Восток, технический центр

Модернизация системы управления автоцентром на базе «Альфа-Авто»

Информация о компании

Источник фото: tc-v.ru/about/

Сервисный центр компании находится во Всеволожском районе Ленинградской области и оказывает услуги по техническому обслуживанию и ремонту грузовой, специальной и прицепной техники. Специалисты «ТЦ «Восток» помогают в оптимизации затрат автопарка, подборе и заказе техники, финансовых услуг.

Ситуация до внедрения

Управление автоцентром осуществлялось с помощью редакции 4 «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти». Изначально внедрением «Альфа-Авто» самостоятельно занималось ИТ-подразделение ТЦ «Восток».

Предпосылки для обновления отраслевой системы до 6-й редакции «Альфа-Авто»:

• В результате множества доработок система была сильно перегружена, возникали сложности с обновлениями и поддержкой системы.
• Программу в большей степени использовали для автоматизации деятельности автосалона и сервисного центра. Блок «Автозапчасти» использовался не в полной мере, что сдерживало рост продажи сервисных услуг и запчастей.
• Отсутствовала возможность автоматически обмениваться прайс-листами с поставщиками и устанавливать наценки на запчасти; отслеживать остатки в режиме реального времени; оформлять поступление автомобилей на ответственное хранение на стоянку; вести учет продаж автомобилей с пробегом.
• Обмен с системой бухгалтерского учета происходил в ручном режиме. Документы в автоматическом режиме не регистрировались, что увеличивало вероятность ошибок и замедляло процесс обработки данных.

Для модернизации программы руководство обратилось к разработчику «Альфа-Авто» — в компанию «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге, который имеет значительный опыт автоматизации автотранспортных предприятий.

Цели проекта

Перевести «ТЦ «Восток» на 6-ю редакцию «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+ Автозапчасти Корп» для модернизации системы управления автоцентром и обеспечения стратегии развития сервисных услуг и продажи автозапчастей.

Задачи:

1. Модернизировать подсистему «Автозапчасти» для построения новых процессов согласно стратегии переориентации бизнеса.
2. Гарантировать соответствие системы требованиям отраслевого законодательства и обязательной маркировки запчастей, шин и масел с 2026 года.
3. Интегрировать отраслевую систему с сервисами контроля оборота запчастей и заказ-нарядов автопроизводителей (FOTON, КАМАЗ).
4. Настроить автоматический обмен данными с «1С:Бухгалтерия».
5. Обеспечить стабильную работу и поддержку системы.

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема архитектуры ИТ-системы ТЦ «Восток».

Специалистами «1С-Рарус» настроены интеграционные взаимодействия со следующими системами:

• Системы производителя техники марки «КАМАЗ»:
  • «Гарантийное обслуживание автомобилей» (ГОА) — передает информацию о заказ-нарядах, позволяет вести контроль за рекламационными дефектами автомобилей и устранять их после обнаружения на территории завода;
  • «Сводная отчетность о деятельности субъектов дилерской сети» (СДС) — отправляет данные по перемещению запчастей на складе. Производители могут в режиме реального времени проверить всю сервисную историю клиентов.
• DNM-система производителя машин FOTON — передает информацию по гарантийным и негарантийным ремонтам, срокам выполнения, способам оплаты и заказ-нарядам производителю марки FOTON.
• «1С:Бухгалтерия 8» — импорт данных для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности из «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти». Финансовый модуль системы «Альфа-Авто» регистрирует все денежные операции, проводимые через кассу, и автоматически передает их в «1С:Бухгалтерия» сразу после их создания.
• Сервис электронный почты — можно прямо в «Альфа-Авто» вести электронную переписку с контрагентами, отправлять уведомления, письма, документы.
• СКУД-система — обмен данными для создания пропусков и организации въезда/выезда клиентов на территорию технического сервиса путем генерации уникальных штрих-кодов с системе «Альфа-Авто». Это позволяет контролировать доступ машин на территорию, исключает необходимость ручной проверки документов и подтверждение записи.

Обмен электронными документами с поставщиками, партнерами и клиентами выполняется через сервис 1С-ЭДО.

Настроено взаимодействие с кассовыми оборудованием для организации розничной торговли и передачи информации оператору фискальных данных.

Уникальность и инновационность проекта

Специалисты «1С-Рарус» значительно усовершенствовали блок «Автозапчасти» и выполнили адаптацию системы «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти» под специфику работы ООО «ТЦ «Восток»:

• Разработан механизм автоматической установки цен на запчасти с учетом градации наценок. Система позволяет применять установленные коэффициенты наценки на закупочные цены поставщиков. При поступлении новой партии запчастей происходит перерасчет цен всех имеющихся товаров на складе по стоимости самой дорогостоящей партии. Такой механизм позволяет поддерживать цены в актуальном состоянии.
• Создана с нуля возможность загрузки прайс-листов от поставщиков. Ранее эту информацию фиксировали в электронных таблицах, что приводило к сложностям в актуализации цен и управлению ассортиментом. Теперь появилась возможность рассчитать для клиентов закупочные цены на автозапчасти, которые еще только планируются к заказу. Также поддерживается актуальная информация о сроках поступления товаров на склад.
• Усовершенствована система подбора автозапчастей. В зависимости от причин обращения клиента в сервис автоматически подбираются варианты работ и необходимые для ремонта автозапчасти. При необходимости мастер-приемщик может скорректировать выбранные параметры.
• Автоматизировано выявление неликвидного ассортимента. Система позволяет отслеживать оборачиваемость товаров, отмечая позиции, которые год и более остаются на складе без движения. По данным позициям производится мониторинг спроса и принимаются решения о продаже данных позиций со скидками, выводе из ассортимента или продаже под заказ.
• Для удобства пользователей перенесен из прежней редакции и усовершенствован технологический процесс создания расширений к заказ-нарядам по выполненным работам. Добавлены поля подбора запчастей, показываются актуальные остатки на складе. Клиенты получают отдельные документы по каждому обращению, что дает возможность индивидуально подходить к каждой неисправности и упрощает согласование набора услуг.

Результаты проекта

1. На 60% сокращены трудозатраты сотрудников автоцентра благодаря автоматизации учета и продаж автозапчастей. Появилась возможность отслеживать остатки и актуализировать цены в режиме реального времени, улучшено качество обслуживания клиентов.
2. Спроектированы и реализованы механизмы нетиповой загрузки данных из прошлой системы, в том числе значительно оптимизированы и перенесены данные по сложным взаиморасчетам с клиентами.
3. На 15% ускорены процессы приема и обработки заказов клиентов благодаря упрощению оформления заказ-нарядов клиентов.
4. Созданы 9 дополнительных печатных форм для гарантийных бирок, бланков осмотра и заказ-нарядов, обработки претензий, листов проверки и выполнения ремонтных операций. Формы настроены под крупных поставщиков и постоянных клиентов. В зависимости от того, по какой марке машины происходит взаимодействие, в документацию добавляются логотипы автопроизводителей.
5. Обеспечен прозрачный учет продаж автомобилей с пробегом. В системе добавлен соответствующий признак и даты сделок, что позволяет отдельно анализировать историю продаж новой и подержанной техники.
6. На 10% улучшены показатели оборачиваемости складских запасов за счет внедрения механизмов работы с неликвидным ассортиментом.
7. В 1,5 раза ускорена подготовка управленческой отчетности. Созданы отчеты, позволяющие рассчитывать прибыль, оценивать маржинальность сделок и следить за дебиторской задолженностью. Помимо созданных отчетов, новая система имеет более 170 типовых отчетов для пользователей.
8. На 75% быстрее формируется регламентированная отчетность благодаря типовой синхронизации с «1С:Бухгалтерия»: автоматизирована выгрузка/загрузка счетов, заказ-нарядов и закрывающих документов. На 95% синхронизация работает в автоматическом режиме. Документы приходят на сторону «1С:Бухгалтерия» в проведенном виде и практически не требуют корректировки.
9. Выполнен переход на сервис 1С-ЭДО для удобного обмена документами с поставщиками и клиентами. Упрощен процесс оформления итоговых универсальных передаточных документов: на предварительном этапе клиент согласовывает состав и стоимость работ, после выполнения ремонта получает итоговую УПД, содержащую сводные данные.
10. Создана единая экосистема управления автоцентром: настроены интеграции с системой ведения бухгалтерского учета, сервисом электронной почты, системами автопроизводителей, а также обмен электронными документами и взаимодействие с системой СКУД и кассовыми оборудованием. Это способствует быстрому доступу к информации и оперативному принятию решений на всех уровнях управления.

Максутова Ася Рашитовна,

операционный директор ООО «ТЦ «Восток»:

«Команда „1С-Рарус“ провела индивидуальное обучение для наших пользователей и обеспечила стабильное функционирование и развитие нашей ИТ-системы. В ближайшее время планируем приступить к интеграции „Альфа-Авто“ с платформой для продажи автозапчастей и с системой расчета калькуляций кузовного ремонта. Также мы полностью готовы к запуску процесса маркировки запчастей, шин и масел. Уверены, что этот переход пройдет максимально комфортно для нас».

	Экономический эффект от внедрения (%)
	сокращение трудозатрат в подразделениях: 60% ускорение получения управленческой отчетности: 50% ускорение получения регламентированной отчетности: 75% сокращение сроков исполнения заказов/оказания услуг: 15% ускорение обработки заказов: 15% сокращение операционных и административных расходов: 30% рост оборачиваемости складских запасов: 10%

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:
	Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП, редакция 6. Подсистемы: автосервис, автозапчасти, автосалон, финансы, НСИ. Сервис 1С-ЭДО.