Нужно ли сотрудникам кадрового отдела хранить копию паспорта сотрудника?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Коммерческая организация может самостоятельно выбрать, оформлять ли личные дела сотрудников. В новом выпуске разберемся с основными положениями и рассмотрим, является ли законным хранение персональных данных в личном деле сотрудника.

Обязанность ведения личных дел установлена только в отношении работников государственных и муниципальных организаций.

Если работодатель решил вести личные дела сотрудников, то ему необходимо закрепить это решение в соответствующих положениях.

Какие документы используются для личного дела сотрудника?

Так, для личных дел могут быть использованы следующие документы сотрудников:

анкета, автобиография, резюме;
заявление о приеме на работу;
копии документов об образовании;
рекомендации и характеристики;
медицинские справки;
трудовой договор;
выписка из приказа о приеме на работу;
выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
личная карточка.

Обратите внимание: только в личных делах гражданских служащих могут быть копия паспорта и документов ЗАГСа.

Кадровики должны заверить копии документов или подшить документы в папку «Дело».

Обратите внимание: личное дело должно содержать внутреннюю опись документов.

Для чего кадровиками используется паспорт сотрудника?

Документы, удостоверяющие личность, содержат персональные данные. Паспорт, СНИЛС и ИНН нужны работодателю только для оформления трудовых отношений.

Персональные данные сотрудника — это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни сотрудника, при помощи которых можно идентифицировать его личность.

Персональные данные носят законный целевой характер и должны быть использованы только по назначению.

Обратите внимание: работодатель должен получить от сотрудника согласие на обработку его персональных данных.

Подробнее об этом мы писали в статьях:

Для каких целей используются персональные данные сотрудников?

Персональные данные паспорта и СНИЛСа сотрудника могут использоваться работодателем только для заключения с работником трудового договора или договора гражданско-правового характера.

Обратите внимание: работодатель не имеет права хранить копии паспорта и СНИЛСа сотрудника в его личном деле.

Аналогичная ситуация состоит и с ИНН сотрудника. Работодатель не может:

требовать у работника предоставить ИНН;
хранить копию ИНН в личном деле сотрудника.

Обратите внимание: за хранение персональных данных сотрудников на работодателя может быть наложена ответственность за нарушение законодательства о персональных данных.

Резюмируя

Коммерческая организация может выбрать, оформлять ли личные дела сотрудников или нет.
Ведение личных дел сотрудников является обязанностью государственных и муниципальных организаций.
Документы, удостоверяющие личность, содержат персональные данные и могут быть использованы только по законному целевому назначению.
Персональные данные паспорта, ИНН и СНИЛСа сотрудника могут использоваться работодателем только для заключения с работником трудового договора или договора гражданско-правового характера.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.