Общий журнал документов и история изменений в «1С:Бухгалтерия 8.3» — полный разбор возможностей

Эта статья будет полезна бухгалтерам, финансовым специалистам, аудиторам, ИТ‑консультантам и пользователям «1С:Бухгалтерии 8.3».

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» бухгалтер работает с десятками документов ежедневно: приход, реализация, списания, платежи, касса, регламентированные операции. Когда документооборот растет, все чаще возникает потребность быстро найти нужный документ, отследить статус его проведения, понять, кто и что изменил.

Именно для этого в программе предусмотрены два ключевых инструмента:

1. общий журнал документов 1С;
2. история изменений документа.

Что такое общий журнал документов в 1С:Бухгалтерии?

Общий журнал документов — это сводный список всех документов информационной базы, доступный в одном окне.

В отличие от отдельных списков (Поступление, Реализация, Платежи и т. д.), здесь отображаются все документы, независимо от вида и подсистемы.

Журнал используется, в основном, для следующих целей:

• Быстрый поиск нужного документа при большом объеме операций.
• Контроль состояний: проведен/не проведен, пометка на удаление, дата создания.
• Массовая обработка документов (проведение, отмена проведения, удаление).
• Быстрый просмотр движений документа без необходимости открывать каждую карточку.
• Фильтрация по организациям, пользователям, видам операций.

В программе «1С:Бухгалтерия» Общий журнал документов находится в разделе «Операции». В нем можно настроить:

• видимость колонок (дата, номер, вид, автор, комментарий, движения);
• отборы по организациям и датам;
• сортировку по сумме, типу и состоянию;
• сохранение собственных настроек формы.

Как настроить журнал документов в 1С:Бухгалтерии?

Для настройки журнала необходимо выполнить несколько действий:

1. Перейти в режим «Конфигуратор».
2. Перейти на вкладку «Данные».
3. В поле «Регистрируемые документы» выбрать документы, которые будут входить в журнал.
4. В поле «Графы» выбрать графы, которые необходимы для журнала регистрации, и указать соответствие.

Как работать с Общим журналом документов — основные сценарии

• Ускоренный поиск документов. Поиск работает мгновенно: достаточно ввести часть номера, сумму или наименование контрагента — журнал покажет все совпадения.
• Массовая перепроводка. Особенно полезно после обновления или смены учетной политики. Выделяем нужные документы, нажимаем «Еще», затем «Провести».
• Анализ ошибок. Если документ не проведен, можно посмотреть регистры и сообщения, не открывая карточку.
• Контроль пользователя. Колонка «Автор» показывает, кто создал документ — удобно для разграничения ответственности.

История изменений документа в «1С:Бухгалтерия 8.3»

Функционал истории изменений (лог изменений) позволяет увидеть, кто, когда и какие поля изменил в документе — вплоть до отдельных реквизитов.

По умолчанию в типовой конфигурации история включена не всегда (зависит от версии). Чтобы это проверить, необходимо:

1. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Настройки системы».
2. Выбрать «История данных».
3. Установить флажок «Использовать историю изменений данных».
4. Дополнительно можно настроить:
   • какие объекты фиксировать,
   • глубину хранения,
   • ограничения по размеру.

Чтобы посмотреть историю документа, нужно:

1. Открыть любой документ.
2. Нажать кнопку «Еще».
3. Выбрать «История изменений».
4. Журнал изменений покажет:
   • дату и время правки;
   • пользователя;
   • событие (создание, изменение, удаление);
   • старое и новое значение;
   • изменение состояния проведения;
   • изменения табличных частей.

Например, «Поле „Сумма“ изменено: было 56 000 → стало 62 500».

Когда история изменений незаменима

История изменений может пригодиться организации, если необходимо:

• Найти ошибку: если суммы «поехали» или документ стал формировать неверные проводки — в истории легко увидеть, кто менял данные.
• Контролировать доступ: помогает понять, кто случайно изменил параметры учета или реквизиты документа.
• Провести внутренний аудит: особенно важно для компаний, которые готовятся к проверке или ведут учет в рамках нескольких организаций.
• Анализировать действия сотрудников: позволяет построить прозрачную ответственность, особенно если документы часто редактируются.

С чем может столкнуться пользователь и как это решает история изменений

Как связаны Общий журнал документов и История изменений

Эти два инструмента отлично работают в связке:

1. В общем журнале быстро находим документ, который вызывает подозрение (например, изменен после закрытия месяца).
2. Открываем историю изменений и видим точную причину.
3. При необходимости — восстанавливаем данные или перепроводим документ.

Настройка журнала и истории: рекомендации экспертного уровня

1. Включите хранение истории только для нужных объектов. Фиксация всей базы создаст гигабайты данных.
2. Настройте автоочистку. Например, хранить историю 365 дней.
3. Ограничьте просмотр истории правами. Доступ должен быть только у главбуха или администратора.
4. Используйте отборы в Общем журнале. Сохраняйте преднастроенные фильтры по организациям, периодам, типам документов.

Резюмируя

1. Общий журнал документов и история изменений — два ключевых инструмента контроля в 1С:Бухгалтерии 8.3.
2. Они помогают:
   • ускорить поиск и обработку документов;
   • контролировать корректность учета;
   • выявлять изменения и ошибки;
   • поддерживать прозрачность и безопасность работы с данными.
3. Эти инструменты особенно полезны компаниям с большим документооборотом и несколькими пользователями.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Аренда помещения в 1С:Бухгалтерия ред. 3.0: полное руководство по учету, оформлению и проводкам
• Пошаговая инструкция по самостоятельному обновлению 1С 8.2 и 8.3 через конфигуратор
• Сторно документа в 1С:Бухгалтерия 8.2 8.3: подробное руководство для бухгалтера