и с предметами переписки. Это позволило кратко, но точно определить новые и закрепить существующие стандарты работы сотрудников группы компаний.

Были настроены автозаполняемые шаблоны файлов для стандартизации исходящих писем. Подготовлен регламент по согласованию документов, что позволит четко определить и стандартизировать действия пользователей в жизненном цикле документа.

Автоматизировано 25 рабочих мест. Система передана в промышленную эксплуатацию 27.04.2017.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» достигнута прозрачность процесса согласования. Получена единая база для хранения документов, система для организации формализованных процессов структурированной информации. Автоматизированная система учета позволяет работать с документами территориально удаленным пользователям.

Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Было очень приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.

Выражаем огромную благодарность консультанту Аглямову Рамилю, куратору Хватову Дмитрию и руководителю проекта Ковалеву Дмитрию за высокую компетенцию и точность в реализации поставленных задач, клиентоориентированность, что позволило успешно выполнить проект, а также получить консультации при организации внутренних процессов.

Швенгерт Андрей Валерьевич, Генеральный директор
Дата 18.05.2017