Современную нефтяную компанию невозможно представить без налаженной системы учета оптовой и розничной торговли горюче-смазочными материалами (ГСМ). Однако помимо работы по основному назначению (торговля ГСМ) многие из компаний, владеющих нефтехранилищами и сетью АЗС, разворачивают на них сопутствующую деятельность - магазины, кафе, автомобильные мойки и автосервисы. При этом возникает ряд проблем с обеспечением бухгалтерского и, прежде всего, управленческого учета. Кроме того, еще одной проблемой является территориальная удаленность подразделений АЗК или АЗС. Например, офис, из которого осуществляется управление, находится в городе, а сеть заправок «разбросана» в загородной зоне.
Для автоматизации оперативного учета оптовой и розничной торговли ГСМ с учетом возможной сопутствующей деятельности московская компания «1С-Рарус» разработала конфигурацию «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза», предназначенную для использования в системе программ «1С: Предприятие».
Данный программный продукт представляет собой комплексную многофункциональную систему управления торговым предприятием, включающим нефтехранилища, автозаправочные станции (АЗС) и автозаправочные комплексы (АЗК), а также магазины, автосервисы и точки общественного питания с торговым оборудованием.
Конфигурация «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» позволяет объединить в единую информационную систему рабочие места управляющего персонала и операторов и предназначена для руководителей организаций, бухгалтеров, менеджеров по продажам, экономистов, аналитиков, кладовщиков.
В конфигурации реализован двойной количественный учет ГСМ - по массе и по объему. Предусмотрена возможность выбора метода списания товаров и ГСМ - FIFO, LIFO или «по среднему».
Автоматизация учета на нефтебазе
В конфигурации возможно ведение учета ГСМ, приобретенных за плату или по бартеру, а также полученных на комиссию и ответственное хранение. Автоматизирован учет операций по поступлению ГСМ, их реализации, перемещению, списанию и т.д.
Чаще всего ГСМ поступают на нефтебазу в цистернах, по железной дороге. При этом накладные поставщика, как правило, доставляются с опозданием, или поступают в головной офис компании, а не на нефтебазу. В результате в момент слива ГСМ информация о поставщике цистерны, а также о цене нефтепродуктов неизвестна. Для отражения в учете поступления ГСМ в этой ситуации в конфигурации используется документ «Акт на слив». В документ вводится та часть данных, которая известна из железнодорожных документов или получена в результате измерений, выполненных на нефтебазе.
После получения накладной от поставщика ГСМ оформляется документ «Поставка ГСМ по актам». С его помощью производится автоматическое заполнение «Акта на слив» недостающими данными. Если разница между массой ГСМ по накладной и величиной массы, полученной в результате измерения на нефтебазе, превышает предусмотренную для измерительной аппаратуры погрешность измерения, то в «Акте на слив» автоматически заполняется поле «Недостача». В этом случае поставщику ГСМ выставляется претензия, которая может иметь статус «Рассматривается», «Принята» или «Отклонена». От статуса претензии зависит состояние взаиморасчетов с поставщиком.
Если ГСМ поступает на нефтебазу по трубопроводу или танкерами, то в этих случаях, как правило, все необходимые сопроводительные документы присутствуют. В системе «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» такие поставки оформляются с помощью документа «Поставка ГСМ». В программе предусмотрена также возможность учета транзитных поставок ГСМ, полученных нефтебазой на ответственное хранение.
В системе автоматизированы оформление заказов поставщикам ГСМ и регистрация заказов от покупателей. Для оптовой продажи ГСМ по целевому назначению в конфигурации предусмотрено ведение учета в разрезе целевых назначений (например, «под сельхозпрограмму», комиссия, по пластиковым карточкам и т.д.).
Для получения информации о деятельности нефтебазы в конфигурации используются разнообразные отчеты - «Заказы поставщикам ГСМ» и «Заказы покупателей ГСМ», «Слив цистерн», «Движение цистерн ГСМ», «Претензии по ГСМ», «ГСМ на ответственном хранении» и т.д.
Автоматизация учета на АЗС и АЗК
Особенностью учета реализации ГСМ через АЗС и АЗК является большое количество оснований налива топлива. В конфигурации предусмотрены документы для учета розничной реализации ГСМ за наличный расчет, а также по безналичному расчету по любому основанию налива - «комиссия», «по талонам», «по ведомостям (лимитно-заборным и безлимитным)», «по пластиковым картам», «по специальным программам» и т.д. Основания налива в системе могут задаваться произвольно исходя из потребностей компании.
В настоящее время все автозаправочные станции оборудованы топливораздаточными колонками (ТРК) и на каждой имеются различные измерительно-управляющие системы. Конфигурация «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» поддерживает совместимость на уровне файлов обмена данными с несколькими программно-аппаратными комплексами управления терминальным оборудованием АЗС: «С-Бенч», «САОН», «Нефтепродукттехника» и «Нара». В результате загрузка данных о реализации в конфигурацию может производиться из сменных отчетов АЗС, которые формируют программы управления ТРК. Это позволяет избежать ввода документов по реализации ГСМ вручную и многократно повысить оперативность и эффективность управления автозаправочным комплексом или станцией.
По итогам работы сети АЗС за выбранный период можно сформировать различные отчеты по реализации ГСМ, например, отчеты, показывающие остатки и обороты ГСМ, реализацию ГСМ, отчет по целевым назначениям ГСМ и т.д.
Как известно, в учете ГСМ существует проблема, связанная с изменением объема и плотности нефтепродуктов в зависимости от физических условий хранения. Для минимального искажения данных о наличии топлива определяются «Нормы естественной убыли», которые в конфигурации регистрируются с помощью соответствующих документов.
Реализация сопутствующих товаров и услуг
В конфигурации предусмотрена возможность автоматизации оптовой и розничной торговли сопутствующими товарами с подключением кассового оборудования различных видов, например, ККМ АМС-200Ф, фискальные регистраторы Элвис Мини-ФРФ, Штрих-ФРФ и Феликс-РФ.
Конфигурация позволяет также автоматизировать работу сопутствующей АЗС или АЗК точки общественного питания с поддержкой торгового оборудования разных видов, а также рассчитывать калькуляцию по приготовленным блюдам и формировать «Марочный отчет» и «Отчет по реализации блюд».
В программе предусмотрена автоматизация учета услуг по мелкому ремонту, мойке и обслуживанию автомобилей. Для учета выполненных работ оформляется документ «Заказ-наряд», по итогам работы каждого специалиста можно сформировать отчет, в котором отражается выработка мастера.
Оперативный баланс
Система позволяет вести оперативно-управленческий баланс предприятия по компаниям и подразделениям, входящим в холдинг - учет движения денежных средств и ценных бумаг, ведение взаиморасчетов с контрагентами и подотчетными лицами; учет доходов и расходов, ведение корпоративного учета по всем элементам аналитики. Взаиморасчеты с контрагентами и подотчетными лицами могут быть многовалютными. Существует возможность выгрузки данных в типовую конфигурацию «1С: Бухгалтерия» по каждому документу или итогам за период.
При разработке конфигурации «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» учитывались требования Министерства Энергетики Российской Федерации, описанные в «Правилах о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях».
Конфигурация «1C-Рарус: АЗК + Нефтебаза» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ »1С: Предприятие" и апробирована в ряде организаций, имеющих разветвленную сеть АЗС.
.jpg)
.jpg)
