Учет рабочего времени и автоматизация на «1С:Документооборот»

Контроль рабочего времени — важная составляющая деятельности руководителя. Точная фиксация задачи, времени на ее выполнение, приложенных усилий, промежуточных и финальных результатов является гарантией понимания руководителем и сотрудником важности и ценности проделанной работы. Автоматизация контроля учета рабочего времени помогает упорядочить происходящее, сопоставить результаты деятельности с выплачиваемым сотрудникам вознаграждением. В статье расскажем о том, как «1С:Документооборот», уже установленный во множестве организаций России, может помочь начальникам и исполнителям добиться взаимопонимания и повысить количество успешно завершенных задач.

Что мы получим, применяя «1С:Документооборот» для контроля работы сотрудников и учета рабочего времени?

Для принятия успешных решений руководитель должен иметь объективные данные. Автоматизация позволяет собрать в базе 1С информацию о всех задачах сотрудников, на каком этапе находится каждая из них, сроки исполнения, понять процент успешных и неудачных результатов. Любая деятельность организации приводит к созданию артефактов — регламентированной документации, служебных отчетов, договоров с клиентами и партнерами. Чем больше организация, чем сложнее ее бизнес-процессы, тем больше артефактов будет создаваться.

Анализ информации из системы и внедрение «1С:Документооборот» позволит выявить узкие места, где теряется время на ожидание, потому что кто-то работает спустя рукава или перегружен на постоянной основе. Затем можно скорректировать процесс, в «1С:Документооборот» реализовать улучшенную схему работы и начинать отслеживать эффективность деятельности сотрудников.

В итоге:

• Придет понимание, какие задачи требуют много времени, но при этом не окупаются. Какие лучше поручить менее компетентным сотрудникам, чтобы освободить ценные кадры для важной работы.
• Появится возможность выделить ресурсы на стратегические направления и контролировать, что процессная деятельность не идет в ущерб стратегической.
• Ускорится выполнение работ на оптимизированных участках.
• Вы не будете пропускать важные даты и события. Можно даже настроить автоматические оповещения о сбоях в процессах, затянувшихся согласованиях, превышении критического уровня количества просроченных задач.
• Ваши работники будут больше мотивированы, потому что они будут видеть собственные непроизводительные потери времени и знать, что их видит руководство. Можно будет финансовую мотивацию и KPI привязать к показателям из 1С:Документооборота.

Повышение исполнительской дисциплины и управляемости

Для руководителя, который применяет механизмы «1С:Документооборот» существенно легче контролировать результаты работы своих подчиненных, видеть текущее состояние дел и планировать загрузку подразделения. Кроме того анализ данных из информационной системы по результативности помогает выделить перспективных сотрудников для формирования кадрового резерва предприятия.

В «1С:Документооборот» для контроля работы сотрудников используются механизмы фиксации дат и времени, затраченного на выполнение задач, возможен посменный учет и индивидуальные рабочие графики. Выполнение задачи может происходить коллективно, есть возможности для делегирования и передачи полномочий на разных этапах исполнения.

Для сложных проектов, когда важно скоординировать команду исполнителей удобно использовать календарь встроенный в 1С-ку. «Документооборот» поможет подобрать варианты дат и времени совместных мероприятий с учетом графика занятости всех участников.

Гибкое управление полномочиями и доступом обеспечивает конфиденциальность чувствительной информации. Доступ к архиву документов, различным этапам выполнению бизнес-процессов всегда будет под вашим контролем.

Конструктор отчетов в «1С:Документооборот» традиционно для современных конфигураций «1С» очень богат возможностями представления данных. Можно строить отчеты по отдельным сотрудникам, по подразделениям, видам выполняемых задач, срокам исполнения, просроченным или выполненным своевременно. Отчетность доступна в онлайн-режиме.

Управление документацией и процессами — решение «из коробки» или проектное внедрение

Для компаний с простой структурой и процессами часто оказывается достаточно стандартного функционала «1С:Документооборот».

Для организаций со сложной структурой — холдингов, управляющих компаний, производственных предприятий — и сложными процессами скорее всего потребуется помощь при внедрении и настройке, интеграции с другими решениями в информационной экосистеме.

Подойдет или нет типовой функционал «1С:Документооборот» можно будет ответить после предварительного обследования. Предварительное обследование даст ответ какая редакция — базовая, ПРОФ, КОРП — подойдет и потребуется ли доработка при внедрении.

«1С-Рарус» занимается автоматизацией на базе «1С:Документооборот» с момента появления продукта в 2009 году. С тех пор мы успешно завершили свыше 100 проектов по запуску систем электронного документооборота.

Общий опыт нашей компании, накопленный с 1994 года по автоматизации на платформе «1С:Предприятие» позволяет нам интегрировать «1С:Документооборот» с другими конфигурациями «1С» и информационными системами на других платформах без потерь производительности. Такая интеграция расширяет возможности по использованию данных, накопленных в документообороте.

Внедрение типового «1С:Документооборота» мы выполняем в компаниях, где функционала из коробки достаточно. Такие компании экономят на будущем сопровождении системы, потому что не потребуется дополнительных вложений на обновление кастомной конфигурации.

Для компаний, где типовой «Документооборот» не подходит, мы выполняем предпроект, разрабатываем индивидуальный план внедрения. При необходимости мы прописываем методологию по автоматизируемым участкам деятельности. Осуществляем внедрение по «Технологии быстрого результата» (ТБР), следуя технологии классического управления проектом, Scrum, Agile, DevOps — той технологии, которая будет наиболее удобна и экономически оправдана для заказчика.

Команда «1С-Рарус» всегда готова проконсультировать, продемонстрировать решение и помочь повысить эффективность бизнеса. Обращайтесь!