ERSO был создан в конце 2020 года на базе активов АО «Электрозавод» по решению Группы АФК «Система». В составе холдинга конструкторское бюро, сервисные, испытательные центры, передовые лаборатории и несколько производственных площадок.
Электротехнический холдинг ERSO — ведущее международное предприятие в сфере энергетики, ориентированное на комплексное оснащение и реализацию проектов нового строительства, реконструкцию и модернизацию объектов энергетики.
Для перевода процессов внутреннего документооборота в цифровой вид руководством АО «ХОЛДИНГ ЭРСО» (до октября 2022 г. АО «ЭЛЕКТРОЗАВОД») было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
В качестве компании — интегратора был выбран «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8», имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
Раннее в АО «ЭЛЕКТРОЗАВОД» документооборот велся в бумажном виде. Основная проблема — это недостаточно быстрое согласование договоров и заявок, что обуславливалось производственными мощностями, которые находятся в разных городах.
Эксперты «1С-Рарус» рекомендовали использовать программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» в качестве основы для построения электронного документооборота. Программа позволяет реализовать все обозначенные проблемы.
В ходе проекта выделено два этапа:
Первый этап включал в себя: Учет, хранение договорных документов, заявок на оплату.
1.Проектирование — Обследование и составление проектной документации. Проведены интервью и обследования, уточнены функциональные требования. Разработан и согласован документ «Спецификация требований».
2.Настройка функционала СЭД, проведение приемо-сдаточных испытаний.
-
Развертывание конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»;
-
Выполнена настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований»;
-
Настроены интеграции со смежными системами в соответствии с документом «Спецификация требований»;
-
Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ);
3. Пользовательская документация. Подготовлены инструкции для работы пользователей с настроенным функционалом СЭД по ролям пользователей (5 ролей).
4. Демонстрация правильной технологии работы с ПП
-
Разработана программа обучения;
-
Проведено обучение пользователей системы;
-
Подготовлен протокол обучения.
5.Выполнена подготовка системы к вводу в опытную эксплуатацию. Произведена настройка параметров системы, введены необходимые НСИ.
6.Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе ОПЭ системы, осуществляется ведение журнала обращений;
Второй этап: Входящая и исходящая документация, ОРД (организационно-распорядительная документация), Информационно-справочные документы, Доверенности.
1.Проектирование -Обследование информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в части входящей, исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации и составление проектной документации.
-
Проведено обследование;
-
Уточнены функциональные требования;
-
Разработан и согласован документа «Спецификация требований».
2. Выполнена настройка функционала СЭД, проведены приемо-сдаточных испытания
- Настройка функциональности системы в соответствии с документом «Спецификация требований».
-
Проведены совместно с Заказчиком приемо-сдаточные испытания (ПСИ).
-
Подготовлен и подписан протокола ПСИ.
3. Демонстрация правильной технологии работы с ПП. Разработана программа обучения, проведено обучение пользователей, подготовлен протокол обучения пользователей.
4. Подготовка системы на базе ПП к вводу в опытную эксплуатацию. Выполнена настройка параметров системы, осуществлен перенос настроек в рабочую базу, подготовлен и подписан протокол готовности информационной системы к опытной эксплуатации.
5. Опытная эксплуатация. Оказаны консультационные услуги в ходе опытной эксплуатации системы, осуществляется ведение журнала обращений, подготовлен и подписан протокола готовности к промышленной эксплуатации.
В настоящее время выполняется сопровождение и развитие учетной системы.
Внедрение новой информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило автоматизированы такие задачи, как:
-
Учет и хранение документов;
-
Ведение номенклатуры дел;
-
Учет и контроль исполнения поручений;
-
Учет договоров.
Автоматизировано 200 рабочих мест.
Использование программного продукта 1С Документооборот КОРП обеспечило единую базу данных хранения и учета документов, оптимизирован процесс согласования договоров и заявок, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.
