Один из лучших отелей Новосибирска «River Park Hotel» (ОАО «Ривер Парк») выбрал систему программ «1С:Предприятие 8» для автоматизации регламентированного учета. Внедрение при помощи современных прикладных решений позволило устранить недостатки учета, облегчить подготовку регламентированной отчетности и консолидировать сведения о финансовых потоках.
«River Park Hotel» предлагает своим гостям комфортное проживание в непосредственной близости от делового центра Новосибирска, услуги ресторана, кафе-бара, летнего бара, конференц-услуги а также полный комплекс дополнительных услуг: трансфер, камера хранения, бесплатная круглосуточная стоянка, химчистка, тренажёрный зал и солярий, салон красоты и сауна, кабельное телевидение, собственный парк автомобилей (аренда), доставка от и до станции метро «Речной вокзал» фирменным автобусом, отправка и доставка корреспонденции, заказ билетов. Численность персонала организации составляет порядка 300 человек.
Осенью 2010 года руководство предприятия приняло решение о замене существующей информационной системы более современными, надежными и функциональными программными средствами для ведения регламентированного учета и подготовки отчетности. С этой целью были приглашены специалисты компании «Сиринт», многолетний опыт сотрудничества с которыми убедил сотрудников ОАО «Ривер Парк» в высоком качестве оказываемых услуг.
Проведенное перед началом проекта исследование показало, что требуется решить ряд важных задач, которые выполнялись полностью или частично вручную:
- Предоставить возможность автоматизированного формирования регламентированной отчетности;
- Автоматизировать расчет стоимости списания горюче-смазочных материалов, который велся при помощи программных средств «Microsoft Office Excel»;
- Реализовать обмен данными между новой учетной системой и существующими специализированными программными средствами.
Для этих целей был выбран комплект программ, состоящий из типовых продуктов «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Специалистами ООО «Центр Автоматизации и Консалтинга «Сиринт» осуществлен перенос данных из заменяемых систем на базе «1С:Предприятие 7.7», настроены программные продукты и произведено обучение пользователей системы.
Автоматизация процесса сбора и представления регламентированной отчетности внедрена в рамках подсистемы бухгалтерского учета. Специалистами компании «Сиринт» проведена работа по автоматизации учета денежных средств: наличных и безналичных расчетов с аналитикой по видам выручки от текущей деятельности (агентское вознаграждение, гостиничная услуга, реализация товара в барах, услуги сауны и др.). Стандартными средствами конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» реализовано отражение операций интернет-эквайринга (прием к оплате платежных карт через Интернет) и оплаты кредитными картами. Автоматизирована возможность выдачи денежных средств подотчет.
Механизм автоматизированного учета основных средств позволяет отражать операции приобретения, модернизации, ремонта и списания на основе дефектных ведомостей. В качестве нематериальных активов ОАО «Ривер Парк» обладает зарегистрированным товарным знаком, операции по которому также автоматизированы.
В предприятии числятся около 10 автомобилей, которые совершают ежедневные рейсы для обеспечения нужд гостиницы или сотрудников. По общепринятым методикам на каждый рейс оформляется путевой лист (добавлен печатной формой к стандартным документам), в котором фиксируются следующие параметры: пробег на начало и окончание рейса, остаток топлива на начало и окончание рейса, расход топлива по нормативам и фактический, сведения о заправках автомобиля.
Характерной особенностью реализации гостиничных услуг, отраженной во внедренной информационной системе, является то, что все взаиморасчеты по гостиничным услугам ведутся в разрезе выставленных счетов (бронь). Достаточно часто встречается ситуация, когда один постоялец выезжает, не потратив полностью весь аванс, а контрагент хочет использовать остаток денежных средств для оплаты проживания другого сотрудника. В таком случае требуется перенести задолженность с одной «брони» на другую. При этом если сумма авансовая и перенос проводится, например, по письменному уведомлению контрагента, проводка делается по счету 62.2, если перенос производится по факту выезда постояльца, проводка делается по счету 62.1.
Реализован обмен данными системы бухгалтерского учета с программным продуктом «R-Keeper StoreHouse», предназначенным для складского учета продуктов питания.
В дальнейшем планируется качественное развитие информационной системы и ее сопровождение.
