Статья будет полезна ИТ-менеджерам, системным администраторам, руководителям отделов делопроизводства и документооборота, директорам и управляющим государственными организациями.
Государственные учреждения ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки, хранения и согласования значительных объемов документов. Распоряжения, обращения граждан, внутренние записки, договоры и акты — все это формирует плотный поток информации, требующей быстрой и прозрачной обработки. В условиях растущей нагрузки и обязательного соблюдения законодательства особую значимость приобретает внедрение современных систем электронного документооборота (СЭД).
Специалисты «1С‑Рарус» подготовили подробный выпуск о том, какое решение подойдет для цифровизации документооборота госсектора, а также как выбрать подходящий инструмент под задачи учреждения, обеспечить соответствие законодательству и повысить управляемость процессов без лишних затрат.
Читайте статьи по теме:
Почему автоматизация документооборота сегодня — необходимость?
Ручная обработка документов влечет за собой многочисленные риски: ошибки ввода данных, потеря или порча документов, замедление процессов согласования, сложности с контролем исполнения, нарушение требований законодательства.
Электронный документооборот позволяет:
- сократить сроки обработки и согласования документов;
- повысить прозрачность процессов и управляемость ими;
- гарантировать соответствие учета документов нормативным требованиям, включая 152‑ФЗ и ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- минимизировать человеческий фактор при рутинных операциях.
1С:Документооборот государственного учреждения 8 — современное решение для автоматизации госсектора
Организация полного цикла документооборота возможна на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Функциональность системы электронного документооборота охватывает полный цикл работы с документами: создание, архивация, маршрутизация, согласование, подписание электронной подписью, хранение и контроль исполнения.
Основные преимущества 1С:Документооборота государственных учреждений 8
1. Точное соответствие законодательству РФ.
«1С:Документооборот» включен в реестр отечественного программного обеспечения и соответствует ключевым нормативным требованиям:
- Федеральный закон №152‑ФЗ (персональные данные).
- Федеральный закон №63‑ФЗ (электронная подпись).
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (делопроизводство и документооборот).
2. Удобство работы: многоформатный доступ к системе.
Варианты работы с системой:
- ПК-клиент для расширенного функционала;
- веб-интерфейс (доступ через браузер);
- мобильное приложение — для согласования и оперативного просмотра.
3. Полный цикл управления документами.
В стандартной поставке программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» предусмотрена работа со следующими данными:
- входящие и исходящие документы;
- приказы и служебные записки;
- договоры, акты, обращения граждан;
- поручения и задачи.
Система позволяет классифицировать документы, отслеживать их движение и формировать архив в соответствии с регламентом.
4. Настраиваемые процессы согласования.
Каждое учреждение может выстроить свои маршруты движения документов. Возможности системы позволяют:
- задавать этапы согласования и ответственных;
- назначать сроки исполнения;
- автоматически напоминать о задержках;
- контролировать исполнительскую дисциплину.
5. Электронный архив и поиск.
Функции интеллектуального поиска по метаданным, экспорта в текстовый формат и формирования дел по правилам хранения — основа для упорядоченного хранения и быстрой навигации в документной базе.
6. Интеграция с внешними государственными системами (относится к нетиповому функционалу).
Программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8» интегрируется с различными государственными сервисами. К наиболее популярным из них относятся:
- ЕСИА — аутентификация пользователей.
- СМЭВ — межведомственное взаимодействие.
- Портал «Госуслуги» — работа с обращениями граждан.
- ГИС ЖКХ — обмен данными и отчетность.
7. Управление совещаниями и поручениями.
В программе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» можно автоматизировать весь цикл работы с мероприятиями:
- планирование и рассылка приглашений;
- ведение повестки, формирование протокола (в т. ч. по ГОСТ);
- контроль исполнения поручений и напоминания о сроках.
Госсектор выбирает «1С‑Рарус»
Компания «1С‑Рарус» предлагает услуги для предприятий госсектора. Автоматизация документации позволяет сократить время на согласование документов до 60%, минимизировать ошибки и соответствовать законодательству РФ.
Опытная команда «1С‑Рарус»:
- выполнит внедрение программного продукта с последующей настройкой под запросы учреждения;
- обеспечит сопровождение на всех этапах работы;
- настроит интеграцию с другими учетными системами;
- проведет обучение сотрудников по работе с системой;
- настроит работу мобильного приложения.
Проекты автоматизации документооборота госсектора
ФГУП «Спецстройсервис»
Федеральное государственное унитарное предприятие «Оптово‑посредническое предприятие „Спецстройсервис“ при Спецстрое России» является структурным подразделением Федерального агентства специального строительства.
Благодаря внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП», в организации создано единое хранилище документов по проектам, выполняемым для Спецстроя России и его подведомственных предприятий.
ФГАОУ ВО «РУДН»
Руководство РУДН обратилось в «1С‑Рарус» за созданием прозрачной системы управления стратегическими проектами с помощью современной информационной системы. Обязательными условиями успешности проекта были решение операционных задач, сокращение времени на подготовку документов, увеличение прозрачности движения документов по процессу, повышение результативности управления поручениями.
Внедрение системы «1С:Документооборот государственного учреждения 8» позволило сократить сроки согласования документов в 2,5 раза благодаря настройке правил эскалирования задач и ограничению количества повторных согласований.
Проект автоматизации стал победителем конкурса «1С:Проект года» и получил номинацию TAdviser IT Prize.
Резюмируя
Автоматизация документооборота — это основа цифровой трансформации государственного учреждения. Современные СЭД позволяют не только ускорить работу с документами, но и повысить контроль, снизить риски, обеспечить нормативное соответствие.
Автоматизация с «1С‑Рарус» на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» — это практический, проверенный путь к эффективности и прозрачности в управлении государственными организациями.
Планируете перейти на электронный документооборот?
Специалисты «1С‑Рарус» помогут вам подобрать подходящее решение, провести диагностику текущих процессов и предложить оптимальный путь внедрения.
