Нужно ли хранить бумажные заявления о приеме и увольнении?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организация не использует кадровый электронный документооборот, а принимает бумажные заявления о приеме на работу и увольнениях. В новом выпуске линии консультаций «1С-Рарус» ответим на два вопроса:

• Нужно ли работодателю хранить бумажные документы о приеме и увольнении?
• В течение какого времени надо хранить бумажные документы?

Нужно ли писать заявление о приеме на работу?

Поскольку для начала трудовых отношений работодатель и работник подписывают трудовой договор, писать заявление о приеме на работу не нужно.

Обратите внимание: если в локальных нормативных актах указана необходимость предоставления заявления о приеме на работу, то работодателю необходимо хранить этот кадровый документ.

Нужно ли писать заявление на увольнение?

Да, нужно. Сотрудник должен написать заявление на увольнение при увольнении по собственному желанию.

Обратите внимание: заявление сотрудника на увольнение может подаваться как в бумажном, так и в письменном виде.

Нужно ли оформлять на сотрудников личные дела?

Если физическое лицо является работником коммерческой организации, то оформлять на него личное дело не нужно. Если же физическое лицо является сотрудником государственных и муниципальных учреждений, то на него необходимо оформить личное дело.

Нужно ли хранить бумажные документы о приеме и увольнении?

Документы о приеме на работу и увольнении являются кадровыми документами по личному составу. Работодатель должен хранить кадровые документы. Следовательно, ему необходимо хранить бумажные документы о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Обратите внимание: заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно.

В течение какого времени надо хранить бумажные документы?

Работодатель должен хранить бумажные кадровые документы сотрудников.

При этом необходимо брать во внимание, что сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором документы подготовлены для архивного хранения. Так, для работодателей установлены следующие сроки хранения бумажных документов сотрудников:

• для личных дел и заявлений, сданных в архив до 01.01.2003: 50 лет;
• для личных дел и заявлений, сданных в архив после 01.01.2003: 75 лет.

Обратите внимание: документы могут быть отобраны после истечения срока хранения на постоянное хранение.

Резюмируя

• Поскольку для начала трудовых отношений работодатель и работник подписывают трудовой договор, писать заявление о приеме на работу не нужно, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами организации.
• Сотрудник должен написать заявление на увольнение при увольнении по собственному желанию.
• Если физическое лицо является работником коммерческой организации, то оформлять на него личное дело не нужно. Если же физическое лицо является сотрудником государственных и муниципальных учреждений, то на него необходимо оформить личное дело.
• Работодателю необходимо хранить бумажные документы о приеме на работу и увольнении сотрудников.
• Для работодателей установлены сроки хранения бумажных документов сотрудников: 50 и 75 лет, в зависимости от сроков сдачи личных дел и заявлений.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С-Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.