12 июля 2023

Нужно ли уведомлять работодателя об изменении личных данных?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

У сотрудника изменились паспортные данные. Нужно ли ему сообщить об этом работодателю? Может ли организация привлечь его к ответственности за непредставление данных в отдел кадров организации? — разберемся в выпуске.

Должен ли сотрудник уведомлять об изменении паспортных данных?

В соответствии с частью 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель может требовать от сотрудника предоставления паспортных данных только при трудоустройстве.

Обратите внимание: сотрудник имеет право не представлять повторно паспортные данные, даже если они изменились.

Нужно ли уведомлять работодателя об изменении персональных данных?

Аналогичное правило используется и при изменении персональных данных.

К ним относятся:

ФИО сотрудника,
адрес сотрудника,
иная личная информация.

Так, законодательство РФ не содержит положений, обязывающих сотрудника организации сообщать в кадровый отдел изменившиеся персональные данные.

Обратите внимание: работодатель может получать персональные данные только от самого обладателя персональных данных. Информация, полученная от третьих лиц, не может быть использована в личном деле сотрудника без его письменного согласия.

Может ли работодатель обязать сотрудника сообщать об изменении личных данных?

Статья 87 ТК РФ предусматривает, что работодателю необходимо утвердить порядок взаимодействия с персональными данными сотрудника — их хранения и использования. Так, работодатель может прописать обязанность сотрудника уведомлять работодателя в определенный срок об изменении каких‑либо личных данных. Такое действие не будет считаться нарушением законодательства РФ.

Обратите внимание: мы рекомендуем отразить эту информацию в локальных нормативных актах организации и трудовых договорах.

Можно ли привлечь сотрудника к ответственности за непредставление сведений об изменении личных данных?

Да, только если требования прописаны в локальных нормативных актах или в трудовом договоре. Тогда такое действие сотрудника считается дисциплинарным проступком, поскольку сотрудник нарушил трудовые обязанности. Следовательно, на работника может быть наложена дисциплинарная ответственность.

Налагается ли ответственность на работодателя за хранение недостоверных сведений о работниках?

Да, если работодатель представляет недостоверные сведения о сотрудниках, то на него может быть наложена ответственность в виде штрафа:

За представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения — в размере 500 рублей за каждый документ.
За представление неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах — в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Обратите внимание: чтобы избежать нарушений, мы рекомендуем работодателям обезопасить себя и в локальных нормативных актах организации или трудовых договорах указать обязанность сотрудников предоставлять изменившиеся личные данные.

Резюмируя

В соответствии с Трудовым законодательством РФ, сотрудники не обязаны уведомлять работодателя об изменении паспортных или персональных данных.
На работодателя, предоставляющего недостоверные данные о сотрудниках, может быть наложена ответственность в виде штрафа.
Работодатель может указать в локальном нормативном акте или в трудовом договоре обязанность сотрудника представлять информацию об изменившихся сведениях. В случае нарушения постановления, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно: