«1С-Рарус» разработал «Личный кабинет» для «Международной школы Казани» на базе «1С:Документооборот ПРОФ». Переход на электронный документооборот позволил сократить время на обработку информации и прием учеников.
«Международная школа Казани» (МШК) использует методику «Международного бакалавриата» (IB) для обучения своих учеников. По окончании учащиеся получают российский аттестат и диплом IB. Благодаря современным подходам к образовательному процессу выпускники школы поступают в высшие учебные заведения многих стран мира. Поэтому с каждым годом количество желающих обучаться в школе растет.
При поступлении ребенок проходит тестирование по математике, иностранному языку и собеседование с психологом, а родитель — заполняет регистрационные данные, подписывает договор.
До внедрения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» документы подписывались на бумаге, обработка данных занимала много времени. Процесс сбора и хранения информации не был автоматизирован полностью, лишь частично с помощью Excel. Документы подписывались во время очных встреч.
Появилась потребность в программе, которая бы обеспечила дистанционный формат взаимодействия родителей и школы: заполнение анкетных данных, подписание согласий и договоров, формирование квитанций на оплату в любое удобное время и в онлайн режиме.
Таким решением стал «Личный кабинет», созданный на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
Ключевые итоги проекта внедрения 1С Документооборот:
- Работать с «Личным кабинетом» можно на компьютере или мобильном телефоне. Доступ предоставляют сотрудники МШК.
-
Интерфейс программы интуитивно понятный, состоит из трех шагов для заполнения данных. Шаг 1: заполнение информации о родителе/законном представителе ребенка, оплата регистрационного взноса. Шаг 2: заполнение анкетных данных, прикрепление фотографии, медицинских справок, подписание согласий. Шаг 3: подписание договора и оплата обучения.
-
Данные, которые заполняет родитель, автоматически отображаются в «1С:Документооборот ПРОФ». На основании полученных сведений сотрудник МШК формирует карточку ребенка и готовит договор. Теперь личные дела учеников дополнительно хранятся в электронном формате в единой базе. Упрощается поиск и хранение данных школьников и родителей.
-
Оповещения происходят через sms. Родитель получает информацию о результатах тестирования ребенка и оперативно приступает к следующему шагу — подписанию договора, который сформирован сотрудником школы. Сокращается время на информирование и обзвон родителей.
-
Заключить договор с образовательным учреждением теперь можно удаленно. Родитель подписывает документ через sms. На стороне школы договор подписывается электронной подписью. Это экономит время на подписание документов. На третьем шаге также производится оплата за образовательные услуги. Вместе с договором формируется квитанция. Оплатить услуги можно в банке, предварительно распечатав квитанцию, или просканировать QR-код и перечислить деньги через мобильное приложение банка.
-
Под каждым шагом расположено поле для отображения статуса: «Начать», «На проверке», «Рассмотрено», «Перейти». Родитель всегда знает, на каком этапе находится заявление, тестирование, подписание договора и оплата. Менеджеры по набору учащихся экономят время на оповещения, а родители спокойны о порядке зачисления детей.
-
«Личный кабинет» сокращает время на зачисление учеников и позволяет анализировать результаты приемной кампании в целом. Например, сформировать отчет о количестве учеников, которые находятся на разных этапах зачисления.
Фатыхов Марсель , IT-специалист АНОО «Международная школа Казани»: «Благодарим специалистов „1С-Рарус“, участвовавших в создании „Личного кабинета“. Программа позволила снизить нагрузку на сотрудников, занимающихся приемом новых учеников, а также частично перевести архив в электронный формат».
