Можно ли отправлять расчетные листки через КЭДО?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организация применяет кадровый электронный документооборот, поэтому хочет отправлять сотрудникам расчетные листки через него. В новом выпуске линии консультаций «1С-Рарус» ответим на несколько вопросов:

• Можно ли отправлять расчетные листки через КЭДО?
• Можно ли привлекать сотрудников, не подтвердивших ознакомление с расчетными листками, к дисциплинарной ответственности?
• Налагается ли ответственность на организацию, если работники не подтвердили ознакомление с расчетными листками?

Часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в обязанности работодателя входит извещение сотрудников в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Документ, используемый для такого извещения, называется «Расчетный листок».

Можно ли отправлять расчетные листки через КЭДО?

Трудовое законодательство РФ не содержит положений, согласно которым устанавливается порядок выдачи сотрудникам расчетных листков. Следовательно, работодатель может самостоятельно разработать и закрепить в локальных нормативных актах организации правила передачи работнику расчетного листка.

Если в организации используется кадровый электронный документооборот, то все документы проходят обмен между работником и работодателем в электронном формате.

Обратите внимание: локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень документов, передаваемых с помощью КЭДО.

Таким образом, правом работодателя является рассылка работникам расчетных листков через информационную систему, применяемую для КЭДО.

Можно ли привлекать сотрудников, не подтвердивших ознакомление с расчетными листками, к дисциплинарной ответственности?

Работодатель, среди прочего, может закрепить в положении о КЭДО следующие пункты:

• сроки подписания работником электронных документов;
• сроки ознакомления электронными документами с учетом рабочего времени работника, периодичности такого подписания и ознакомления.

Если же сотрудник нарушает требования локального нормативного акта работодателя, в соответствии с которыми работник должен ознакомиться с расчетным листком посредством системы КЭДО, на него может налагаться ответственность за дисциплинарный поступок.

Обратите внимание: ответственность может быть представлена в виде замечания или выговора.

Налагается ли ответственность на организацию, если работники не подтвердили ознакомление с расчетными листками?

Нет, на это нет оснований.

Если организация приняла меры, препятствующие нарушению Трудового законодательства РФ, то она не будет привлечена к ответственности за действия работников.

Резюмируя

• В обязанности работодателя входит извещение сотрудников в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Документ, используемый для такого извещения, называется «Расчетный листок».
• Работодатель может самостоятельно разработать и закрепить в локальных нормативных актах организации правила передачи работнику расчетного листка.
• Правом работодателя является рассылка работникам расчетных листков через информационную систему, применяемую для КЭДО.
• Если же сотрудник нарушает требования локального нормативного акта работодателя, в соответствии с которыми работник должен ознакомиться с расчетным листком посредством системы КЭДО, на него может налагаться ответственность за дисциплинарный поступок.
• Если организация приняла меры, препятствующие нарушению Трудового законодательства РФ, то она не будет привлечена к ответственности за действия работников.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.