ООО «Ферронордик Машины» - одна из ведущих сервисно-торговых компаний, официальный дилер Volvo Construction Equipment, Terex Trucks, Dressta, Mecalac и Rottne в России. Компания работает на рынке с 2010 года. Региональная сеть компании к 2017 году составляла свыше 74 локаций.
Компания нуждалась в новой информационной системе, которая помогла бы повысить скорость и эффективность принятия управленческих решений на основании оперативно полученной достоверной информации о финансовом состоянии бизнеса по данным бюджетирования.
Другой важной целью проекта стало предоставление отчетности собственникам и топ-менеджерам компании по принятым стандартам управленческого учета и МСФО. Новая информационная система должна была осуществлять бюджетирование и получать МСФО отчетность, сравнивать план с фактом, предоставляя доступ к данным всем заинтересованным. Перед менеджментом также стояли задачи четко обозначить зоны ответственности сотрудников в процессах бюджетирования, оптимизировать ввод и обработку данных, исключив дублирование, а так же сократив временные затраты.
В качестве основы для построения новой информационной системы было выбрано решение "1С:Консолидация 8 ПРОФ".
Консультантом по проекту была выбрана компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" был выполнены следующие работы:
- Произведена установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
- Произведена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия";
- Проведено обучение персонала;
- Разработаны инструкции по работе с системой;
- Оказывается консультационное сопровождение пользователей.
На 95% был сохранен типовой функционал. Доработки типовой конфигурации коснулись во основном области интеграции с другими учетными системами "АльфаАвто", "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", "1С:Бухгалтерия 8".
Проект стал масштабной работой по оптимизации учетных процессов и затронул не только финансовый и ИТ-отдел, а деятельность всей компании. Настроены различные права доступа, исключены риски утери данных. Созданы алгоритмы сбора данных, формирования отчетности, контроля результатов. Оптимизирована загрузка финансового отдела, что повысило эффективность работы сотрудников. Обеспечена оперативность управленческого учета.
Внедрение системы учета позволило автоматизировать такие задачи, как:
- Бюджетирование, финансовое планирование;
- Управленческий учет;
- Учет по МСФО.
Система бюджетирования включает в себя следующие бюджеты:
- бюджет продаж, себестоимости, валовой прибыли и прямых расходов по новой технике, технике бывшей в употреблении и навеске
- бюджет продаж, себестоимости, валовой прибыли и прямых расходов послепродажного обслуживания
- бюджет продаж, себестоимости, валовой прибыли и прямых расходов арендного бизнеса
- бюджет общехозяйственных расходов
- бюджет балансового листа, амортизационных начислений, процентных расходов и налога на прибыль
- бюджет скорректированной целевой EBITDAы для регионов
- бюджет головной организации (АВ), предоставляемой шведским офисом
- бюджет технической компании (DUMMY)
Управленческая отчетность:
- Учет выручки и себестоимости
- Учет расходов
- Учет товаров
- Балансовые счета
- Учет дебиторской задолженности
- Учет количества проданных машин
- Аллокация выручки и себестоимости по б/у машинам
- Отражение сделок по аренде машин с последующим выкупом
- Учет расходов арендного парка
- Аллокация транспортных расходов
- Учет финансового лизинга для автопарка
- Учет финансового лизинга для машин
- Учет сервисной комиссии
- Учет сервисных контрактов
- Учет резерва по отпускам
- Аллокация внешних/внутренних заказ-нарядов
- Капитализация строительных расходов и авансов
Учет по МСФО:
- Отчет по отнесению расходов к отчетному периоду
- Отчет о реверсировании проводок аллокации внутренних заказ-нарядов
- Отчет о гарантийном резерве
В результате внедрения учетной системы на базе "1С:Консолидация 8 ПРОФ":
- Сформулирована методология формирования отчетности и сбора данных, унификация финансово-учетных процессов и реинжиниринг процессов бюджетирования. Это позволило сделать финансовый учет полностью прозрачным. Исключена необходимость регулярных корректировок и уточнений.
- Автоматизация функции подготовки и обработки данных полностью решила проблему несоответствия данных менеджмента и финансовой службы.
- Автоматизация процесса бюджетирования в 6 раз сократила время на формирование отчетности.
- Создана единая платформа, объединяющая всю информацию по компании.
- Упорядочены и доработаны бизнес-процессы, связанные с бюджетированием и МСФО, а также с контролем движения денежных средств.
- Промежуточные пересылки информации, дублирование информации и дополнительные манипуляции полностью исключены.
- Пересмотр и актуализация бюджетов, стали не только возможны в любой момент времени, но и удобны.
- Реализованы планирование в иностранной валюте и возможность построения 3-х летнего или долгосрочного бюджета на основе допущений.
- Реализована работа с индексным планированием и возможность изменения как данных в сценарном планировании, так и индексации в сценарном планировании.
- Управленческий учет стал самостоятельным процессом, коррелирующим с требованиями МСФО и включающим длинные проводки. Теперь управленческая отчетность отражает реальную картину на предприятии.
- Ручные операции при вводе данных и подготовке отчетности были минимизированы. Это сократило время на закрытие периода в 3 раза: до 3 дней.
- Автоматизированы транзакции, отсутствующие в РСБУ.
- Существующие в системе справочники актуализированы, дубли и служебные записи ликвидированы. Точность информации в системе доведена до 100%. Организована корректная работа с НСИ с созданием и централизацией группы НСИ.
- Введенные бюджеты автоматически уходят на контроль для сопоставления факта с планом.
- Настроены удобные формы отчетов, понятные топ-менеджменту и наглядно представляющие информацию благодаря возможностям визуализации. Разработаны формы, объединяющие данные для региональных представительств.
- Налажена схема движения бизнес-процессов, фиксируются время начала и окончания работы каждого участника конкретного процесса, сотрудник получает оповещение о завершении предыдущего этапа, что служит командой к старту его работы.
- Начисление бонусов для представительств и конкретных сотрудников стало унифицированным и связанным с едиными финансовыми показателями.Менеджмент получил инструмент для оценки реальной загрузки людей, занятых в финансово-учетных процессах.
- Полностью реализовано требование бизнеса получить простую в использовании единую систему, работающую быстро и без сбоев, с легкой технической поддержкой. Понятная логика работы в системе с простым интерфейсом и возможностью индивидуальных пользовательских настроек.
- Обеспечена высокая производительность системы с многопользовательским режимом.
За счет унификации оперативного обмена данными, аналитики на базе единой НСИ, полноты и достоверности информации решение «1С:Консолидация 8 ПРОФ» помогло оптимизировать процесс, напрямую влияющий на качество принятия как внутренних управленческих решений, так и решений внешних финансовых задач.
