Можно ли выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки?

Статья будет полезна сотрудникам отдела кадров, бухгалтерам и топ‑менеджерам.

Оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя, пока сотрудник состоит в этой организации. Тем не менее, в некоторых случаях сотрудник может забрать себе на определенный срок оригинал документа. В новом выпуске разберемся, что это за случай, какие есть условия выдачи бумажной трудовой книжки на руки и какая ответственность может наступить за невозврат документа.

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель должен выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Условия для выдачи оригинала документа

• Ведение бумажной трудовой книжки.
• Возврат сотрудником трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня ее получения в СФР.

Может ли быть наложена ответственность за нарушение сроков возврата книжки?

В трудовом законодательстве нет положений, разрешающих работодателям накладывать ответственность на сотрудника, не вернувшего вовремя бумажную трудовую книжку.

Дисциплинарная ответственность также не может быть наложена на сотрудника, так как в части 2 статьи 21 ТК РФ о трудовых обязанностях сотрудника нет упоминания о необходимости возврата в срок бумажной трудовой книжки.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Обязательство хранения трудовых книжек сотрудников лежит на работодателе. Соответственно, если будут выявлены нарушения в хранении документов, ответственность будет нести организация.

Обратите внимание: в данном случае организация не должна будет нести ответственность за утерю документа, так как бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на основании официального документа — заявления для оформления пенсии.

Рекомендации

• Чтобы обезопасить себя от ответственности, мы рекомендуем работодателям письменно фиксировать просьбу сотрудника выдать на определенный срок оригинал документа.
• Если бумажная трудовая книжка не была возвращена сотрудником в срок, работодателю рекомендуется запросить у сотрудника письменное объяснение причин такого действия.
• Работодатель может позвонить в территориальный орган СФР и узнать, вернули ли сотруднику трудовую книжку после оформления пенсии.
• Имея на руках объяснительную сотрудника и ответ из СФР, работодатель сможет избежать административной ответственности за нарушение правил хранения трудовых книжек.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник не вернул бумажную трудовую книжку, потому что она была потеряна, организация должна оформить дубликат. Оформлением нужно заниматься только после получения от сотрудника соответствующего заявления.

Обратите внимание: сроки изготовления дубликата бумажной трудовой книжки — в течение 15 рабочих дней со дня его подачи.

Резюмируя

• Сотрудник может запросить у работодателя выдачу бумажной трудовой книжки.
• Работодателю рекомендуется получать от сотрудников письменное заявление с просьбой выдать оригинал документа.
• Сотрудник должен вернуть оригинал трудовой книжки в течение 3 дней после получения ее из СФР.
• Если сотрудник не вернул трудовую книжку вовремя, работодателю рекомендуется запросить у сотрудника объяснительную.
• Привлекать работника к ответственности за несвоевременный возврат трудовой книжки нельзя.
• Если бумажная трудовая книжка была утеряна сотрудником, организация должна оформить ее дубликат.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Создаем систему учета и хранения трудовых книжек, как в самых волшебных библиотеках
• Что это у вас в трудовой книжке — валентинка? Разбираемся с созданием вкладыша
• Как изменить фамилию в бумажной трудовой книжке?
• Правила внесения изменений в бумажную трудовую книжку сотрудника
• Ведение трудовой книжки работника на испытательном сроке
• Внесение в трудовую книжку пропущенных по ошибке записей
• Работа с 1С:ЗУП: Настройка стажей работы, надбавок и трудовых книжек