О заказчике
«ЮниКредит Банк» работает в России с 1989 года (генеральная лицензия №1 Банка России) и до конца 2007 года носил название Международный Московский Банк (ММБ). Все 100 % голосующих акций «ЮниКредит Банка» принадлежит «ЮниКредит Банку Австрия АГ» (Вена, Австрия), входящему в состав европейской «Группы ЮниКредит». Банк специализируется на обслуживании корпоративных и частных клиентов, корпоративном финансировании и казначейских операциях. Под именем ММБ «ЮниКредит Банк» стал одним из лидеров на российском рынке финансовых услуг и продолжает сохранять это лидерство при поддержке влиятельного акционера. Сегодня банк имеет свыше 100 региональных подразделений по всей России, где трудится около 3,7 тыс. сотрудников.
Цели проекта
Компания «ЮниКредит Банк» имеет разветвленную филиальную сеть.
Раньше, находясь в головном офисе в Санкт-Петербурге, менеджеру, который отвечает за связь, было сложно осуществлять мониторинг ситуации с использованием мобильной связи в целом по филиалу. Также невозможно было удаленно контролировать звонки каждого сотрудника (разделять их на служебные и личные). И для того, чтобы каждый сотрудник всегда оставался на связи, банку было удобнее сначала оплачивать полный счет «Билайну», после чего самостоятельно взимать средства с сотрудников, которые превысили лимит. В итоге анализ счетов приходилось делать вручную (анализ начислений и детализаций, составление отчетности, установление компенсации по каждому сотруднику, финансовые расчеты и т. д.) и на анализ счетов тратилось несколько рабочих дней. В такой ситуации сложно было достичь сокращения расходов на связь, а также оптимизировать трудозатраты персонала.
«Таким образом, основным нашим требованием было получить инструмент контроля и управления мобильной связью. Поскольку у нашего банка крупная разветвленная филиальная сеть, а управление мобильной связью происходит централизованно, нам было необходимо получить возможность проводить аналитику и контроль сотрудников по группам, – рассказывает начальник отдела информационных технологий компании «ЮниКредит Банк» Виталий Ян. – Также было необходимо решить вопрос с дистанционной нотификацией сотрудников о состоянии их мобильной связи. Мы выбрали решение от «Билайн», так как именно оно наиболее полно удовлетворяло функциональным потребностям нашей организации».
О проекте
«Анализатор счета» – это программа, которая устанавливается на рабочий компьютер менеджера корпоративного клиента «Билайн», ответственного за сотовую связь.
«Данное ПО позволяет упростить процесс анализа выставляемых счетов за сотовую связь и расчетов с сотрудниками. Если у сотрудника несколько телефонных номеров, в программе они обрабатываются отдельно, и на них можно назначить различные компенсации, – рассказывает менеджер услуги «Анализатор Счета» компании «ВымпелКом» Александр Блинов. – При этом для каждого сотрудника формируется его персональный файл справки, в котором указываются общие затраты сотрудника на связь, а также его затраты с разделением по всем его номерам. Актуализация информации об оказанных услугах производится на ежемесячной основе путем загрузки с интернет-сервера услуги, при этом имеется возможность получать предварительную стоимость звонков еще до конца месяца.
Среди основных преимуществ услуги можно отметить, что «Анализатор счета» имеет сертификат «1С: Совместимо».
Из этого следует, что услугу можно считать «внешним модулем» к 1С, способным автоматически передавать все данные в другие системы «1С».
Помимо этого, услуга имеет самые гибкие механизмы настройки правил разделения звонков на служебные и личные и e-mail-оповещения сотрудников; с ней можно выгружать предварительную стоимость звонков за незакрытый период (с актуальностью в несколько часов); можно посмотреть историю изменения номеров на абоненте и абонентов на номере.
«Я бы еще отметил тот факт, что услугу «Анализатор счета» от «Билайн» довольно просто подключить, установить, настроить и запустить (полная установка программы с ее полной настройкой, внесением всех сотрудников и назначением компенсаций заняла всего несколько часов). Ведь для ее запуска не нужно подписывать доп. соглашение, а функционал максимально упрощен в пользу удобства и т. д.», – заключает начальник отдела информационных технологий компании «ЮниКредит Банк» Виталий Ян.
Возможности программы и ее внедрение
Программа хранит привязку имени сотрудника и номера выданного ему телефона, при этом создаются истории смены абонентов на номере и номеров на абоненте. На один номер можно назначить несколько компенсаций, также можно изменять компенсации и повторно обрабатывать данные по любому периоду.
Также услуга «Анализатор счета» позволяет установку фиксированного (в рублях) или относительного (в %) лимита на мобильную связь.
Услуга «Анализатор счета» помогает рассчитывать компенсацию не только на указанные номера (или за их исключением, к примеру, номеров родственников), но и для отдельных типов связи (SMS, GPRS, роуминг, местные вызовы…), а также ограничивать звонки по времени и дням недели. «Например, можно создать такую компенсацию: выделять 1000 рублей ежемесячно на SMS и местные звонки, совершаемые в рабочие дни с 9:00 до 18:00 на все телефонные номера за исключением списка личных номеров (номеров родственников), предоставленного сотрудником». Каждому сотруднику можно выделять определенный лимит средств на использование услуг. Если сотрудник превысил лимит, то перерасход будет удерживаться у него из заработной платы», – рассказывает менеджер услуги «Анализатор счета» компании «ВымпелКом» Александр Блинов.
При установке программы пользователю необходимо сделать следующие шаги: загрузить список сотрудников с номерами выданных телефонов и создать в программе структуру компании. После этого уже можно создавать и назначать необходимые компенсации на сотрудников. Далее каждый месяц пользователь может обрабатывать счета, при этом стандартная автоматическая процедура их обработки включает в себя следующие шаги: загрузку счета в программу и его обработку в соответствии с назначенными компенсациями. Далее ПО создает для каждого сотрудника его персональную детализацию и рассылает файлы справки (скоро появится возможность делать SMS-рассылки). Уже на последнем этапе осуществляется «выгрузка» всей финансовой информации для взаиморасчетов с сотрудниками в «1С». По каждому сотруднику создается его персональная детализация с подробной расшифровкой всех транзакций. Эта детализация хранится в памяти программы, и в любой момент можно оперативно найти детализацию нужного сотрудника за нужный период. Детализация выгружается в формате Excel, поэтому ее можно самостоятельно редактировать, если в этом есть необходимость.
Анализатор предоставляет несколько аналитических отчетов, которые позволяют видеть общие затраты на мобильную связь как компании в целом, так и отдельных структурных единиц.
Кроме того, создается специальный отчет для бухгалтерии (если у компании нет желания интегрировать программу с «1С» для автоматизации взаиморасчетов).
Итоги проекта
По словам г-на Яна, после внедрения услуги был практически полностью автоматизирован процесс анализа выставляемых счетов, при этом трудозатраты персонала на их обработку сократились на 90 %.
Компания получила возможность производить мониторинг расходов, осуществлять контроль и управление расходами сотрудников на мобильную связь, определять расходы на служебные звонки и относить их на затраты организации.
Благодаря этому в «ЮниКредит Банке» смогли оптимизировать затраты на корпоративную сотовую связь в целом по компании, решился вопрос и с нотификацией сотрудников о состоянии их расходов на мобильную связь.
По словам г-на Яна, абонентская плата за услугу ничтожна, по сравнению с теми результатами, которые дает ее использование. Затраты окупаются уже в первый месяц использования. Без «Анализатора счета» банк тратил несколько рабочих дней на анализ счетов, – после подключения данной услуги у компании стало уходить не более получаса на обработку счетов ежемесячно. Сервис позволил в полном объеме контролировать расходы сотрудников на связь, планировать затраты стало гораздо проще: каждый месяц сотрудники получают по электронной почте всю отчетную документацию. Виталий Ян отмечает, что сотрудники банка стали более внимательно относиться к сотовой связи для звонков по личным целям, что логично, ведь теперь звонки по личным вопросам они стали оплачивать самостоятельно.
Об исполнителе
Разработчиком приложения является компания «1С-Рарус», она же осуществляет постоянную техническую поддержку и ее обновление. «1С-Рарус» является золотым партнером «Билайн», и услуга «Анализатор счета» является совместным продуктом двух компаний. «1С-Рарус» осуществляет ее постоянную техническую поддержку и обновление, а также поддержку пользователей. «Анализатор счета» имеет сертификат «1С: Совместимо» и обеспечивает обмен информацией с типовыми учетными системами 1С: «1С:Зарплата и Кадры 7.7», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Бухгалтерия 8»
