ФГАОУ ВО РУДН
ОТЗЫВ
Университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года решением Правительства СССР. 22 февраля 1961 года Университету было присвоено имя Патриса Лумумбы — одного из символов борьбы народов Африки за независимость. Студенты и ученые могли свободно обучаться и заниматься научными исследованиями вне политического контексту, твердо следуя великим принципам дружбы и взаимной поддержки. 5 февраля 1992 года решением Правительства России Университет переименован в Российский Университет дружбы народов. За свою 59 летнюю историю Российский Университет Дружбы Народов получил международную известность и заработал заслуженную репутацию классического университета, который много лет занимает самые высокие места среди лучших российских университетов и быстро поднимается в международных рейтингах. Объединяя знанием людей разных куль тур, РУДН формирует лидеров, которые делают мир лучше.
Для сокращения объема бумажной документации и полного отказа от бумажного документооборота в дальнейшем, для автоматизации согласования документов руководством ФГАОУ ВО «РУДН» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цель внедрения системы электронного документооборота — сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.
В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «Документооборот государственного учреждения 8», отвечающий всем поставленным задачам.
Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания «1С-Рарус», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
- Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе.
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ.
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей.
- Выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»:
- «1С:Управление холдингом 8» реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне «1С:Документооборот государственного учреждения 8», в «1С:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в «1С:Документооборот государственного учреждения 8».
- Разработано мобильное приложение ректора для iPad, позволяющее рассматривать служебные записки, накладывать резолюции с использованием графического редактора.
- Реализованы специфические особенности учета и управления в системе автоматизации:
- Настроен внешний вид карточек документов.
- Разработаны печатные формы документов.
- Произведена настройка карт маршрутов бизнес-процессов с более широким использованием элементов автоподстановки.
- Реализована функция рассылки документов.
- Расширен функционал подсистемы «Управление проектами»: ключевые показатели эффективности, финансовые показатели.
- Доработан механизм формирования протокола с возможностью ведения в табличной части и получения внутреннего документа с автоматически созданным автозаполненным файлом для регистрации, согласования и рассылки.
- Распараллелены процессы отправки уведомлений.
- Созданы нормативные документы, регламентирующие деятельность введенных в эксплуатацию блоков.
- Подключено специализированное оборудование.
- Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета.
- Проведены on-line и off-line групповые и индивидуальные обучения, в котором приняло участие около 1000 человек. Подготовлены инструкции пользователей. Запущена техническая поддержка пользователей 8/5 по телефону горячей линии.
Автоматизировано 4700 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2018.
Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
- делопроизводство;
- учет и хранение документов;
- ведение номенклатуры дел;
- учет и контроль исполнения поручений;
- учет договоров;
- учет рабочего времени;
- анализ деятельности в разрезе проектов;
- планирование проектов.
Автоматизированная система учета позволяет осуществлять подготовку проектов документов (приказов, протоколов, служебных записок) на базе унифицированных форм, имеется возможность запускать процессы на основании шаблона. Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются электронном виде. Разработано мобильное приложение для ректора для рассмотрения служебных записок на планшете и нанесения резолюций текстом или стилусом.
В результате использования программного продукта «Документооборот государственного учреждения 8» обеспечивается единая база данных хранения документов. В 2.5 раза сократились сроки согласования документов в следствии настроенных правил эскалирования задач и ограничения количества повторных согласований. Повысились степень достоверности прогнозов сроков издания документов, внедрение стандартизации форм позволило повысилось качество подготовки документов.
Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении поставленных задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.
Василюк И.П., Начальник УИТО и СТС
Дата 14.05.2019
