Отвечаем на вопросы по передаче документов в «1С:Архив»

Автор

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб, руководителям, делопроизводителям, работникам архивов.

Прошлый выпуск мы посвятили знакомству с программой «1С:Архив» и возможностью интеграции с 1С:Документооборотом. У читателей появились вопросы, а значит, самое время ответить на них в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».

Возможна ли интеграция программы «1С:Архив» с другими решениями 1С?

Фирма «1С» планирует проводить расширение возможностей интеграции 1С:Архива с другими системами.

На данный момент уже существует интеграция с 1С:Документооборотом 3.0 и выпущена «Библиотека интеграции с 1С:Архивом».

Ожидается улучшение пользовательского интерфейса, гибкая настройка прав доступа, обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок, определение форматов и требований по передаче в Госархив, расширенные задачи для архивиста и доработка под новые пользовательские сценарии.

Следите за информацией в нашем Telegram-канале «ЛК 1С‑Рарус отвечает».

Можно ли загружать в «1С:Архив» документы с жесткого диска?

На данный момент возможности вручную загружать файлы с жесткого диска нет. Тем не менее, в ближайших релизах ожидается добавление такой возможности.

Можно ли получить тестовый период пользования 1С:Архивом?

Да, протестировать программу можно в демо-базе.

Читайте подробнее о том, как воспользоваться демо-доступом, по ссылке.

Что означает возможность загрузки отдельными документами?

Пользователь может загружать документы не только из 1С. Любая система-источник может служить источником документов для 1С:Архива.

«1С:Архив» принимает документы в контейнере. В нем содержится:

файл xml, который описывает документ;
файл электронной подписи;
файл в формате pdf.

Этот контейнер можно сформировать в любой системе-источнике, в которой есть возможность создания дополнительной обработки и формирования контейнера.

Обратите внимание: описание требований к контейнеру есть на сайте «1С».

Если система-источник выгрузит документы в нужном формате для приема в 1С:Архиве, то программа их примет и будет хранить.

В каком формате хранить документы?

Форматом архивного хранения является PDF/A. Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения.

Контейнер — это обычный ZIP-архив, который загружается в «1С:Архив».

Можно ли загрузить в «1С:Архив» обычный файл?

На данный момент нельзя просто загрузить произвольный файл в архив. Для приема в архив документа должен быть сформирован xml-файл с описанием и основными реквизитами документа, на основании которого «1С:Архив» создаст учетную карточку.

Сформированный контейнер в определенном формате можно будет загрузить.

Есть ли что-то в программе по уничтожению персональных данных?

Система ведет учет доступа к персональным данным. Это включается в настройках системы.

Персональные данные, которые присутствуют в документе, передаются из источника комплектования. У карточки документа есть вкладка «Персональные данные», где отображается та информация о персональных данных физических лиц, которые содержит данный документ.

Документы и дела, содержащие персональные данные уничтожаются по истечении срока их хранения с помощью функционала программы «Уничтожение дел».

Какую подпись необходимо использовать для 1С:Архива?

Программа «1С:Архив» использует подписи усовершенствованных форматов.

Для архивного хранения подходит формат CAdESav3, который позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время.

Обратите внимание: при приемке документов, если формат подписи отличается от CAdESav3, программа автоматически выполняет усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.

Механизм обновления: