Нужно ли сотрудникам кадрового отдела хранить копию паспорта сотрудника?
Нужно ли сотрудникам кадрового отдела хранить копию паспорта сотрудника?

Нужно ли сотрудникам кадрового отдела хранить копию паспорта сотрудника?

19.06.2023
6 мин
3562

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Коммерческая организация может самостоятельно выбрать, оформлять ли личные дела сотрудников. В новом выпуске разберемся с основными положениями и рассмотрим, является ли законным хранение персональных данных в личном деле сотрудника.

Обязанность ведения личных дел установлена только в отношении работников государственных и муниципальных организаций.

Если работодатель решил вести личные дела сотрудников, то ему необходимо закрепить это решение в соответствующих положениях.

Какие документы используются для личного дела сотрудника?

Так, для личных дел могут быть использованы следующие документы сотрудников:

  • анкета, автобиография, резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • трудовой договор;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
  • личная карточка.

Обратите внимание: только в личных делах гражданских служащих могут быть копия паспорта и документов ЗАГСа.

Кадровики должны заверить копии документов или подшить документы в папку «Дело».

Обратите внимание: личное дело должно содержать внутреннюю опись документов.

Для чего кадровиками используется паспорт сотрудника?

Документы, удостоверяющие личность, содержат персональные данные. Паспорт, СНИЛС и ИНН нужны работодателю только для оформления трудовых отношений.

Персональные данные сотрудника — это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни сотрудника, при помощи которых можно идентифицировать его личность.

Персональные данные носят законный целевой характер и должны быть использованы только по назначению.

Обратите внимание: работодатель должен получить от сотрудника согласие на обработку его персональных данных.

Подробнее об этом мы писали в статьях:

Для каких целей используются персональные данные сотрудников?

Персональные данные паспорта и СНИЛСа сотрудника могут использоваться работодателем только для заключения с работником трудового договора или договора гражданско-правового характера.

Обратите внимание: работодатель не имеет права хранить копии паспорта и СНИЛСа сотрудника в его личном деле.

Аналогичная ситуация состоит и с ИНН сотрудника. Работодатель не может:

  • требовать у работника предоставить ИНН;
  • хранить копию ИНН в личном деле сотрудника.

Обратите внимание: за хранение персональных данных сотрудников на работодателя может быть наложена ответственность за нарушение законодательства о персональных данных.

Резюмируя

  • Коммерческая организация может выбрать, оформлять ли личные дела сотрудников или нет.
  • Ведение личных дел сотрудников является обязанностью государственных и муниципальных организаций.
  • Документы, удостоверяющие личность, содержат персональные данные и могут быть использованы только по законному целевому назначению.
  • Персональные данные паспорта, ИНН и СНИЛСа сотрудника могут использоваться работодателем только для заключения с работником трудового договора или договора гражданско-правового характера.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вы читаете статью из рубрики:
Ответы ЛК «1С-Рарус»

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!