Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб-сайты «1С-Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб-сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб-сайтов «1С-Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Интернет-магазин Доставка

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

1c-crm-red

Автоматизация учета на базе программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в ОАО «Организация питания на вокзалах»

19 Мая 2017
Автоматизация учета на базе программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в ОАО «Организация питания на вокзалах»

Группа компаний ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансвязь» и ОАО «Трансмаркет» являются дочерними обществами структуры ОАО «РЖД». Основная задача группы компаний - оказание помощи, как индивидуальным предпринимателям, так и крупным сетевым поставщикам услуг общественного питания, салонов связи, мини и супермаркетов в размещении точек на территории вокзалов России.


В компании процесс создания договоров, дополнительных соглашений был достаточно стандартизирован, однако, согласование происходило вручную. Кроме того, так как документы фиксировали взаимоотношения нескольких сторон, требовался контроль прохождения стадий и наличия оригиналов. Также был затруднен поиск документов.Потребителями услуг группы компаний являются предприятия по всей стране,поэтому объем документов постоянно растет. 

Для повышения прозрачности в учете документов и задач, для создания единого информационного пространства, контроля качества договоров, сроков действия, дополнительных условий, а также для автоматизации работы с входящей и исходящей корреспонденцией, руководством ОАО «Организация питания на вокзалах» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. 

Выбирая систему, учитывали следующие факторы:

  • удобство хранения и поиска информации различного типа;
  • возможность самостоятельной поддержки системы;
  • дружественный интерфейс.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 ПРОФ», отвечающий всем поставленным задачам.

В качестве компании - интегратора был выбран ВЦ "1С-Рарус", имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов "1С:Предприятие 8".

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
  • Делопроизводство;
  • Учет и хранение документов;
  • Учет договоров;
  • Учет и контроль исполнения поручений.

Специалистами "1С-Рарус" была проведена первичная настройка программы, настройка НСИ.

Процесс внедрения был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами, для получения быстрого результата. В результате каждого спринта блок запускался в эксплуатацию. Обучение по каждому блоку и подготовка коротких памяток минимизировало время на сопровождение. 

В первую очередь, был автоматизирован учет входящих и исходящих документов. Для этого были определены и настроены 3 вида входящих и 7 видов исходящих документов, сформирована номенклатура дел для этих категорий документов. Настроены нумераторы.

Был организован процесс рассмотрения входящих документов с внесением резолюций генерального директора, постановкой задачи по резолюции секретарем и контролем выполнения поручений. Подготовлен и внедрен стандарт действий секретаря по обработке резолюций.
Во вторую очередь, была проведена автоматизация договорной деятельности. Для этого документы были категорезированы по 23 видам внутренних документов. Определены настройки и значения реквизитов видов документов. Настроены нумераторы и связи. 

В третью очередь, автоматизированы процессы движения документов: заведены шаблоны 11 процессов согласования, 3 процессов исполнения, 1 процесса ознакомления. Настроен автозапуск процесса. 

Для повышения общего уровня компетенций владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ», в которых была учтена специфика выполняемых задач пользователями.

Созданы памятки по заполнению реквизитного состава документов, правила заведения контрагентов, оформления исходящих писем и связей в цепочке документов и с предметами переписки. Это позволило кратко но точно определить новые и закрепить существующие стандарты работы сотрудников группы компаний.

Были настроены автозаполняемые шаблоны файлов для стандартизации исходящих писем. Подготовлен регламент по согласованию документов, что позволит четко определить и стандартизировать действия пользователей в жизненном цикле документа. 

Автоматизировано 25 рабочих мест. Система передана в промышленную эксплуатацию 27.04.2017

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» достигнута прозрачность процесса согласования. Получена единая база для хранения документов, система для организации формализованных процессов структурированной информации, автоматизированная система учета позволяет работать с документами территориально удаленным пользователям. Скорость формирования и обработки документов удаленных пользователей увеличилась в 2 раза.

Благодарность за внедрение:
Офис:
1С-Рарус Москва
Количество АРМ:
25
Города клиентов:
Москва г
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru