«Оптика Кронос» — это крупнейшая сеть салонов оптики в Приволжском федеральном округе. Предприятие объединяет 83 салонов оптики: в Нижнем Новгороде, Кирове, Казани, Чебоксарах, Нижегородской, Кировской и Владимирской областях. Численность Компании на текущий момент более 600 человек.
В каждом салоне «Оптики Кронос» работает кабинет диагностики зрения, что позволяет пройти полный качественный осмотр врача-офтальмолога прежде, чем осуществить заказ очков. Всего в компании работают около 200 врачей-офтальмологов и оптометристов.
За 22 года работы компании накоплен богатейший экспертный опыт в сфере коррекции зрения.
Благодаря широкому ассортименту, в любом салоне есть возможность подобрать очки, контактные линзы, солнцезащитные очки, очки для вождения автомобиля разной ценовой категории и на любой вкус.
До недавнего времени в компании ООО «Кронос» использовалась связка из обособленных информационных систем. Существовала проблема обмена и анализа информации. Активное развитие бизнеса привело к необходимости модернизации существующих инструментов ведения учёта.
-
Перед началом проекта были сформулированы следующие цели:
- Обеспечение руководства Компании оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений;
- Перевод работы компании на новую информационную платформу, позволяющую развиваться бизнесу;
- Повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации трудоемких рутинных операций и не автоматизированных ранее функций:
- Упорядочивание работы с клиентскими заказами;
- Анализ продаж по всем салонам для определения стратегий по продажам, в том числе организации акций и распродаж;
- Управление ассортиментом магазинов с помощью товарных матриц и форматов магазинов;
- Автоматический расчет заработной платы продавцов-консультантов, врачей, оптометристов, мастеров с учетом всех видов бонусов и премий.
В 2014 году было принято решение о необходимости создания единой корпоративной информационной системы. Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2.0», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространенность на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надежность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.
Партнером по реализации данного проекта выбрали нижегородский филиал компании «1С-Рарус», поскольку он обладает штатом квалифицированных специалистов, имеет успешный опыт автоматизации крупнейших предприятий разных сфер деятельности, занимает лидирующие позиции в рейтинге ERP по Нижегородскому региону.
-
Специалистами проектной команды «1С-Рарус-НН» были выполнены следующие этапы проекта:
- Экспресс-обследование предприятия,
- Поставка программного обеспечения,
- Разработка Технического задания,
- Конфигурирование,
- Конвертация,
- Обучение и тестовая эксплуатация,
- Опытно-промышленная эксплуатация.
-
Ключевые итоги проекта:
- В рамках блока НСИ разработана структура номенклатуры по следующим видам номенклатуры – медицинские оправы, линзы, солнцезащитные очки, контактные линзы, наблюдательная оптика. Данная структура позволила получать отчеты с необходимой аналитикой, а также позволила консультантам более оперативно осуществлять поиск товара по заданным параметрам.
- Разработано АРМ консультанта, позволяющее оперативной выполнить продажу необходимого товара, оформить заказ, принять аванс по заказу, выдать карту лояльности, осуществить продажу подарочного сертификата. Доработана процедура закрытия кассовой смены, позволившая до минимума сократить ошибки консультанта. Реализован механизм работы с заказами покупателей. Консультант салона оформляет заказ на очки, а система автоматически формирует документы на перемещение нужных позиций на склад салона.
- При работе с заказами используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа(принят заказ, не согласован, согласован, заказан у поставщика, пришел на центральный склад, отгружен в мастерскую, скомплектован, изготовлен, перемещен в магазин, выдан).
- В рамках блока работы с заказами поставщикам реализован удобный механизм, позволяющий анализировать потребность в товарах, которых нет на складе и оперативно формировать заказы поставщикам. Реализована оптимизация запасов товара в торговых точках и на центральном складе, что позволило сократить количество товаров с низкой оборачиваемостью. В результате – сокращение складских запасов по всей сети на 5% в денежном эквиваленте, при этом ассортимент не уменьшился. Механизм загрузки приходных накладных основных поставщиков существенно сокращает время оформления поступления товара на центральном складе.
- Реализовано формирование ассортимента по товарным категориям. Используется в случае невозможности, либо нецелесообразности пономенклатурного планирования. Нормативные остатки товаров задаются в системе с помощью документа «Паспорт магазина»
- В рамках внедрения блока ценообразования реализован механизм расчёта скидок по действующим акциям и дисконтным картам. Система хранит всё информацию о проводимых акциях и производит автоматический расчёт всех видов скидок, используемых в компании. Настроены информативные отчеты для оценки эффективности маркетинговых акций. При автоматической простановке скидок исключен человеческий фактор, когда консультанты в салонах забывали или не правильно трактовали ситуации с наложением скидок и акций на продукцию.
- Реализована автоматическая загрузка данных о продажах контактных линз через вендинговые аппараты.
- Реализована загрузка оперативной информации о количестве посещений салонов-магазинов покупателями/посетителями. Настроены отчеты для проведения анализа.
- В рамках блока управления взаимоотношением с клиентами, реализован механизм по формирование задач консультантам по контактам с клиентами.
- Автоматизирован кадровый учет и расчёт заработной платы, реализована возможность применения различных схем мотивации сотрудников, планирования занятости сотрудников, отпусков и других мероприятий. Внедрение данного блока позволило в 2 раза увеличить скорость расчёта заработной платы сотрудникам компании.
- Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений
Подводя итоги проекта, мы отмечаем, что изначально поставленные цели были выполнены. Мы получили систему, которая позволяет оперативно отражать и анализировать деятельность нашей компании, а, следовательно, принимать грамотные и взвешенные управленческие решения. Кроме этого, новая система дала потенциал для дальнейшего совершенствования бизнес-процессов и развития бизнеса в целом.
Успешную реализацию проекта невозможно было бы достигнуть без хорошо выстроенного взаимодействия между сотрудниками компании «Оптика Кронос» и специалистами «1С-Рарус-НН», что позволило добиться поставленных целей проекта.
В настоящее время сотрудниками «1С-Рарус-НН» оказывается необходимая консультационная поддержка пользователей.
Уникальность проекта
В одной информационной базе работают сотрудники 86 салонов оптики, центральный офис, включая склад, бухгалтерию, кадровую службу. На текущий момент в системе автоматизировано 250 рабочих мест. Вся архитектура построена в виртуальной среде. 31 декабря 2014 года до 22-00 все сотрудники работали в старой информационной системе. До 10-00 2 января 2015 года в новую информационную систему была загружена вся необходимая информация для начала работы салонов (остатки товаров в каждом салоне и на каждом из складов, остатки денежных средств в кассах салонов, невыданные заказы, принятые авансы по заказам и. т.д.). Начиная со 2 января, 2015 года все сотрудники работали в новой информационной системе.
Оценка внедренной информационной системы по шкале от 1 до 5:
Соответствие потребностям нашей организации – 4
Удобство работы в программе – 4
Качество работы партнера 1С – 4
Рекомендация коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: – Да
Дата начала эксплуатации ПП: январь 2015 г.
