Отражение бухгалтерского учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Автор

Статья будет полезна бухгалтерам и специалистам кадровых служб.

Как правильно отразить зарплату в бухгалтерском учете с помощью 1С:ЗУП? Этот вопрос регулярно возникает у бухгалтеров и кадровиков, ведь ошибки в настройках могут привести к искажению проводок и сложностям при передаче данных в 1С:Бухгалтерию.

Статья поможет разобраться, каким образом зарплата сотрудников переносится из 1С:ЗУП в бухгалтерский учет, как избежать типичных ошибок при настройке и какие инструменты использовать для проверки правильности данных.

Содержание

Зачем нужны способы отражения зарплаты и как они работают
Как выполнить настройку на разных уровнях: организация, подразделение, начисление, сотрудник
Порядок создания способов и их сопоставления с бухгалтерией
Проверка корректности данных и отчеты для анализа

Зачем нужен механизм способов отражения зарплаты в бухучете

В «1С:Зарплата и управление персоналом» используется механизм способов отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Он определяет, каким образом начисленная зарплата сотрудников будет отображена в бухгалтерии и на каких счетах появятся соответствующие суммы.

Настройки можно задавать на нескольких уровнях:

Организация — общие правила для всех сотрудников.
Подразделение или штатная позиция — отдельные правила для конкретного подразделения.
Начисление — применение к определенным видам выплат, например к премиям.
Сотрудник — индивидуальные условия учета для конкретного работника.

Обратите внимание. Приоритет определяется иерархией: если у сотрудника задан свой способ, он применяется в первую очередь. Если у него установлен вариант «по умолчанию», программа обращается к настройкам подразделения. Если и там стоит «по умолчанию» — используются параметры уровня организации.

Настройка в учетной политике

Первый шаг — корректно заполнить учетную политику. В карточке организации на вкладке «Бухучет и выплата зарплаты» задаются счета учета и субконто. Именно они подставляются в документы по умолчанию.

Выбор счета, субконто во вкладке «Бухучет и выплата зарплаты» в учетной политике.
Источник: its.1c.ru.

Обратите внимание. Если учетная политика не заполнена, система не сможет корректно формировать проводки при передаче данных в бухгалтерию.

Измененный способ отражения во вкладке «Отражение зарплаты в бухучете».
Источник: its.1c.ru.

Настройки для подразделений и штатных позиций

Организация может учитывать затраты по-разному, в зависимости от подразделения. Например:

расходы на административный персонал учитываются по счету 26 «Общехозяйственные расходы»;
зарплата менеджеров — по счету 44 «Расходы на продажу».

Для этого используется документ «Изменение штатного расписания», где на вкладке «Дополнительно» указывается нужный счет.

Изменение штатного расписания с выбором счета, субконто.
Источник: its.1c.ru.

Создание способов отражения и сопоставление с бухгалтерией

Все способы фиксируются в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухучете».

В «1С:ЗУП» создается новый способ, например Дт 26, Кт 70.
Затем выполняется синхронизация данных с 1С:Бухгалтерией.
В 1С:Бухгалтерии способ необходимо дополнить:
- указать счет учета;
- выбрать статью затрат;
- при необходимости настроить отражение по НДС.

Карточка способа в «1С:Бухгалтерии» с заполненными параметрами.
Источник: its.1c.ru.

Узнайте больше о 1C:ЗУП от специалиста «1С-Рарус»

Получить консультацию

Настройки на уровне сотрудников и начислений

В кадровых документах можно задать конкретные способы учета для отдельных начислений. Это позволяет учитывать оклад и премию одного и того же сотрудника по разным счетам.

Документ начисления с выбором способа отражения.
Источник: its.1c.ru.

В настройках начисления доступно несколько вариантов:

«по настройкам сотрудника» — используется то, что указано в его карточке;
«как задано для начисления» — способ закрепляется за самим начислением;
«ручной выбор в документе» — перекрывает все предыдущие уровни.

Отражение зарплаты в учете и проверка результатов

Для передачи данных в 1С:Бухгалтерию формируется документ «Отражение зарплаты в бухучете».

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» в 1С:Бухгалтерии.
Источник: its.1c.ru.

После синхронизации документ появляется в 1С:Бухгалтерии. Здесь его нужно проверить и установить галочку «Отражено в учете», чтобы суммы попали в проводки и отразились в оборотно-сальдовой ведомости.

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» в 1С:Бухгалтерии с галочкой «Отражено в учете».
Источник: its.1c.ru.

Обратите внимание. Если ведомости на выплату зарплаты еще не сформированы, в ОСВ может временно отображаться остаток. После закрытия месяца и проведения всех документов остатки будут списаны.

Отчеты для контроля

Для проверки корректности настроек и проводок в 1С:ЗУП доступны специальные отчеты:

«Настройки бухучета» — показывает, какие способы действуют на уровне организации, подразделений, сотрудников и начислений.
«Сведения для отражения зарплаты в бухучете» — отражает, какие суммы будут переданы в 1С:Бухгалтерию.
«Сведения для отражения удержанного НДФЛ» — фиксирует суммы удержанного налога.

Отчет «Сведения для отражения зарплаты в бухучете».
Источник: its.1c.ru.

Резюмируя

Способы отражения в 1С:ЗУП управляют тем, как зарплата отражается в 1С:Бухгалтерии.
Настройки можно задавать на четырех уровнях: организация, подразделение, начисление, сотрудник.
Работа начинается с заполнения учетной политики.
Для сложных структур используются настройки в штатном расписании.
Важно проверить корректность проводок в документе «Отражение зарплаты в бухучете» и через встроенные отчеты.

Хотите разобраться еще подробнее? Смотрите полную запись вебинара по этой теме!