Управление взаиморасчетами
Сведения о поставщиках и прочих контрагентах
Контрагенты.
Контрагент — это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица, с которыми пересекается деятельность компании, а также сотрудники компании (подотчетные лица).
В ТКПТ 8
информация о поставщиках хранится в справочнике «Контрагенты».
Это многоуровневый справочник, содержащий перечень всех контрагентов компании.
Для целей управления взаиморасчетами с поставщиками можно остановиться на основных реквизитах контрагентов, договоров, банковских счетов.
В карточке контрагента важными являются следующие данные:
-
Вид контрагента. Реквизит является обязательным. Выбирается из списка значений: «Покупатель», «Поставщик», «Подотчетное лицо», «Филиал», «Собственник», «Прочее».
- ИНН, КПП, Код по ОКПО, Код ИМНС, Освобожден от НДС. Регистрационная информация, необходимая для выписки или занесения первичной документации. Реквизиты являются обязательными.
Договора взаиморасчетов.
Для каждого контрагента в информационную систему может быть введено произвольное количество договоров взаиморасчетов. Удобство в ведении договоров состоит в том, что по каждому договору в дальнейшем, можно увидеть итоги по взаиморасчетам.
Для анализа состояния взаиморасчетов с поставщиками в справочнике «Договора взаиморасчетов» (вкладка «Счета и договоры» в карточке контрагента) необходимо заполнить следующие поля:
- Вид договора. Реквизит является обязательным для заполнения. Ссылается на перечисление Виды договоров. Вид договора с контрагентом. Может принимать следующие значения: «Поставка», «Продажа», «Комиссия», «Ответственное хранение», «Прочее».
- Срок оплаты задолженности. Срок оплаты задолженности (в днях). При этом необходимо указать способ ведения расчетов: банковских или календарных днях (данное условие оговорено в подписанном договоре). От значения данного реквизита зависит формирование графика платежей.
- Автоматическое закрытие сделок. Если флажок установлен, то при вводе документов оплат по умолчанию будет установлен флаг, по которому при проведении документа сначала будут оплачены все незакрытые сделки.
- Способ закрытия сделок. Алгоритм, определяющий, каким способом будут распределяться оплаты за поставленный товар. Под сделкой понимается документ возникновения «отношений». Для поставщиков это документ «Поступление товаров». В информационной системе предполагается два способа закрытия сделок: «По расчетным документам» и «По счетам и заказам». Рекомендуется выбрать первый вариант, если организация работает по факту поставки. От значения данного реквизита зависит формирование графика платежей.
- Организация. Реквизит является обязательным для заполнения. Ссылается на справочник «Организации». Организация компании, от которой ведется договор с контрагентом.
- Срок оплаты зависит от срока годности товаров. Указывается в случае предоставлении поставщиком отсрочки платежа в зависимости от срока годности товаров (подробно данный функционал рассматривается в отдельной теме).
Банковские счета.
В виду того, что данные о контрагентах и их реквизиты выгружаются в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» (в том числе и для последующего проведения документов оплат задолженности перед поставщиками), следует очень внимательно относиться к вводу информации о расчетных счетах поставщиков.
Информация о банковских счетах вводится на вкладке «Счета и договоры» в карточке контрагента. Следует обратить внимание на заполнение следующих реквизитов:
- Номер счета. Реквизит является уникальным и обязательным для заполнения. Номер расчетного счета контрагента.
- Банк. Реквизит является обязательным для заполнения. Ссылается на справочник «Банки». Банк, в котором открыт счет. Если банк отсутствует в классификаторе банков, необходимо указать реквизиты банка.
- Валюта денежных средств. Реквизит является обязательным для заполнения. Ссылается на справочник «Валюты». Валюта, в которой хранятся денежные средства.
- Наименование. Наименование счета, как оно будет отображаться в справочнике. Формируется автоматически.
Типы платежных карт.
Для каждого учета видов оплат и связанных с ними взаиморасчетов и движений денежных средств, в программе имеется справочник «Типы платежных карт».
Данные виды оплат используются в документе «Закрытие кассовой смены».
При необходимости вести взаиморасчеты и движения денежных средств (например, создавать Приходный кассовый ордер по Закрытию смены на сумму наличной выручки) в виде оплаты на закладке «Взаиморасчеты» необходимо указать контрагента и договор взаиморасчетов для каждого подразделения.
Общий принцип формирования данных о взаиморасчетах
Сведения о задолженности компании перед контрагентами, также задолженности контрагентов перед компанией хранятся в специальном остаточном регистре накопления — Взаиморасчеты компании. Данные в регистр записываются при проведении документов в зависимости от вида документа, хозяйственной операции и ряда других условий. Просмотреть данные можно с помощью функции «Перейти», доступной в форме интересующего пользователя документа или форме списка документов этого вида.
Расходные движения в регистре означают или начисление кредиторской задолженности по сделке (если документ-регистратор и является сделкой), или погашение дебиторской задолженности (если документ-регистратор является документом оплаты от покупателя), или зачет предоплаты (если ранее в регистре была зафиксирована предоплата поставщику).
Приходные движения в регистре означают начисление дебиторской задолженности (если документ-регистратор и является сделкой), или погашение кредиторской задолженности (если документ-регистратор является документом оплаты поставщику), или зачет предоплаты (если ранее в регистре была зафиксирована предоплата от покупателя).
Утверждение графика платежей
Для оперативного управления кредиторской задолженностью в системе предусмотрен ряд специализированных инструментов, главным из которых является обработка «Утверждение графика платежей поставщикам». Вызывается из меню «Отчеты» — «Финансовые».
Обработка предназначена для получения информации о предстоящих платежах и формирования платежных поручений после проведения анализа задолженности.
После установки периода формирования графика, а также основных и дополнительных настроек и фильтров следует нажать кнопку «Сформировать».
Механизм выборки данных:
Сначала система получает из регистра «Взаиморасчеты компании» список сделок, по которым существует задолженность (остаток задолженности не равен нулю) компании перед контрагентом (кредиторская) или контрагента перед компанией (дебиторская). Важно учитывать, что утвердить к оплате можно только сделку с кредиторской задолженностью.
Потом система формирует основную таблицу сделок, получая данные об остатке задолженности из таблицы остатков регистра «Взаиморасчеты компании». Данная таблица соединяется с таблицей оборотов регистра «Взаиморасчеты компании» для получения информации о первоначальной сумме задолженности по сделкам. Далее по каждой сделке получается:
- Сумма заявленных оплат — данные выбираются из таблицы проведенных платежных поручений, документ основание которых или сделка из табличной части сделок входит в первоначальный список сделок.
- Сумма проведенных оплат — данные выбираются из таблицы оборотов регистра «Взаиморасчеты компании», где регистратором движения по сделке является документ «Платежное поручение», основание которого или сделка из табличной части сделок входит в первоначальный список сделок.
- Сведения об утвержденных датах оплаты — данные по каждой сделке выбираются из регистра сведений «Даты оплат документов».
- Счет-фактура, введенный на основании, из таблицы проведенных счетов-фактур.
Результирующая таблица группируется по полям «Контрагент/Договор взаиморасчетов/Сделка/Дата оплаты».
После этого по каждой сделке, по которой нет записи об установленной ранее дате оплаты и существует кредиторская задолженность, пересчитывается дата оплаты: с учетом количества дней отсрочки платежа в зависимости от варианта расчета дней — календарных или банковских.
Если дата оплаты меньше даты формирования графика, то сделка попадает в раздел «ПРОСРОЧЕНО». Если дата оплаты больше даты окончания графика или задолженность является дебиторской, то сделка попадает в раздел «ОТЛОЖЕНО».
Если на закладке «Дополнительные настройки/фильтры» установлен параметр «Вывести все даты оплат (включая просроченные и отложенные)», то колонки «ПРОСРОЧЕНО» и «ОТЛОЖЕНО» (за исключением дебиторских сделок) не формируются, а по всем сделкам этих разделов также выводится непосредственная дата оплаты.
При этом все сделки с дебиторской задолженностью остаются в разделе «ОТЛОЖЕНО».
Основная детализация отчета:
- Контрагент — Контрагент, документы поступления которого анализируются. (Тип значения — справочник «Контрагенты»). Может использоваться в качестве фильтра.
- Договор взаиморасчетов — договор, который указан в документах поступления. (Тип значения — справочник «Договоры взаиморасчетов»). Может использоваться в качестве фильтра.
- Вид задолженности — все сделки дополнительно разделяются на две группы — Сделки для оплаты и Прочие сделки. (Тип значения — Строка). Утвердить оплату можно только для сделок группы «Сделки для оплаты».
- Сделка — Документ поступления. (Тип значения — документ «Поступление товаров»). Может использоваться в качестве фильтра.
Основные показатели отчета:
- Остаток задолженности — полный остаток задолженности.
- К оплате — сумма, которая утверждается к оплате в процессе редактирования.
- Остаток задолженности после оплаты и зачета требований — сумма задолженности, которая останется по сделке/договору/контрагенту после утверждения оплаты.
Дополнительные показатели отчета:
- Всего задолженность по документу — первоначальная сумма задолженности.
- Ранее заявлено к оплате — Сумма заявленных оплат (см. механизм выборки данных).
- Оплачено — Сумма проведенных оплат (см. механизм выборки данных).
- Взаимозачеты и прочие корректировки задолженности — рассчитывается по формуле «Всего задолженность по документу» — «Оплачено» — «Остаток задолженности».
- Ранее заявлено к оплате, но на текущий момент не оплачено — рассчитывается по формуле «Всего задолженность по документу» — «Ранее заявлено к оплате» — «Оплачено».
Все показатели результирующей таблицы-отчета являются числовыми. Также в отчете содержатся дополнительные показатели по сделке, расчет которых в текущей версии не производится, а показатели оставлены для совместимости и возможно, будут использоваться в последующих версиях.
- Вид контрагента — отбор по полю «Контрагент. ВидКонтрагента». (Тип значения — перечисление Виды контрагентов). По-умолчанию устанавливается значение «Поставщик».
- Организация сделки — организация, указанная в документе поступления. (Тип значения — справочник «Организации»).
- Подразделение сделки — подразделение компании, указанное в документе поступления. (Тип значения — справочник «Подразделения компании»).
- Исключить сделки без комплекта документов — при установке данного параметра в отчет не попадут сделки, по которым нет записей в регистре «Даты оплат документов». (Тип значения — «Булево»). Данный фильтр может быть актуален, если, например, на предприятии существует регламент обязательной ручной установки дат оплаты по всем поступлениям.
- Исключить отложенные — при установке данного параметра в отчет не попадут сделки, дата оплаты которых больше даты окончания периода отчета. (Тип значения — «Булево»).
В результате будет сформирован табличный документ, в котором можно утвердить суммы к оплате по всем или выбранным сделкам и на основании этих данных создать платежные поручения. Для получения/скрытия дополнительной информации по какой-либо сделке, можно использовать вертикальные и горизонтальные группировки. Например, можно свернуть данные о каком-либо поставщике, скрыть информацию о сопроводительных документах, но развернуть дополнительные колонки о суммах задолженности:
В результате можно провести более детальный анализ задолженности по интересующим сделкам/договорам/контрагентам.
Для утверждения какой-либо суммы к оплате можно воспользоваться:
-
Hучным указанием суммы в графе «К оплате».
Таким способом можно, например, утвердить к оплате часть суммы.
-
Можно закрыть всю сумму к оплате — для этого нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке колонки «Остаток задолженности после оплаты и зачета требований». В появившемся подменю выбрать пункт «Полностью к оплате».
В результате вся доступная сумма будет установлена в колонку «К оплате».
-
Утверждением к оплате сразу нескольких сделок по контрагенту, договору или в целом по дате оплаты.
В результате все сделки, по выбранному контрагенту или договору будут утверждены к оплате для соответствующей даты оплаты:
Итоговую сумму, утвержденную к оплате по всем датам платежей можно посмотреть в разделе «Итого». Для этого удобно пользоваться группировками: например, свернуть все группировки 1 уровня и развернуть последнюю.
Если дату оплаты по какой-либо сделке необходимо перенести, то можно воспользоваться дополнительной функцией, которая вызывается при двойном щелчке левой кнопкой мыши по соответствующей сделке.
Откроется специализированная функция установки дат оплаты.
После установки новой даты оплаты следует нажать кнопку «ОК». Система произведет запись данных в регистр сведений Даты оплат документов.
Следует учитывать, что после изменения хотя бы одной даты оплаты график платежей придется формировать заново, т. к. эта сделка/сделки не исключается автоматически из предыдущей колонки. Поэтому рекомендуется в начале работы перенести даты оплаты по сделкам, переформировать график и только после этого приступить к утверждению оплат.
После повторного формирования дата платежа по сделке будет перемещена в соответствующую колонку.
Также в системе предусмотрена возможность распределения задолженности по нескольким датам оплаты. Суммы оплат можно распределить вручную:
Такие сделки в графике платежей будут распределены по нескольким датам оплаты:
Если по сделке даты оплаты предварительно не установлены, то в обработке установки дат оплаты предусмотрена дополнительная функция — «Пересчитать даты оплаты».
Функция автоматически рассчитает дату оплаты по сделке.
Если дата предоставления полного комплекта документов отличается от даты сделки (это допустимо, если документы пришли позже), то дату оплаты система рассчитает от значения указанного в поле «Дата предоставления документов». А при смене этой даты система производит автоматический пересчет дат оплаты.
Если у договора поставки установлен параметр «Срок оплаты зависит от срока годности товаров», то при расчете отсрочки платежа система анализирует товарный состав документа поступления и по каждому товару определяет срок годности и сумма из документа поставки. Потом формируется итоговая таблица, в которой сроки годности группируются по следующим категориям:
- Товары, у которых срок годности меньше 10 дней и класс типа номенклатуры равен «Продовольственные товары», и не заполнен реквизит «Код ГАК» относятся к категории «Меньше 10 дней». Для таких товаров отсрочка платежа составляет 10 банковских дней.
- Товары, у которых срок годности больше или равен 10 дней и меньше или равен 30 дней, и класс типа номенклатуры равен «Продовольственные товары», и не заполнен реквизит «Код ГАК» относятся к категории «От 10 до 30 дней (включительно)». Для таких товаров отсрочка платежа составляет 30 календарных дней.
- Товары, у которых срок годности больше 30 дней и класс типа номенклатуры равен «Продовольственные товары» или заполнен реквизит «Код ГАК» и наименование страны происхождения — «Россия» относятся к категории «Больше 30 дней или алкогольная продукция». Для таких товаров отсрочка платежа составляет 45 календарных дней.
- Все остальные товары относятся к категории «Прочие». Для таких товаров отсрочка платежа берется из договора поставки.
Форму установки дат оплаты можно также открыть из формы документа или списка в поступлении товаров или поступлении доп. расходов.
Дополнительно доступ к данной функции регулируется правом пользователя «Разрешить доступ к обработке установки дат оплаты документов поставки».
После того, как все сроки оплаты уточнены и утверждены суммы пользователь может автоматически создать платежные поручения. Для этого следует воспользоваться функцией «Создать платежные поручения» в подменю «Операции с таблицей» на командной панели обработки.
Система предложит выбрать режим формирования платежных поручений. Следует выбрать нужный режим (описание режимов приведено далее) и нажать кнопку «ОК».
- С группировкой по договору текущей датой — на каждый договор будет создано 1 платежное поручение, в котором табличная часть будет заполнена всеми сделками этого договора, утвержденными к оплате. Все платежные поручения будут созданы текущей датой, вне зависимости от рассчитанной даты оплаты.
- С группировкой по договору отдельно по каждой дате оплаты — на каждый договор будет создано 1 платежное поручение, в котором табличная часть будет заполнена всеми сделками этого договора, утвержденными к оплате. Все платежные поручения будут созданы той рассчитанной датой оплаты, которая указана в табличном поле отчета. Просроченные сделки создаются на текущую дату временем 11:59, отложенные — на дату окончания периода отчета временем 12:01.
- С группировкой по сделке текущей датой — на каждую утвержденную сделку будет создано 1 платежное поручение, в котором она будет указана в качестве документа основания. Все платежные поручения будут созданы текущей датой, вне зависимости от рассчитанной даты оплаты.
- С группировкой по сделке отдельно по каждой дате оплаты — на каждую утвержденную сделку будет создано 1 платежное поручение, в котором она будет указана в качестве документа основания. Все платежные поручения будут созданы той рассчитанной датой оплаты, которая указана в табличном поле отчета. Просроченные сделки создаются на текущую дату временем 11:59, отложенные — на дату окончания периода отчета временем 12:01.
В результате система создаст необходимое количество платежных поручений с соответствующей выбору пользователя датой и операцией «Заявка на расход денежных». Счет контрагента и организации подставляется в соответствии со значениями реквизитов «Основной расчетный счет» в этих справочниках.
Просмотреть документы можно в форме списка «Платежное поручение».
Документы, как правило, уже полностью заполнены, и дополнительное редактирование не требуется.
После того, как созданы заявки на расход денежных средств, в графике платежей соответствующие сделки будут по умолчанию исключены из возможных оплат. Не смотря на то, что задолженность по сделке все еще не закрыта, сумма итоговой задолженности, доступная к оплате, будет уменьшена на сумму заявки:
Рекомендованные статьи о ПП ТКПТ 8:
