Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб, руководителям, делопроизводителям, работникам архивов.
Прошлый выпуск мы посвятили знакомству с программой «1С:Архив» и возможностью интеграции с 1С:Документооборотом. У читателей появились вопросы, а значит, самое время ответить на них в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».
Возможна ли интеграция программы «1С:Архив» с другими решениями 1С?
Фирма «1С» планирует проводить расширение возможностей интеграции 1С:Архива с другими системами.
На данный момент уже существует интеграция с 1С:Документооборотом 3.0 и выпущена «Библиотека интеграции с 1С:Архивом».
Ожидается улучшение пользовательского интерфейса, гибкая настройка прав доступа, обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок, определение форматов и требований по передаче в Госархив, расширенные задачи для архивиста и доработка под новые пользовательские сценарии.
Следите за информацией в нашем Telegram-канале «ЛК 1С‑Рарус отвечает».
Можно ли загружать в «1С:Архив» документы с жесткого диска?
На данный момент возможности вручную загружать файлы с жесткого диска нет. Тем не менее, в ближайших релизах ожидается добавление такой возможности.
Можно ли получить тестовый период пользования 1С:Архивом?
Да, протестировать программу можно в демо-базе.
Читайте подробнее о том, как воспользоваться демо-доступом, по ссылке.
Что означает возможность загрузки отдельными документами?
Пользователь может загружать документы не только из 1С. Любая система-источник может служить источником документов для 1С:Архива.
«1С:Архив» принимает документы в контейнере. В нем содержится:
- файл xml, который описывает документ;
- файл электронной подписи;
- файл в формате pdf.
Этот контейнер можно сформировать в любой системе-источнике, в которой есть возможность создания дополнительной обработки и формирования контейнера.
Обратите внимание: описание требований к контейнеру есть на сайте «1С».
Если система-источник выгрузит документы в нужном формате для приема в 1С:Архиве, то программа их примет и будет хранить.
В каком формате хранить документы?
Форматом архивного хранения является PDF/A. Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения.
Контейнер — это обычный ZIP-архив, который загружается в «1С:Архив».
Можно ли загрузить в «1С:Архив» обычный файл?
На данный момент нельзя просто загрузить произвольный файл в архив. Для приема в архив документа должен быть сформирован xml-файл с описанием и основными реквизитами документа, на основании которого «1С:Архив» создаст учетную карточку.
Сформированный контейнер в определенном формате можно будет загрузить.
Есть ли что-то в программе по уничтожению персональных данных?
Система ведет учет доступа к персональным данным. Это включается в настройках системы.
Персональные данные, которые присутствуют в документе, передаются из источника комплектования. У карточки документа есть вкладка «Персональные данные», где отображается та информация о персональных данных физических лиц, которые содержит данный документ.
Документы и дела, содержащие персональные данные уничтожаются по истечении срока их хранения с помощью функционала программы «Уничтожение дел».
Какую подпись необходимо использовать для 1С:Архива?
Программа «1С:Архив» использует подписи усовершенствованных форматов.
Для архивного хранения подходит формат CAdESav3, который позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время.
Обратите внимание: при приемке документов, если формат подписи отличается от CAdESav3, программа автоматически выполняет усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.
Механизм обновления:
- соответствующее регламентное задание добавляет новую архивную метку;
- подпись в контейнере обновляется;
- обновляется информация о подписи в регистре подписей документов;
- выполняется проверка архивных меток ЭП.
Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы оставаться в курсе всех новинок мира 1С.
Автор статьи
