Интернет-магазин Доставка и оплата

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

Автоматизация управления проектами в российском бизнесе

Заказать автоматизацию
Рассчитать стоимость

Система управления проектами — комплекс мер, связанный с работой многих людей и решением многих задач. В статье мы обсудим возможности автоматизации управления проектами, рассмотрим функционал одной из известных программ, которую можно использовать для управления проектами и упомянем другие системы автоматизации проектного управления. Обсудим, с какими проблемами сталкивается руководитель проекта и всем ли компаниям нужна автоматизация.

Автоматизация проектов: управление без рисков или модный тренд?

Мы попросили руководителей проектов озвучить, что бы они хотели изменить в их нынешней работе. Все пожелания сводятся к одному — навести порядок. В процессе случаются разные непредсказуемые вещи: документы теряются, люди увольняются, сроки сдвигаются, случаются накладки с поставщиками и заказчиками. Все форс-мажорные ситуации предусмотреть невозможно. Поэтому перед руководителем остро стоит вопрос минимизации рисков.

Одна из головных болей руководства — кадровые риски. Сотрудники меняются, но проект должен двигаться вперед. Как обеспечить непрерывное движение и как защитить информацию от утечки? Что случится с проектом, если из компании уйдет ключевой сотрудник? Автоматизированная система управления проектами призвана решить эти проблемы.

Все более заметен дефицит кадров высокой квалификации. Автоматизация открывает для бизнеса новые возможности: вести проект становится реальным с меньшим количеством задействованных специалистов, чем когда-либо.

Любому руководителю хочется ускорить работы по проекту. Благодаря функционалу программы управления проектами можно увеличить скорость хода проекта до 70 %, в зависимости от специфики. Наиболее заметны результаты автоматизации управления в компаниях с долгосрочными и дорогостоящими проектами: строительство, информационные технологии, нефтедобыча, сложные сборочные производства.

Наконец, смещение управления проектами в виртуальную информационную среду — современный тренд. Так как компании, позаботившиеся об автоматизации проектного управления, с течением времени все успешнее конкурентов, то автоматизированная система управления проектами — это просто «мастхэв».

Решение: доверить управление проектом программе

Какие конкретно задачи способна взять на себя информационная система?

  • Планирование — важная часть управления проектом. Рассматриваются риски, планируются работы с учетом ресурсов и ограничений, указываются контрольные точки, ведется финансово-экономический расчет. План можно быстро переделать с учетом новых показателей — по сути, сделать анализ «что — если».
  • Хранение документов и документооборот. Важно выбрать программу, которая не усложняет, а облегчает управление проектом.
  • Коммуникация и обмен данными. Задача автоматизации — создать единое информационное пространство. Качество проектного управления связано с возможностями оперативного обмена данными внутри компании, а также между компанией, клиентами и поставщиками.
  • Контроль. Автоматизация управления проектами позволяет руководителю контролировать сотрудников, менеджерам в несколько кликов получать информацию о процессах, директору — знать, на каком этапе находятся проекты.
  • Быстрое принятие управленческих решений. Оперативный доступ к информации и владение объективной картиной в любой момент времени увеличивают скорость принятия решений.

Если обобщить, результаты внедрения автоматизированной системы управления проектами включают следующие пункты:

  • увеличение скорости реализации проекта;
  • рост эффективности управления проектом;
  • оптимизация использования ресурсов компании;
  • улучшение коммуникации в проектной команде;
  • рост эффективности управления сотрудниками и их загрузкой.

Почти все современные программы управления проектами способны интегрироваться с другими сервисами и облегчают коммуникации в команде. Например, стандартными становятся функции обмена сообщениями по e-mail через автоматизированную систему, удаленная работа через браузер или даже мобильное приложение, встроенный мастер кастомизированных отчетов, в том числе через веб-интерфейс.

Автоматизированное управление проектом позволяет более-менее структурировать риски — процесс, самый трудно поддающийся оптимизации. Так, системы способны заранее сообщать о рисках в финансовых вопросах или в контексте доставки нужных ресурсов.

С АСУП упрощается и планирование обеспечения проекта материальными ресурсами. Затраты по проекту можно учитывать в разрезе стоимости отдельных работ, стоимости работ исполнителей и времени их занятости, использования единицы конкретного ресурса или часа работы оборудования.

В плане контроля система автоматизации управления проектами позволяет отслеживать отклонения по срокам и расходам ресурсов, анализировать объем работ и затраты, прогнозировать и формировать визуально понятные отчеты.

Система управления проектами — наша для наших

Популярные в России программы управления проектами — Artemis, Open Plan, Microsoft Project, Spider, семейство программ «1С», в том числе «1С:Управление проектным офисом» и «1С:Документооборот», Sure Track, Time Line, ABT Workbench.

Специфика российского бизнеса и законодательства в этой сфере такова, что для наших компаний больше подходят флагманские отечественные системы. Одни из ведущих систем автоматизации управления проектами — линейка «1С». Эти продукты более 30 лет успешно используются на рынке, позволяют работать в режиме online и on-premis.

В качестве примера, как конкретно программа автоматизации помогает управлять проектом, рассмотрим работу с системой «1С:Документооборот». В контексте управления проектом эта программа может помогать со всеми комплексными процессами. А именно:

  • Планирование. Вы можете загрузить готовый план из Excel или MS Project или создать план в системе, воспользовавшись встроенными инструментами автоматизации.
«1С:Документооборот» умеет рассчитывать сроки и условия с учетом предшествующих процессов. Например, у задачи «найм перевозчиков» есть две задачи-предшественника: «заказ кресел» и «заказ столов». Между ними и «наймом перевозчика» указан тип зависимости: «окончание-начало»: следующая задача начнется после окончания предыдущей. Система будет указывать срок задачи «найм перевозчиков» с учетом срока выполнения этих двух заказов — кресел и столов. А если вы поставите тип зависимости «начало-начало», в плане отобразится одновременное начало задач.
  • Визуализация плана. Благодаря разным режимам просмотра вы можете адаптировать план под ситуацию. Например, в режиме просмотра «Планирование» вы сможете изучить плановые трудозатраты. А в режиме «Анализ трудозатрат» — соотнести этот план с фактом. Один из режимов — известная диаграмма Ганта с возможностью передвижения задач.

План в режиме диаграммы Ганта

План в режиме диаграммы Ганта

  • Вести учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и прочее).
  • Вести учет трудозатрат. Вы видите, кто исполнитель по задаче, сколько часов должно уйти на выполнение задачи по плану, сколько ушло по факту. Можно посмотреть, сколько всего у исполнителя задач в работе, сколько выполнено, какие задачи не начаты вовремя, какие скоро должны завершиться или начаться.
  • Настраивать права доступа к проекту.

Права доступа к папке проекта

Права доступа к папке проекта

  • Формировать разные отчеты по проектам. Например, вы можете в несколько кликов создать отчет по текущим состояниям задач или план-факт по срокам и посмотреть, где в проекте наметились «тонкие места».
  • Создавать мероприятия. Программа автоматизации позволяет контролировать весь ход мероприятия до финальной аналитики. Сокращается время на подготовку и проведение, упрощается согласование. Сохраняются все данные о мероприятии: время, место, участники, файлы, протокол, приглашения.

Список мероприятий

Список мероприятий

  • Пользоваться встроенной почтой. На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени.
  • Общаться в форуме. В интерфейсе программы сотрудники могут обсуждать рабочие документы, отвечать на вопросы и задавать их.
  • Вести календарь. Общий, личный, с ограниченным доступом, с уведомлениями и без.
  • Контролировать! В системе «1С:Документооборот» вы сможете поставить на контроль практически все, что угодно.
  • Согласовывать прямо в программе. Вы можете посмотреть среднюю продолжительность согласований у разных сотрудников, отследить, на что вообще уходит время сотрудников, кто задерживает исполнение документов, какие документы зависли.

Поставленная задача

Поставленная задача

Что еще выгодно отличает систему «1С:Документооборот» от прочих инструментов автоматизации управления проектами — так это возможности интеграции. Программа может быть интегрирована со всей линейкой продуктов «1С», в наличии множество механизмов интеграции:

  1. Web-сервисы;
  2. RESTful API;
  3. HTTP;
  4. COM;
  5. ODBC;
  6. XML;
  7. Email;
  8. FTP;
  9. и правила обмена.
Еще одно преимущество перед другими инструментами автоматизации проектного управления — all inclusive. В «1С:Документооборот» встроено большое количество сервисов: ЭЦП шифрование, штрихкодирование, потоковое сканирование, рабочий стол руководителя, работа через интернет, распознавание сканов и штрих-кодов, учет бумажного документооборота, МЭДО/ЭДО, и это не полный перечень.

Но вы, конечно, хотите знать, каких конкретных — то есть выраженных цифрами — результатов можно достичь, используя «1С:Документооборот», как систему автоматизации в проектном управлении. Чтобы ответить, мы провели опрос среди наших клиентов. Вот результаты:

Результаты автоматизации

Повышение скорости работы по комплексным процессам — отметили 80 % компаний.

Результаты автоматизации

Улучшение исполнительской дисциплины — указали 53 % компаний.

Результаты автоматизации

Существенно снизился риск утери документов у 50 % компании.

Результаты автоматизации

Наведение порядка в процессах отметило 47 % компаний.

Результаты автоматизации

Соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств выросло в 18 % компаний.

Результаты автоматизации

12 % руководителей сказали, что получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании в целом.

Хотите узнать, какие возможности несет система «1С:Документооборот» конкретно для вашей компании?
Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение?
Заполните форму — наш эксперт свяжется с вами и проконсультирует бесплатно.
Заказать консультацию

Автоматизация управления проектами: рецепт идеального СУПа

«1С:Документооборот» — инструмент, хорошо работающий в России и показывающий прекрасные результаты. Но все специфично. Маленькой компании с однотипными проектами может подойти «1С:Битрикс». Да, сейчас эта система не умеет настраивать взаимозависимость задач и имеет ряд других ограничений, но иногда большой функционал и не нужен, к тому же Битрикс продолжает развиваться. А крупный бизнес со сложными проектами нуждается в инструменте автоматизации управления с широкими возможностями. Такие предприятия часто выбирают MS Project или даже комплексные системы класса ERP на платформе «1С». В «1С:Документооборот» функционал чуть уже, чем в MS Project или 1С:ERP, но работа с «1С:Документооборот» существенно проще, а значит, быстрее можно обучить персонал.

Часто сравнение различных АСУП переходит в баталию — по форме идеологическую, по существу вкусовую или торговую. Но спор этот почти всегда беспредметен. Лучше всего та система, которая соответствует потребностям компании.

Автоматизированная система — это не только программное обеспечение. Большую роль играет аппаратная часть, сервер, «железо», ИТ-структура. А для пользователя важным может быть интерфейс программы, логика ее работы, простота в использовании и удобная коммуникация.

Есть ли жизнь после проекта?

Есть, и очень бурная. После внедрения АСУП вам предстоит позаботиться об обучении персонала и о технической поддержке системы. Подумайте, как вы будете это делать: своими силами, с привлечением компаний или консультантов, или, может, удобнее будет работать с одной компанией-интегратором, которая окажет весь комплекс услуг?

Мы предлагаем своим клиентам помощь на любом этапе: от предпроектного обследования до обучения пользователей и постоянного сопровождения системы.

Вне зависимости от того, каким путем вы пойдете и какую систему выберете, мы предлагаем воспользоваться нашей бесплатной консультацией. Узнать мнение экспертов отрасли — согласитесь, это точно не будет лишним.

Хотите узнать, что мы можем вам посоветовать? Напишите нам прямо сейчас!

Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Заказать обратный звонок
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайты «1С‑Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб‑сайтов «1С‑Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Facebook Vkontakte Youtube Instagram Telegram