Очаковская Логистическая Компания, ООО

Денис Викторович Китушкин,

генеральный директор «О.Л.К.»:

Созданная на базе 1С:Предприятия 8 система отражает все нюансы транспортно-логистической деятельности — именно этого нам не хватало. Нам удалось оптимизировать учет транспортных средств, маршрутизацию и расчет стоимости перевозок, организовать контроль экспедиторов, что положительно сказывается на удовлетворенности наших клиентов. С помощью новой системы мы решили одну из ключевых проблем — отказались от множества электронных таблиц и полностью автоматизировали внутренние процессы компании: от коммуникаций с клиентом до адресной доставки его груза. Единая система позволила наладить информационный обмен между отделами, упростить сбор и анализ данных по всему предприятию, обеспечить прозрачность деятельности. Результат — заметно выросшие продажи, ведь убедившись в нашей надежности при первом заказе, клиенты становятся постоянными и рекомендуют нас другим, а мы с удовольствием выполняем их задачи и всегда готовы к новым.

Специалисты «1С-Рарус» автоматизировали управление сложными цепочками поставок в ООО «Очаковская логистическая компания» с помощью «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование». В результате упростилось планирование и контроль выполнения свыше 1 000 ежемесячных рейсов. Обеспечена равномерная загрузка транспорта, ускорено выполнение заказов, снижены затраты на ГСМ, эксплуатацию и содержание машин. Организовано оперативное взаимодействие с клиентами, выросла скорость их обслуживания: время обработки заявок сократилось с 10 минут до 30 секунд. Подготовка сопроводительной документации вместо 15 минут занимает одну. Оптимизирован складской учет и хранение грузов. Объем грузоперевозок вырос на 20%.

«Очаковская логистическая компания» («О.Л.К.») — один из крупнейших 3PL операторов в России. Компания образована в Москве в 2005 году. На сегодняшний день «О.Л.К.» предлагает полный комплекс услуг по доставке и хранению грузов. Основные направления деятельности — перевозка сборных грузов (LTL), доставка товаров в торговые сети, складское хранение и услуги складской обработки грузов. Филиалы и представительства компании ООО «О.Л.К.» расположены в крупнейших городах России: в Санкт-Петербурге, Новосибирске, Самаре, Ростове-на-Дону, Краснодаре, Екатеринбурге, Воронеже и др. Ключевыми клиентами являются поставщики крупнейших федеральных торговых сетей, таких как X5 Retail Group, «Ашан», «Тандер» (торговая сеть «Магнит»), «Дикси», «Бэст прайс» (торговая сеть FixPrice) и многие другие.

Ежемесячно «О.Л.К.» принимает около 7 000 заказов на перевозку и совершает более 1 000 рейсов как на собственном, так и на привлекаемом автотранспорте.

Ранее управление перевозками в компании не было автоматизировано. Для обработки заявок клиентов, расчета стоимости услуг и планирования маршрутов использовались электронные таблицы, большое количество которых порождало ошибки и существенно тормозило выполнение заказов. Путевые листы и заявки на ремонт и расход ГСМ оформлялись вручную, что также снижало скорость обслуживания. Было сложно отслеживать выполнение заданий на перевозку, контролировать взаиморасчеты с подрядчиками и клиентами.

Для эффективного взаимодействия с клиентами и повышения рентабельности было необходимо автоматизировать управление перевозками: ускорить прием заявок и их регистрацию, оптимизировать формирование рейсов с учетом весогабаритных характеристик грузов и особенностей их перевозки, удобных маршрутов, обеспечить равномерную загрузку транспортных средств и организовать контроль выполнения заказов. Требовались инструменты для легкого сбора и анализа данных по предприятию. Дополнительно нужно было сократить трудозатраты менеджеров по продажам на обработку заказов и расчет стоимости услуг.

Для решения задач руководство предприятия обратилось в «1С-Рарус», специалисты компании предложили создать информационную систему на основе решения: «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для учета работы собственного автопарка и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» для учета поставок, работы с подрядчиками, управлениями складами.

Новая информационная система была развернута на 58 рабочих местах в отделе продаж, в отделах транспортной и складской логистики, в автотранспортном цеху, в бухгалтерии и юридическом отделе.

Ключевые результаты:

• Система интегрирована с разработанным для клиентов компании сервисом «Личный кабинет», который находится на корпоративном сайте «О.Л.К.». С помощью сервиса клиенты могут самостоятельно в режиме онлайн просматривать историю всех оформленных ранее заявок и перевозимых грузов с их статусами и деталями, отслеживать все счета и документы, оформлять заявки на доставку грузов. Корректность заполнения заявки проверяется автоматически, с информированием клиента в случае ошибки. В результате время обработки заявки сократилось с 10 минут до 30 секунд. Также заказчики могут отследить статус и местоположение груза или узнать обо всех выгодных предложениях. Все это положительно сказывается на удовлетворенности клиентов: проводимые менеджерами «О.Л.К» опросы показали, что клиентская лояльность существенно выросла. В итоге в течение шести месяцев после завершения проекта объем перевозок вырос на 20%. Взаимодействие с клиентами через личный кабинет позволяет компании экономить ресурсы на дополнительных рассылках, звонках, что существенно оптимизирует рабочий процесс.
• Все входящие и исходящие звонки теперь регистрируются в системе. Появилась возможность присваивать статусы этапам перевозки, подробно указывать список грузов клиента, максимальные вес и высоту паллеты, планируемые объемы продаж и доходов. Консолидация всей информации обеспечивает преемственность менеджеров: теперь несколько сотрудников могут работать с одним клиентом, не тратя много времени на поиск и изучение информации.
• Упростилось формирование рейсов и планирование маршрутов. Система автоматически рассчитывает объем грузового места, необходимого для перевозки заказа. Сотрудник транспортного отдела в несколько кликов может оценить загрузку водителей и назначить ответственного, выбрать транспортное средство, задать требуемый вид упаковки и температурный режим, указать время погрузки, составить оптимальный маршрут с минимальными издержками. Время подготовки транспортных накладных сокращено с 15 до 1 минуты.
• Стоимость услуг рассчитывается теперь автоматически, при этом учитываются такие параметры как километраж, масса, объем и тип груза, количество паллет, пункт отправки и доставки. Рассчитать стоимость можно несколькими методами: фиксированной суммой, в виде тарифной сетки, процентом от базовых услуг, что позволило увеличить гибкость тарификации. Автоматизировано выставление счетов за перевозку, курьерскую доставку сопроводительных документов, складские услуги (предоставление паллет, ответственное хранение) и прочие операции.
• Обеспечен контроль выполнения заказов и работы экспедиторов: регистрация причин возможных отклонений от маршрута, учет сроков, повреждений и рекламаций.
• Организован оперативный складской учет, в т. ч. учет ответственного хранения грузов. Появилась возможность планировать поступление грузов на склад, это помогает более эффективно распределять складские площади и загрузку персонала. Кроме того, внедрен посменный учет работы сотрудников склада, а также количества отгруженных паллет, что позволило оценить и повысить эффективность работы отдела складской логистики, скорректировав ее. В результате при сохранении той же численности персонала повысилась пропускная способность склада и степень учета, сократилось время приема и выдачи груза.
• Оптимизирована работа с подрядчиками. Менеджеры ведут в системе учет арендуемого транспорта, отслеживают статусы выполнения заказов, контролируют оплату услуг подрядчиков. Появилась возможность формировать статистику по перечисленными критериям, оценивать надежность каждого поставщика и учитывать это при дальнейшем сотрудничестве.
• Упростилась подготовка отчетности: более 30 отчетов, ранее создаваемых вручную, формируются в «1С» за несколько секунд. Единый справочник заявок и счетов, реестр договоров и их статусов, отчеты о задолженности клиентов и планируемом объеме продаж и доходов помогают руководству анализировать деятельность компании, контролировать и оценивать работу менеджеров, логистов и экспедиторов.

Артем Блинов, руководитель направления решений для транспорта и логистических компаний «1С-Рарус» делится впечатлениями: «Проект „О.Л.К.“ стал отличной площадкой для детального изучения растущих потребностей логистических операторов. Перевозки перестают быть просто доставкой груза из точки А в точку Б, не меньшую роль играет сервис, который во многом зависит от уровня автоматизации. Нетривиальность поставленных задач, создание современной информационной системы практически с нуля в уже успешно работающей компании со множеством подсистем, — непросто, но интересно. Опыт „О.Л.К.“, а также более 50 подобных успешных проектов, во многом помог в разработке многофункционального решения „1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП“, которое позволило максимально учесть потребности и особенности логистического бизнеса».

Очаковская Логистическая Компания, ООО

ОТЗЫВ

«Очаковская Логистическая Компания» осуществляет полный комплекс услуг по доставке и хранению грузов на территории России. Основными видами деятельности компании являются перевозка сборных грузов, перевозка полными машинами (предоставление автотранспорта с водителем в аренду), доставка товара в торговые сети, а также складское хранение.

Руководством ООО «Очаковская Логистическая Компания» было принято решение о внедрении автоматизированной системы учета, которая позволяла бы осуществлять эффективное управление предприятием, оптимизировать сбор данных и их анализ.

В качестве основы для построения информационный системы были выбраны программные продукты «1С:Управление автотранспортом 8 Проф» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование».

Исполнителем проекта была выбрана компания «1С-Рарус», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Автоматизирована деятельность следующих отделов:

• Отдел продаж;
• Отдел транспортной логистики;
• Отдел складской логистики;
• Отдел документооборота;
• Бухгалтерия;
• Юридический отдел;
• Автотранспортный цех.

Использование системы учета позволило автоматизировать такие учетные задачи, как:

• Склад и логистика:
  • Управление складскими запасами;
  • Учет ТМЦ;
  • Комплектация и разукомплектация ТМЦ.
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
  • Оформление заказов покупателей;
  • Расчет нормативной себестоимости заказов;
  • Анализ продаж АВС/XYZ;
  • Планирование продаж;
  • Учет продаж ТМЦ;
  • Формирование графика поступления оплат;
  • Взаиморасчеты с покупателями;
  • Распределительный центр.
• Транспорт:
  • Учет подвижного состава;
  • Планирование расхода ГСМ;
  • Диспетчеризация грузоперевозок;
  • Учет собственного транспорта.
• Формирование отраслевой отчетности.
• Планирование с учетом отраслевой специфики.
• Управление отношениями с клиентами (СЕМ).
• Управление персоналом и кадровый учет (ННМ):
  • Кадровый учет;
  • Расчет зарплаты водителей;
  • Учет рабочего времени водителей.
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.
  • Финансовый анализ;
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия.

В ходе проекта специалистами «1С-Раруса» выполнены следующие работы:

• Проведена установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Методическое обеспечение и Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия» и со сторонними системами автоматизации;
• Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Оказана помощь при вводе начальных остатков;
• Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
• Проведено обучение персонала работе с программой;
• Выполнена установка и настройка сервера СУБД;
• Выполнена установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения.

С помощью прикладного решения «1С:Управление автотранспортом 8 Проф» автоматизирована работа" 8 пользователей, с помощью «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» автоматизировано 50 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 17 ноября 2014 года.

Внедрение автоматизированной системы учета позволило:

• Автоматизировать работу отдела продаж. В результате чего, повысились продажи в целом, а так же достигнута лояльность клиентов.
• Настроена система оформления заказов, введена возможность разбиения заказов на части и этапы перевозок (мультимодальные грузы), улучшилось качество отражения физических процессов в программе, ведется корректный расчет услуг и статусов.
• Введен модуль работы экспедиторов, это позволяет осуществлять контроль их деятельности.
• Обновлена система повысилась тарификации, в результате чего повысилась гибкость системы и механизма ценообразования. Внедрен автоматический расчет стоимости услуг клиентам, это позволило сократить трудозатраты по расчету стоимости услуг клиентам.
• Внедрен модуль взаимодействия с подрядчиками, это позволяет сократить затраты, есть возможность проверять корректность начислении от подрядчиков.
• Внедрен модуль помощи при планировании перевозок. Использование модуля сокращает время планирования, сокращаются издержки.
• Избавились от ручных операций по обменам данными с бухгалтерией, благодаря интеграции систем.
• Автоматизирована выписка первичной документации.
• Внедрен модуль расчета складских операций по ответственному хранению грузов.
• Внедрен модуль по документообороту, он позволил осуществлять контроль документооборота с клиентами и подрядчиками, сократились издержки на курьерскую службу доставки документов.
• Проведена интеграция с личным кабинетом на корпоративном портале компании. Сократились издержки на информирование клиентов, повысилась прозрачность бизнеса и уменьшились сроки получения информации при переходе на онлайн-режим.

Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Китушкин Денис Викторович, Коммерческий директор

Дата 08.08.2018