Автосалон с «автоматом»

Количество продаваемых автомобилей на нижегородском рынке растет с каждым годом, а вместе с ним растут и требования к дилерам. Все чаще среди наиболее важных показателей их работы посетители отмечают качество предоставляемых услуг и оперативность обслуживания, чего не так уж просто добиться при лавинообразном росте продаж, - именно поэтому новым стандартом в построении адекватной потребительским запросам системы управления деятельностью автосалонов становится применение специализированных программных продуктов. Одним из пионеров в применении IT-технологий в данной сфере деятельности, или, проще говоря, в автоматизации управления автобизнесом, является нижегородская «Компания ЦЕНТР».

В 2005 году руководство компании задумалось о необходимости внедрения в практику работы своего предприятия современных технологий и методов управления, и реализовать эту идею было решено путем создания единой информационной системы, охватывающей все основные бизнес-процессы предприятия. По словам финансового директора «Компании «ЦЕНТР» Сергея Даровского, прежде всего была поставлена задача автоматизации работы центра технического сервиса. В результате изучения представленных на рынке предложений в области отраслевых решений по автоматизации бизнеса особый интерес привлекло предложение компании «1С-Рарус», которая как раз в этот период выводила на рынок свой новый программный продукт - «Альфа-Авто 4.0» на платформе «1С:Предпрятие 8.0». Авторитет фирмы в данной области достаточно высок, хорошими были и отзывы о ее продуктах и от других представителей нижегородского бизнеса, - поэтому «1С-Рарус» был выбран в качестве поставщика необходимого автомобильной компании программного продукта.

Для автоматизации учета на предприятии поставщик предложил решение «Альфа-Авто: Автосервис+Автозапчасти 4.0», в процессе разработки которого был учтен опыт специалистов компании «1С-Рарус» (1С:Франчайзи, г. Москва) и фирм-партнеров, полученный при автоматизации более чем 2500 предприятий автосервиса России и стран СНГ. Конечной целью работ первого этапа было объединение в единую информационную систему процессов взаимодействия с поставщиками и клиентами автосервиса, корректировки управления складскими запасами и сервисным обслуживанием автомобилей, совершенствование учета движения денежных средств. В ходе реализации проекта специалисты IT-службы «Компании ЦЕНТР» самостоятельно решили задачу реализации возможностей автоматизированной системы по распределению ее ролей и разграничению прав пользователей по доступу к данным, что подчеркивает гибкость системы и простоту механизмов платформы «1С: Предприятие 8.0». Назначение прав доступа для различны: групп пользователей и обеспечение доступности одной и той же информации в режиме «on line» для разных групп пользователей центра технического сервиса, привело к качественно иному взаимодействию между всеми участниками технологической цепочки прохождения автомобилей и запчастей по участкам учета, улучшило слаженность работы технологических участков, сократило время прохождения команд, запросов, заявок и свело к минимуму число функциональных несоответствий в действиях сотрудников, вызванных информационными сбоями. В результате, с одной стороны, возросла удовлетворенность клиентов центра технического сервиса компании, с другой - сократилась вероятность возникновения конфликтных ситуаций между сотрудниками различных технологических участков.

Система обеспечила автоматизацию получения исходных данных для начисления заработной платы сотрудникам автосервиса. «Теперь зарплату можно начислять как бригаде в целом, так и по исполнителям. Начисление происходит на основании процентных ставок, установленных для выплаты по каждому виду работ участков автосервиса, и ставки эти разные. Когда за месяц компания оформляет несколько тысяч заказ-нарядов на выполнение ремонтных работ, перечень работ заказ-наряда насчитывает по 10-20 видов, и при этом в качестве исполнителей выступают несколько технических специалистов, вручную вычислить величину денежной оплаты для каждого сотрудника невозможно. Вооружившись закупленным автоматизированным программным комплексом, мы ощущаем колоссальный эффект, ведь теперь мы можем мгновенно получить необходимые данные по начислению зарплаты. Это огромная экономия времени, для бухгалтерии автоматизация обеспечила достоверность данных, а исполнителям мы гарантировали уверенность в том, что их не обманут при начислении. Компания получила серьезный симулирующий фактор: человек продуктивно и спокойно работает, когда уверен, что его не обманут и правильно начислят зарплату», - отмечает финансовый директор Компании ЦЕНТР».

Автоматизированная система позволяет формировать отчеты по движению товаров, по текущему состоянию взаиморасчетов с «клиентами, по движению денежных средств, по доходам и расходам, а также формировать управленческий баланс и аналитическую отчетность. Для составления сводного оперативного баланса предприятия с различной степенью детализации применяется отчет «Активы и пассивы», в котором представлены данные о суммовых остатках и оборотах за выбранный период по банку, по кассе, по денным бумагам, по взаиморасчетам с клиентами и поставщиками, а также по товарам на складах, сгруппированные различным образом. Отчет «Доходы и расходы» используется для получения информации о доходах и расходах за выбранный период с различной степенью детализации, в нем отражаются все хозяйственные операции, приведенные к базовой валюте. Получить информацию о движении денежных средств за выбранный период по банковским счетам, по кассам и ценным бумагам с различной степенью детализации можно с помощью отчета «Движение денежных средств». Информационная система помогла повысить эффективность работы менеджеров по продажам запчастей. Руководители компании теперь могут в оперативном режиме контролировать продажи запасных частей, состояние склада и формировать отчеты по различным срезам за разный период. В режиме реального времени руководители могут контролировать текущий процент выполнения плана.

Ценность внедренной системы автоматизированного учета заключается и в том, что помимо улучшения взаимоотношений с клиентами, достигнутого за счет появившейся возможности по удовлетворению многих их требований, само внедрение стало выгодным инвестиционным проектом. Экономия по стоимости внедрения и послепродажного сопровождения, если сравнивать с зарубежными аналогами, по словам Сергея Даровского, десятикратная. «Важный момент в деятельности предприятия - управление оборотными запасами, для нас это остатки запчастей. Это серьезная проблема для любого автосервиса, особенно для тех, кто торгует запчастями для иномарок. Раньше отдел запчастей заказывал детали так, как им удобно, -100 одного вида, 200 другого, 500 третьего, и заказанные детали могли лежать на складе годами. Сейчас процедура происходит по-другому: в перечень заказа включено 150-200 позиций, по каждой из них установлен нормированный минимальный остаток - «точка заказа», и заказ на поставку формируется только в том случае, если текущее состояние склада по позиции меньше точки заказа. При таком порядке оформления заказа на запчасти склад пополняется равномерно, именно до того уровня, который мы установили, и мы знаем, что этот товар будет реализован в течение месяца-двух, а не будет лежать годами. В результате средний период оборачиваемости сократился от полугода до двух месяцев».

Внедрение поставленного «1С-Рарус - НН» программного продукта обеспечило комплексную поддержку всех бизнес-процессов автосервиса. Основными преимуществами внедрения программы стали: единая картотека транспортных средств; возможность поиска клиентов по различным параметрам (ФИО, VIN автомобиля, номер и т. д.); унифицированный, единый справочник адресов, содержащий координаты состоявшихся и потенциальных клиентов, продавцов и сотрудников; возможность формирования и хранения базы всех контактов с клиентами; возможность контроля текущего статуса заказа запасных частей; простота предварительного просмотра всех печатных документов с возможностью экспорта во внешние форматы (txt, xml..); возможности отслеживания эффективности работы менеджеров по продажам, обработки операций купли-продажи и начисления бонусов сотрудникам, обеспечившим продажи, обработки операций перемещения материальных ценностей внут­ри структурных подразделений компании.

В настоящее время сотрудничество «Компании ЦЕНТР» и «1С-Рарус НН» успешно продолжается. «Сейчас мы переходим к реализации второго этапа нашего сотрудничества - внедрению блока «Автосалон», - рассказывает Сергей Даровский. - Поскольку мы, в соответствии с дилерскими соглашениями, занимаемся реализацией иностранных автомобилей, то на нашу работу накладывает отпечаток фактическое перемещение автомобиля в разных контрольных точках. Контроль, организация и упорядочение такого перемещения для нас очень важны, и мы надеемся, что второй этап внедрения пройдет также успешно, как и первый».