Функциональные возможности

Нормы расхода топлива устанавливаются в справочнике «Модели транспортных средств» (вкладка «Нормы расходы ГСМ»).

В решениях «1С:Управление Автотранспортом Проф», «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», «1C:Модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP» реализована возможность установки нормы расхода топлива индивидуально для каждого автомобиля в справочнике «Транспортные средства и оборудование» (вкладка «Нормы расходы ГСМ»).

Для учета оборотов и остатков ТЖ и масел в программе необходимо выполнить ряд действий:

1. Необходимо включить параметр «Нормативный учет технических жидкостей» по организации (обработка «Установка прав и настроек»).

2. Для элемента в справочнике «Номенклатура ГСМ» необходимо проставить флаг «Вести учет остатков ТЖ»:

3. Установить норму расхода ТЖ для модели ТС или для автомобиля.

В программах УАТ Проф и ТЛЭ КОРП есть возможность настройки произвольных формул расчета ГСМ.

Чтобы установить для автомобиля индивидуальную формулу расчета ГСМ в карточке модели ТС или самого ТС на вкладке «ГСМ» следует включить настройку «Расчет по формуле» и добавить формулу расчета нормы ГСМ.

Формулу расчета ГСМ можно составить самостоятельно, используя нужные нормы, показатели и операторы. Предусмотрен готовый шаблон заполнения формул (удобен, если  нужно внести незначительные изменения формулы).

Норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа («На изменение собственного веса») применяется в тех случаях, когда транспортное средство работает в связке с прицепами. Данная норма умножается на массу прицепа (полуприцепа).

Норма расхода топлива «На транспортную работу» используется, когда нужно учитывать дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом.

Допустим, седельный тягач МАЗ-5440-А8 с полуприцепом выполнил транспортную работу в объеме 16200 т·км при пробеге 600 км.

Для корректного расчета нормативного расхода топлива в данном примере у тягача должны быть установлены базовая норма, норма «На изменение собственного веса» и «На транспортную работу», а для прицепа — указан его собственный вес (эта величина будет использоваться при расчете дополнительного расхода топлива).

В конфигурации для учета сезонных норм ГСМ предусмотрено несколько способов:

• использование коэффициента «Сезонная надбавка» в нормах расхода ГСМ;
• установка нового значения нормы ГСМ.

В версиях программы Проф и КОРП нормы расхода ГСМ могут быть установлены как для моделей ТС, так и индивидуально для каждого ТС.

Изменять нормы можно как вручную, добавлением новой записи на вкладку «Нормы расхода ГСМ» (в справочниках «Транспортные средства и оборудование» или «Модели транспортных средства оборудования»), так и с помощью специальной обработки «Изменение линейных норм расхода топлива».

• Для учета сложных условий работы предусмотрен специализированный справочник «Условия эксплуатации», в который вносятся условия работы автотранспорта и их коэффициент (процентное значение).
• Значения справочника далее используются при расчете нормативного расхода топлива в путевых листах, в которых учитывается условие работы.
• Условия работы можно указываться на вкладке «Основная», а также в строках задания путевого листа.

  
  

• Если условия работы ТС не меняются, допустим ТС постоянно работает в карьере, рекомендуем  указать основные условия работы для данного ТС в элементе справочника «Транспортные средства» на закладке «Прочее». В этом случае при формировании нового путевого листа для данного ТС реквизит «Условия работы» будет заполняться автоматически.

В модели или карточке ТС необходимо указать норму расхода топлива на «Отопитель, кондиционер, климат-контроль».

При учете работы автомобиля в путевом листе на вкладке «Простой» следует указать время работы кондиционера или отопителя.

В такой ситуации рекомендуется для этого автомобиля установить корректирующий коэффициент изменения расхода ГСМ (в справочнике «Транспортные средства» на закладке «Доп параметры»).

Примечание! Коэффициент будет действовать до момента его отмены.

В программе предусмотрено несколько вариантов учета заправок:

• В документе «Путевой лист» на закладке «ГСМ» предусмотрен раздел «Заправки ГСМ», позволяющий быстро и удобно фиксировать заправки, произведенные в рейсе.

   

• Заправки могут фиксироваться водителями самостоятельно в мобильном приложении «Водитель УАТ».
• Заправки могут быть созданы на основании загруженных отчетов из процессинговых центров в полуавтоматическом режиме.
• Автоматически создаваться (в режиме онлайн) при интеграции с системами Опти-24 и ППР.

В обработке «Установка прав и настроек» (в разрезе организаций) есть возможность указать настройку «Точность хранения остатков топлива».

При установке значения «2» появляется возможность в путевых листах учитывать топливо с точностью до сотых, «3» — до тысячных.

• Обработка для загрузки отчетов поставщика ПЦ входит в комплект основной поставки продукта.При установке шаблона конфигурации или обновления обработка, а также инструкция по работе с ней доступна внутри шаблона в папке ExtFiles.
• Также обработку можно запросить на ЛК по продукту: auto@rarus.ru.

Сообщение «Не указано топливо для расчета ГСМ» может возникать по следующим причинам:

• в модели ТС не указан тип двигателя и не задано основное топливо для автомобиля;
• выбрана не та номенклатура ГСМ;
• на выбранную дату нет действующей нормы расхода ГСМ.

Подробнее о грамотном учете ГСМ в программе смотрите в видеоролике.

В решениях линейки УАТ есть возможность выгружать данные по расходу ГСМ, масел и ТЖ в конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия».

Расход ГСМ из путевого листа может быть выгружен в бухгалтерский документ «Требование-накладная» или «Списание товаров». Данные по расходу ТЖ и масел также могут быть выгружены в документы «Требование-накладная» или «Списание товаров».

Варианты выгрузки:

• в ручном режиме  помощью обработки «Выгрузка данных в конфигурацию „Бухгалтерия предприятия“»;
• через  механизм встроенного обмена данными EnterpriseData в ручном режиме или автоматическом по расписанию.

Информация по настройке обменов EnterpriseData между продуктами линейки «УАТ» и другими решениями «1С» доступна в инструкции.

По штрихкоду путевого листа можно осуществлять поиск в списке документов «Путевой лист» и закрывать путевки в «Терминале приема и выдачи Путевых листов».

• Для штрихкодирования путевых листов в настройках программы в разделе «Подключаемое оборудование и штрихкодирование» следует включить флаг «Штрихкодирование путевого листа» и выполнить настройки оборудования.
• Сканер штрих-кода должен быть запрограммирован и настроен в соответствующем разделе УАТ (Администрирование / Подключаемое оборудование / Сканеры штрихкода).

В программе предусмотрено несколько вариантов информирования пользователей о сроке наступления ТО:

1. При открытии списка транспортных средств организации в строках  автомобилей, у которых подходит срок очередного планового ТО,  в колонке «ТО» появляется специальный пиктограмма «гаечный ключ».

   
   

2. Приближение сроков планового ТО для ТС также возможно контролировать в отчете «Невыполненные ТО» (как для всех ТС организации, так и для конкретного ТС)

Примечание!
Пиктограммы в списке ТС могут быть скрыты. Для их отображения нажмите кнопку «Статусы».

Данную ситуацию можно отразить при при помощи документа «Ремонтный лист».

На закладке «Измененные показания приборов» в поле «Новое значение» необходимо указать новые значения показания одометра:

Рекомендуем выполнить следующие действия:

• В первую очередь следует проверить, что для организации включена настройка «Учет рабочего времени» (обработка «Установка прав и настроек», тип объекта — Организация).
• Проверить, числятся ли водители в данной организации и в подразделении.
• При изменении настроек потребуется перепровести путевые листы.

Для учета фактически отработанного времени сотрудников следует использовать вкладку «ФОB» документа «Путевой лист».

Да. В программе поддерживается возможность гибкой настройки тарифов З/П водителей. Есть несколько вариантов:

• можно настроить тарифную ставку для каждого класса водителей, т. е. создать несколько базовых тарифов з/п, к примеру: тариф почасовой, ставка 180 руб, действует для водителей 1-го класса, тариф почасовой, ставка 150 руб, действует для водителей 2-го класса и т. д.

  
  

• Если же за классность начисляется доплата к базовой ставке, например надбавка за классность для  водителя  I класса — 25% от базовой тарифной ставки,  то в таком случаем необходимо создать базовый почасовой тариф + тариф доплаты по классам, рассчитываемый как процент от основного начисления водителю.

  
  

Для отражения операций и событий по доходами и расходам на конкретный автомобиль, например учет затрат на мойку, парковку, предусмотрен документ «Прочие доходы и расходы» в разделе «Доходы и расходы». Включить использование данного раздела возможно в настройках программы, блок «Доходы и расходы».

Решить такую задачу поможет отчет «Ведомость работы водителей». Отчет покажет  результаты  работы водителей по путевым листам (ремонтным листам): номера выполненных водителем путевых листов, отработанные часы, доход.

Прямой загрузки выписок из клиент-банка в программу не реализовано.

Финансовые документы, в том числе банковские выписки, можно загрузить в УАТ  из типовых конфигураций «1С», например «Бухгалтерии предприятия» через механизм обмена данными.

Для учета и дальнейшей обработки финансовых документов предусмотрена подсистема «Денежные средства» (в УАТ Проф и ТЛЭ КОРП).

В программе, помимо автомобилей, может учитываться работа прицепов и оборудований. Для учета работы оборудования необходимо добавить его в путевой лист в раздел «Прицепы и оборудование».

Рассмотрим некоторые нюансы для корректного расчета расхода топлив:

• Если оборудование не имеет собственного топливного бака и потребляет топливо из бака основного автомобиля, в справочнике «Модели ТС и оборудования» для него должно быть указано используемое топливо и установлена норма расхода ГСМ.
• Если оборудование имеет свой собственный бак, в справочнике «Модели ТС и оборудования» для него должен быть установлен признак «Топливный бак», указано используемое топливо и установлена норма расхода ГСМ.

Для ввода пробега (моточасов) и расхода ГСМ по объектам малой механизации, для упрощенного учета путевых листов, для учета пробега вне путевых листов предусмотрен документ «Технологический путевой лист».

В документе выполняется упрощенный, по сравнению с Путевым листом, расчет выработки ТС (только пробег и время в работе) и упрощенный расчет нормы расхода ГСМ. Может заполняться вручную и автоматически на основании данных мониторинга и процессинговых центров ГСМ.

В программе есть возможность выполнить автоматический расчет расхода ГСМ в путевом листе по данных систем мониторинга.

Сейчас доступны 2 режима расчета фактического расхода ГСМ по мониторингу:

1. по мониторингу (конечный остаток),
2. по мониторингу (расход).

При выборе варианта расчета «По мониторингу (расход)» в ПЛ автоматически заполняется расход ГСМ из СММ, при этом данные по ГСМ «На возврат» рассчитываются как: остаток при выезде + заправка - слив - расход по ССМ.

В варианте расчета «По мониторингу (расход)» из системы мониторинга вместо расхода загружается остаток ГСМ в баке. Этот вариант  рекомендуется использовать, чтобы избежать несоответствия заправленного и израсходованного топлива по данным мониторинга и учетным документам, которое может возникать из-за погрешности датчиков системы мониторинга.

Да. Такие возможности предусмотрены в программе. Для это потребуется выполнить следующие настройки норм планового ТО:

• создать и настроить виды ТО справочнике «Виды обслуживания ТС» (Ремонты-Виды ремонтов ТС);
• если ТО относится к плановому в настройках вида ТО нужно указать флаг «Использовать в планировании»;

  
  

• Для каждого вида ТО возможно добавлять модели ТС и список работ и З/Ч в рамках этого ТО.