В результате внедрения «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» ООО «МГС-Терминал» получило единую информационную систему для централизованного учета автотранспорта и специализированной техники. Автоматизированы процессы учета эксплуатации техники, расхода ГСМ, технического обслуживания и ремонтов, а также организован обмен данными с «1С:Бухгалтерия».
«МГС-Терминал» расположен в морском порту «Большой порт Санкт-Петербург» и специализируется на обработке и перегрузке рефрижераторных грузов, требующих особых условий транспортировки и хранения. Среди клиентов терминала — грузовладельцы, логистические компании, экспедиторы и другие участники грузовых перевозок. Для погрузочно-разгрузочных операций, обслуживания складского комплекса и перемещения грузов по территории терминала задействовано 30 единиц автотранспорта, погрузчиков и специализированной техники.
До начала проекта
В компании отсутствовала единая система управления работой автопарка: данные о выработке техники, расходе ГСМ, техническом обслуживании и ремонтах хранились в разных источниках. Сотрудникам приходилось вручную обновлять и сверять информацию в разных электронных таблицах, что усложняло контроль эксплуатации техники и подготовку отчетности. На формирование сводного отчета требовалось около двух часов в день.
Чтобы повысить прозрачность транспортного учета и сократить количество ручных операций, было принято решение внедрить программный продукт «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ». Для реализации проекта руководство «МГС-Терминал» обратилось к специалистам «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге.
Задачи проекта
Основные задачи проекта:
- объединить данные по автотранспорту и специализированной технике в единой информационной системе;
- перенести необходимые нормативно-справочные данные из «1С:Бухгалтерия»;
- адаптировать систему под особенности эксплуатации техники «МГС-Терминал»;
- автоматизировать учет выработки техники;
- организовать учет приобретения и расхода ГСМ;
- автоматизировать учет ремонтов и технического обслуживания;
- обеспечить учет материалов и запасных частей;
- настроить обмен данными между «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия»;
- обеспечить пользователям возможность работать в новой системе без остановки текущей деятельности.
Этапы реализации проекта
- Обследование и определение требований. Специалисты «1С-Рарус» изучили процессы транспортного учета в ООО «МГС-Терминал» и совместно с сотрудниками компании определили основные требования к системе.
- Настройка информационной системы. На основании результатов обследования настроили информационную базу «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» с учетом особенностей эксплуатации техники на предприятии.
- Перенос данных. Из «1С:Бухгалтерия» были перенесены необходимые нормативно-справочные данные: модели транспортных средств, номенклатура, контрагенты, организации, склады и физические лица. Для начала работы также были введены начальные остатки материалов и запасных частей на складах на дату переноса на основании данных из файла выгрузки оборотно-сальдовой ведомости.
- Автоматизация транспортного учета. В системе автоматизировали основные процессы транспортного учета: регистрацию выработки техники, учет расхода ГСМ, проведение ремонтов и технического обслуживания, а также операции с материалами и запасными частями.
- Интеграция с «1С:Бухгалтерия». Между «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия» настроили обмен данными. Это позволило сократить количество ручных операций по переносу и сверке информации между системами.
- Подготовка к запуску. Перед запуском проверили работоспособность системы на рабочих местах, настроили права доступа и провели обучение сотрудников.
- Опытно-промышленная эксплуатация. На этом этапе производилось консультирование пользователей и оперативное решение возникающих вопросов и задач.
Результаты проекта
В результате проекта ООО «МГС-Терминал» получило единую систему транспортного учета, которая позволяет не только централизованно хранить данные, но и использовать их для оперативного управления автотранспортом и специализированной техникой.
Было:
- сведения о выработке, ГСМ, ремонтах, ТО, материалах и запчастях находились в разных источниках;
- сводный отчет по эксплуатации техники готовился около двух часов;
- данные между транспортным и бухгалтерским учетом переносились и сверялись вручную;
- для получения информации по ГСМ требовалось собирать и сопоставлять данные;
- сведения о ремонтах и ТО приходилось искать в отдельных таблицах.
Стало:
- информация по ремонтам, техническому обслуживанию, материалам и запасным частям хранится в единой системе и доступна сотрудникам в актуальном виде;
- информация о расходе ГСМ мгновенно доступна в системе, что позволяет быстрее выявлять отклонения от установленных норм;
- актуальные данные об эксплуатации техники помогают планировать техническое обслуживание и ремонты и снижать риск простоев при погрузочно-разгрузочных и складских операциях;
- время подготовки сводного отчета сократилось с 2 часов до 20 минут;
- устранены расхождения между системой оперативного и регламентированного учета.
«Переход на автоматизированную систему управления работой нашего автопарка упростил контроль загрузки и техобслуживания техники. Появилась возможность оперативно отслеживать расход топлива, горюче-смазочных материалов, упорядочить контроль за неснижаемыми остатками запасных частей и материалов, необходимых для ремонта техники, их учет, выдачу и списание. Внедрение новой системы прошло без остановки нашей текущей деятельности. Специалисты „1С-Рарус“ продолжают консультировать пользователей и сопровождать систему».
