Создаем систему учета и хранения трудовых книжек, как в самых волшебных библиотеках

Помните, какие библиотеки были в школе героя Джоан Роулинг Гарри Поттера? Да-а-а, описание библиотеки Хогвартса помнят все читатели. Полки в пол, бесчисленные ряды, специальные «закрытые» секции, где хранятся особо опасные книги по магии... ух, все это так магически интересно!

Так вот представьте: теперь в вашей компании — библиотека Хогвартса, только повсюду располагаются не книги заклинаний, а трудовые... ну и сюжет мы придумали!

Ладно, давайте не будем так сильно фантазировать и разберем важную тему: учет и хранение трудовых книжек.

Учет и хранение трудовых книжек имеет много особенностей. Рассказываем по порядку.

Учет трудовых книжек

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября 2021 года работодатели самостоятельно утверждают формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек, а не ведут учет в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В этой книге (журнале) обязательным является указание:

данных серии и номера трудовых книжек (вкладышей), принятых у сотрудников при поступлении на работу;
данных серии и номера трудовых книжек (вкладышей), выданных сотрудникам вновь.

По желанию работодателя можно также указать:

Ф. И. О. работника;
дату приема на работу/выдачи трудовой книжки или вкладыша;
суммы, полученные от работников за бланки;
дату выдачи трудовой книжки при увольнении.

Обратите внимание, что документы должны вестись в бумажном виде, потому что существует обязанность их пронумеровать, прошнуровать, заверять подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации (при наличии).

Есть в компаниях специальный ответственный маг (не иначе), который передает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Форма составляется в произвольной форме.

А теперь поговорим уже о магической функции библиотеки — хранении трудовых книжек сотрудников.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся так же, как и бланки строгой отчетности.

С 1 января 2022 года работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, в частности, своим приказом (распоряжением) должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Трудовые книжки должны храниться у работодателя до востребования работником, а невостребованные работником — в течение 50–75 лет.

Правила выдачи работнику трудовой книжки

В течение трех рабочих дней со дня подачи заявления в случае необходимости представить ее в ПФР в целях обязательного социального страхования.
В день прекращения трудового договора.
В течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

И в Хогвартсе все в библиотеке устроено просто, и в вашей компании теперь тоже. Будьте волшебником — делайте все просто и интересно.