Как избежать ошибок при учете и контроле расхода топлива в решениях линейки «1С:Управление автотранспортом»

В инструкции рассматриваются наиболее частые проблемы и ошибки пользователей при работе с топливом в программах. Специалисты «1С‑Рарус» делятся рекомендациями, как избежать ошибок.

Частые проблемы и причины

Проблема 1. Не рассчитывается нормативный расход топлива в Путевом листе

Возможные причины:

1. Неправильная дата установки норм расхода топлива.

   При расчете нормативного расхода ГСМ в путевых листах используются нормы, установленные в карточке транспортного средства или справочнике модели. Нужно проверить, что для ТС на дату рейса есть действующая норма расхода ГСМ.

   При установке норм расхода ГСМ для ТС «Дата установки» по умолчанию заполняется текущей датой. Часто пользователи забывают корректировать дату установки норм расхода ГСМ при введении данных задним числом.

   Будьте внимательны, проверяйте даты установки норм!

   

2. Основное топливо отличается от топлива, для которого установлены нормы.

   Пример: для ТС в качестве основного топлива указано «Дизельное топливо Евро», а нормы установлены для топлива с названием ДТ.

   

   С большей степенью вероятности пользователи изменили основное топливо в карточке ТС, не изменив при этом вид ГСМ в нормах расхода топлива или изменили название номенклатур ГСМ в справочнике «Номенклатура ГСМ» (на вкладке «Основное топливо» топливо изменилось, а ГСМ в нормах расхода топлива не актуализировалось автоматически).

   

3. Удаление, переименование, перепривязка номенклатуры ГСМ.

   В справочнике «Номенклатура ГСМ» пользователи часто самовольно создают, удаляют и переименовывают элементы.

   

   При этом пользователь не предупреждает коллег, руководство, не проверяет ссылки на объекты, в которых используется этот элемент, не проверяет места использования.

Пример:
Удаленная номенклатура остается указана как основное топливо для определенного ТС. Соответственно, в следующих путевых листах при попытке рассчитать расход топлива для этого ТС будет возникать ошибка, топливо не рассчитается.

Проблема 2. Не проводится Путевой лист, отражается отрицательный или некорректной остаток топлива в ТС

Возможные причины:

1. Не внесены начальные данные по топливу в программу, не оформлена заправка.

   Пользователи не всегда заносят начальные данные по топливу, заправки и сразу оформляют путевой лист. В итоге на момент выезда ТС (по Путевому листу) в баке ТС нет топлива.

   В результате чего рассчитать и провести Путевой лист в системе не представляется возможным.

2. Редактирование данных на выезд по ГСМ.

   Часто пользователи вручную редактируют данные по остаткам топлива на выезд автомобилей.

   Пример:
   Диспетчер очень торопится, у него по какой-то причине с предыдущего путевого листа некорректно подтягивается остаток топлива на выезд автомобиля. Искать причины некогда, нужно срочно оформить и выдать Путевой лист, и диспетчер вынужден вручную указать нужную цифру. Такой Путевой лист формируется и выдается водителю.

   

   В этом случае нужно оперативно найти причину некорректного отображения топлива, чтобы на момент возврата водителя из рейса ошибка была исправлена и правильная цифра подтянута к топливу. Но чаще про это забывают, в итоге в программе фиксируется значение данных на выезд автомобиля, которое было указано вручную и не совпадает с учетными данными. Далее в программе нарушаются цепочки по одометрам и ГСМ, что в дальнейшем приводит к расхождениям в фактических и учетных данных в базе и некорректным остаткам и показаниям ГСМ в ПЛ на выезд и возврат.

3. Заполнение некорректных остатков ГСМ в ПЛ из-за пересечения ПЛ по времени.

   Пример:
   Автомобиль фактически вернулся из рейса сегодня в 17:00. Диспетчер по ошибке оформил второй ПЛ на этот ТС на сегодня на 16:30. В результате накладки по времени во второй ПЛ подтянется некорректной остаток ГСМ.

Другие ошибки при учете ГСМ

Ввод забытого, пропущенного путевого листа задним числом.

Пользователь ввел ПЛ задним числом, при этом не исправил цепочку имеющихся рассчитанных проведенных документов.
Необходимо вовремя исправлять данные по топливу.

Неправильные настройки по дополнительному оборудованию.

Типичные ошибки:

• Некорректные данные по наличию/отсутствию топливных баков в доп. оборудовании.
• Некорректно указаны нормы по нормам расходов топлива в дополнительном оборудовании.
• Не учтен собственный вес оборудования и прицепов, не установлены соответствующие коэффициенты/нормы расхода ГСМ (на изменение собственного веса, например).
• Не введен коэффициент по наличию отдельных топливных баков, указан неправильный собственный вес прицепов.

Рекомендации и инструменты для избежание ошибок

Как быстро определить, в каких путевых листах ошибки?

Отчет «Контроль путевых листов по ГСМ»

Поможет специализированный отчет, который называется «Контроль путевых листов по ГСМ». Его нужно регулярно запускать по парку транспортных средств. В режиме «Показывать только расхождения» отчет выводит «проблемные Путевые листы» — те, в которых есть расхождения данных по топливу.

Пример отчета

В первой строке зафиксированы остатки учета и остатки, которые внесены в путевой лист. Жирным шрифтом выделены расхождения, видно, что в путевом листе по учету должно было быть 740, пользователь внес 701 литр, каким-то образом на остатке должно было быть по возвращении 39 литров, а пользователь внес 0 литров. Все некорректные данные подтянулись в следующие путевые листы.

В таких путевых листах нужно выполнить сверку данных, найти причину расхождения, верифицировать и исправить цифры, после чего перепровести документ и все последовательности ПЛ. Это можно сделать при помощи специального инструмента «Восстановление последовательности путевых листов». В нем можно выполнить перерасчет расходов топлив в путевых листах и восстановить цепочки по топливу.

Обучение работе с программами линейки для управления транспортом и логистикой

Для того, чтобы минимизировать количество ошибок и упростить учет, рекомендуется:

• Использовать дополнительные материалы по программным продуктам.
• Изучать инструкции по работе с конфигурацией, справку внутри программы.
• Регулярно смотреть вебинары «1С-Рарус».
• Пройти углубленные специализированные курсы по работе с программами «1С:Управление автотранспортом».

Подготовлено на основе материалов вебинара «1С-Рарус»