ТЦ Одинцовское подворье построен в 2002г. Это – 3 тысячи метров торговых площадей, которые сдаются в аренду, а также инфраструктура (склады, охраняемая стоянка, холодильники). ООО Одинцовское подворье занимается сдачей в аренду различных складских помещений, торговых площадей и оказывает огромный комплекс различных рыночных услуг.
Ранее бизнес-процесс документооборота договоров в компании «Одинцовское подворье» не был автоматизирован. Отсутствовало единое хранилище договоров, обмен информацией для проверки и согласования производился через электронную почту. Процесс работы с договорами занимал длительное время. Влияние человеческого фактора порождало ошибки. Отсутствие целостной картины затрудняло контроль и анализ.
Руководство компании «Одинцовское подворье» приняло решение автоматизировать процесс работы с договорами и обратилось в компанию «1С-Рарус», имеющую большой опыт по автоматизации документооборота.
В качестве системы учета для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот ПРОФ». Типовой функционал программы полностью соответствовал требованиям Заказчика.
Специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы по внедрению системы учета:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Продажа выбранных программных продуктов;
- Доставка программных продуктов в офис заказчика;
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации:
- Для каждого вида договора разработан шаблон с полями для заполнения и прописаны регламенты по заполнению в зависимости от формы собственности корреспондента. Разработаны нумераторы для созданных видов документов и внесены изменения в программу с учетом специфических требований компании к нумерации документов.
- Начальные настройки программы для начала ведения учета;
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
В результате внедрения для каждого вида договора разработан шаблон с определенными полями для заполнения, прописан свой маршрут согласования. В системе разграничены права доступа для руководителя и менеджеров, разработаны нумераторы для созданных видов документов. Территориально распределенные офисы работают в единой системе и пользуются единой информацией.
