Создание электронной системы документооборота с помощью "1С:Документооброт 8 КОРП" в ООО "ПУМА-РУС"

Сфера деятельности ООО «Пума-Рус» - розничная торговля (спортивные товары).

Компании требовалось оптимизировать процесс документооборота договоров и закрывающих документов, организовать единое хранилище документов, а также реестр документов с учетом версионности. Документы должны были иметь сквозную аналитику по городам, торговым центрам, макрорегионам, магазинам, типам магазинов.

Ранее в компании использовался Excel, пересылка документов в процессе согласования осуществлялась по электронной почте.

Было принято решение строить автоматизированную систему документооборота с помощью программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", который позволял реализовать все поставленные задачи.

Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В качестве основы для построения системы учета использовалась типовая конфигурация «1С:Документооборот КОРП».

•  На основе предоставленных справочников разработана структура классификаторов, которые в виде дополнительных справочников, были добавлены в конфигурацию и выделены в отдельную подсистему. Для дополнительных реквизитов добавлена возможность выбора типов добавленных классификаторов.
•  Проанализированы используемые документы и их маршруты. По результатам анализа выполнена настройка видов документов, состав их реквизитов и шаблонов маршрутов на базе типового функционала.
•  Настроена матрица связей документов.
•  Выполнена настройка прав доступа.
•  Для формирования реестра документов и контроля выполнения задач по процессам используются настроенные типовые отчеты.
•  Проведено обучение пользователей.

Автоматизировано 100 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 06.03.2020

Внедрение программного продукта позволило автоматизировать такие учетные задачи, как:

•  Учет договоров;
•  Учет и хранение документов;
•  Учет и контроль исполнения поручений.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» процесс согласования договоров стал прозрачным, сократились трудозатраты на организацию документооборота. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей. За счет связей между документами, доступной из карточки документа, четко прослеживаются все изменения по договорам и наличие закрывающих документов. Уменьшилась вероятность потери оригиналов документов: ведется журнал передачи по каждому экземпляру документа.

В дальнейшем планируется развитие функционала модуля учета договоров.