Печать на бланках

Организация мероприятий и работа с однотипными макетами документов нередко связаны с трудоемким процессом создания печатных форм, имеющих одинаковое оформление, но содержащих разный набор данных. Подготовка таких материалов отнимает время и ресурсы. С целью оптимизации этого процесса разработчики «1С-Рарус» создали простой инструмент «Печать на бланках», который упрощает работу с документами, требующими группового заполнения по единому шаблону.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Предназначение инструмента

Конструктор печати предназначен для автоматической подстановки данных из таблицы в заранее подготовленные шаблоны с последующей возможностью печати или сохранения готовых результатов. Инструмент будет полезен для административного персонала, менеджеров по продажам, HR-специалистов, маркетологов, организаторов событий и всех, кто регулярно создает:

• Именные сертификаты, дипломы, грамоты.
• Бейджи, пропуски и приглашения.
• Стандартные письма или уведомления.
• Простые договоры или квитанции и любые другие бланки, требующие персонализации.

Пакетная печать позволяет не только экономить время и ресурсы, но и повысить точность заполнения, исключая ошибки и обеспечивая единообразный вид всех исходящих документов.

Инструмент распространяется в виде внешней обработки (epf-файл) для платформы «1С:Предприятие 8.3». Рекомендуется использовать с версией платформы 8.3.24 и выше. Поддерживает работу в режиме тонкого, толстого и веб-клиента.

Основные возможности

Интерфейс инструмента интуитивно понятен и знаком пользователям 1С благодаря сходству с привычной работой в табличных документах 1С и офисном редакторе.

При запуске обработки отображается пример создания шаблона бланка, на основе которого можно создать свой. Достаточно один раз создать шаблон, в котором размещается постоянный текст и поля подстановки с фиксированными именами вида #Столбец1, #Столбец2 и т. д., и система автоматически будет заполнять его данными из вашей таблицы.

Инструмент состоит из трех основных страниц, последовательно отражающих рабочий процесс:

• Бланк — для создания и редактирования шаблона.
• Данные — для ввода или загрузки таблицы с информацией для печати.
• Результат — для предварительного просмотра или правки сформированного документа перед печатью или сохранением.

Создание шаблона

На странице «Бланк» отображается табличный документ — область для проектирования шаблона будущего бланка. Здесь можно создать новый шаблон или загрузить уже готовый при наличии. Для создания шаблона необходимо определить места для подстановки данных, указав в них имена полей в формате #СтолбецN. Имя поля должно начинаться с символа «#» (решетка) и соответствовать порядковому номеру столбца в таблице данных (начиная с 1). Инструмент ищет в шаблоне именно эти имена для автоматической подстановки данных.

Для оформления шаблона используются стандартные инструменты, с помощью которых можно изменять шрифт, расположение элементов, цвет фона, границ и текста, объединять ячейки, а также загружать картинки и фигуры.

Шаблоны можно сохранять в форматах: *.xls, *.xlsx, *.pdf, *.mxl, *.txt. Для загрузки доступны шаблоны из файлов форматов: *.xls и *.xlsx., *.mxl.

Нажатие кнопки «Сформировать» запускает процесс объединения шаблона и данных со страниц «Бланк» и «Данные». После завершения процесса открывается страница «Результат» для просмотра итогового варианта бланка.

Заполнение данных

На странице «Данные» отображается область ввода табличных данных, которые будут печататься на бланках. Таблица заполняется построчно: первый столбец соответствует полю #Столбец1 (указанный в шаблоне), второй — #Столбец2 и т. д. Каждая строка представляет один заполненный бланк. Столбцы не имеют заголовков-идентификаторов.

На панели инструментов доступны элементы для сохранения и загрузки шаблонов.

Форматирование ячеек (шрифт, цвет, размер и прочее) не учитывается. Оформление задается на этапе создания шаблона.

При нажатии на кнопку «Сформировать» выводится таблица результата, как и на странице создания шаблона.

Результат

На странице «Результат» можно предварительно посмотреть, распечатать и сохранить итоговый документ.

Предусмотрена функция разделения копий бланков на отдельные страницы. По умолчанию эта опция активна: при формировании документа каждая новая копия бланка будет начинаться с новой страницы и печататься на отдельном листе. Если опция отключена, все копии будут напечатаны на одном листе, который затем потребуется разрезать.

Панель инструментов содержит элементы для предварительного просмотра и печати документов, а также позволяет внести финальные изменения в оформление перед отправкой на печать. Нажатием кнопки «Печать» документ отправляется непосредственно на принтер, а кнопкой «Сохранить» — сохраняется в файл выбранного формата: *.xls, *.xlsx, *.pdf, *.mxl, *.txt.

Условия использования инструментов «1С‑Рарус»

Команда разработки «1С‑Рарус» приглашает к обсуждению инструментов и пожеланий к их развитию на форум «1С‑Рарус». Все желающие могут принять участие в развитии и сопровождении инструментов: github.com/rarus/dataeditor/blob/main/CONTRIBUTING.md.

Следите за публикацией новых инструментов.