Статья будет полезна бухгалтерам, менеджерам по продажам и закупкам, сотрудникам, отвечающим за документооборот, руководителям финансовых служб, специалистам, сопровождающим работу в программе «1С:Управление торговлей 11».
Работа с оригиналами первичных документов — неотъемлемая часть взаимодействия с контрагентами. Договоры, акты, товарные накладные, счета-фактуры и другие документы необходимо не только оформить, но и своевременно передать на подпись, получить обратно и проконтролировать их статус.
Если этот процесс не автоматизирован, компании сталкиваются с целым рядом проблем: документы теряются, становится сложно определить, кому и когда был передан оригинал, неизвестно, вернулся ли подписанный экземпляр, а во время проверок и аудита поиск нужных документов отнимает много времени.
В «1С:Управление торговлей 11» предусмотрен функционал для контроля оригиналов первичных документов. С его помощью можно отслеживать состояние каждого документа, настраивать напоминания и использовать отчеты для оперативного контроля документооборота.
В статье разберем, как настроить программу и использовать функционал по-максимуму.
Оглавление
Какие документы можно контролировать
Функционал позволяет отслеживать состояние оригиналов различных первичных документов. В частности, можно контролировать:
- договоры с контрагентами;
- документы приобретения товаров и услуг;
- документы реализации товаров и услуг;
- счета-фактуры;
- другие первичные документы.
Это позволяет вести единый учет движения оригиналов независимо от типа документа.
Как включить контроль оригиналов документов
Перед началом работы необходимо активировать соответствующий функционал.
Для этого откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и доработки».
В настройках найдите раздел, связанный с учетом первичных документов, и включите опцию «Отслеживание состояний напечатанных документов».
После активации перейдите по гиперссылке «Состояние оригиналов первичных документов», чтобы проверить существующий перечень состояний. При необходимости его можно дополнить новыми статусами, соответствующими внутренним процессам компании.
Как работать со статусами оригиналов документов
После настройки функционала можно приступать к учету движения оригиналов.
Шаг 1. Зафиксируйте передачу документа контрагенту
Откройте журнал документов, например «Документы продажи (все)», и выберите необходимый документ.
В колонке «Состояние оригинала» нажмите на гиперссылку и выберите подходящий статус. При необходимости можно уточнить состояние отдельных печатных форм документа.
После выбора статуса изменения сохраняются автоматически.
Шаг 2. Обновите статус после получения подписанного оригинала
Когда подписанный экземпляр документа вернется от контрагента, найдите соответствующий документ в системе и измените его статус на актуальный.
После выбора нового состояния изменения также сохраняются автоматически.
Благодаря этому сотрудники всегда видят актуальную информацию о движении оригиналов документов.
Освободите время для действительно важных задач
Ежедневная работа бухгалтера включает множество рутинных операций, многие из которых уже можно автоматизировать средствами 1С. Чем меньше времени уходит на ручные действия, тем ниже риск ошибок и тем больше времени остается на действительно важные задачи.
Журнал учета оригиналов первичных документов
Для централизованного контроля предусмотрено специальное рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов».
В нем отображаются все документы информационной базы с указанием текущего состояния оригиналов. Здесь можно:
- просматривать документы различных видов;
- контролировать текущие статусы;
- использовать отборы по различным параметрам;
- изменять состояние оригиналов непосредственно из журнала.
Открыть рабочее место можно из разделов:
- продажи;
- закупки;
- склад и доставка;
- казначейство;
- финансовый результат и контроллинг.
Во всех перечисленных разделах используется пункт «Оригиналы первичных документов».
Как настроить напоминания
Чтобы не пропустить сроки получения подписанных документов, в системе можно настроить автоматические напоминания.
Для этого откройте рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов», нажмите кнопку «Органайзер», затем выберите команду «Напомнить» и настройте удобное расписание уведомлений.
Напоминания помогут своевременно отслеживать документы, по которым необходимо получить подписанные оригиналы, и избежать задержек в документообороте.
Отчеты для контроля оригиналов документов
Для анализа состояния оригиналов документов можно использовать как рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов», так и «Универсальный отчет».
С помощью отчетов удобно:
- выполнять отбор по виду документа;
- анализировать документы по состоянию оригиналов;
- сохранять часто используемые настройки;
- добавлять отчет в избранное для быстрого доступа.
При использовании «Универсального отчета» возможности настройки значительно шире. Пользователь может самостоятельно добавлять необходимые поля, настраивать отборы, сохранять собственные варианты отчетов и при необходимости делиться ими с коллегами.
Такие инструменты позволяют быстро получать актуальную информацию о состоянии документооборота без ручного поиска документов.
Заключение
Контроль оригиналов документов в 1С:Управление торговлей 11 помогает сделать работу с первичной документацией более прозрачной и управляемой. Использование статусов, напоминаний и специализированных отчетов позволяет избежать потери документов, ускорить поиск нужных экземпляров и обеспечить соблюдение требований учета и аудита.
Достаточно один раз настроить функционал и организовать работу сотрудников с состояниями оригиналов, чтобы значительно сократить количество ручных операций и повысить дисциплину документооборота. Уже через короткое время автоматизированный контроль позволит экономить время сотрудников и снизить риски при внутренних и внешних проверках.
Ответы ЛК «1С-Рарус»
