Ответы на частые вопросы об электронных перевозочных документах и сервисе 1С-ЭПД

Да. Электронные перевозочные документы применяются с 2022 года, а с 1 сентября 2026 года обязательным стало оформление электронной транспортной накладной и электронного заказа (заявки). Остальные форматы компания применяет по мере необходимости, но также в электронном виде.

Утверждено шесть форматов:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора перевозки груза.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — основание для списания топлива и учета работы водителя и транспортного средства.
• Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ) — оформляется при перевозке грузов в контейнерах, когда контейнер снимают с транспортного средства.
• Электронный заказ-наряд (ЭЗН) — форма договора фрахтования для разовой перевозки.
• Электронный заказ (заявка) (ЭЗЗ) — предварительная заявка на организацию перевозки.
• Электронный договор фрахтования (ЭДФ) — предоставление всей или части вместимости транспорта на один или несколько рейсов.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, созданная транспортным ведомством. Участники перевозки передают документы не напрямую в систему, а через аккредитованного оператора: он проверяет соответствие формату и действительность электронной подписи, после чего направляет документ в систему и остальным участникам. Схема повторяет привычный ЭДО, только обмен идет не только между контрагентами, но и с государством.

До 1 марта 2027 года действует мягкий период: при проверке на дороге инспектор ограничивается замечанием, а не штрафом. Отсрочка касается только дорожного контроля — обязанность оформлять перевозку электронно уже действует, а расходы подтверждает документ, составленный по установленным правилам.

Нет. Электронная транспортная накладная — полноценная замена бумажной, распечатывать и подписывать второй экземпляр не требуется.

Бумага остается в ситуациях, где договор перевозки не заключается:

• Самовывоз товара со склада продавца силами покупателя.
• Перемещение груза между подразделениями одной организации собственным транспортом.
• Отдельные случаи, предусмотренные транспортным ведомством (например, работа в местности без устойчивого доступа в интернет).

Проблем не возникнет, переход на электронные перевозочные документы — государственная инициатива. Сотрудники Госавтоинспекции проверяют документы на дороге в электронном виде, а налоговая инспекция получает доступ к электронным версиям напрямую, поэтому бумажные копии для подтверждения расходов не потребуются.

Основные участники — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фрахтователь и фрахтовщик, а также медицинские организации и специалисты по техническому осмотру при оформлении путевого листа. Отдельная роль — иные получатели: страховая компания, склад ответственного хранения, банк, заказчик перевозки. Им титулы передаются для ознакомления.

Титул (в нормативных актах применяется термин «файл обмена») — часть составного перевозочного документа, которую участник заполняет при завершении своего этапа перевозки и отправляет остальным участникам. Этапами считаются подготовка груза, погрузка, приемка получателем, выдача груза, смена водителя и другие события рейса. Каждому титулу присваивается единый уникальный идентификатор, все титулы с одним идентификатором образуют одну накладную. Отказ от подписания титулом не считается.

При оформлении накладной грузоотправитель указывает, от чьего лица может выполняться переадресовка.

Транспортное ведомство описало десять типовых сценариев перевозки с указанием того, какие титулы заполняют участники:

1. Базовый сценарий перевозки.
2. Перевозка сборного груза со склада временного хранения.
3. Перевозка с перегрузкой без размещения в зоне длительного хранения (кросс‑докинг).
4. Перевозка с участием одного экспедитора.
5. Замена водителя в ходе рейса.
6. Перевозка скоропортящегося груза.
7. Отказ грузополучателя в приеме груза и переадресация новому грузополучателю.
8. Частичная выгрузка и возврат части груза грузоотправителю.
9. Самовывоз товара со склада продавца.
10. Перевозка груза, подлежащего учету в других информационных системах.

Если ситуация не совпадает ни с одним из сценариев, порядок оформления стоит согласовать со специалистами до отправки груза.

Порядок действий на примере возврата непринятой части груза отправителю:

1. Грузоотправитель создает накладную (Т1), перевозчик забирает груз (Т2).
2. Грузополучатель подписывает Т3 с указанием фактически принятого количества и замечаниями, например 10 позиций из 50 принято, 40 позиций — брак.
3. Перевозчик фиксирует выдачу принятой части груза (Т4).
4. Грузоотправитель формирует Т9 с указанием переадресовать остаток груза обратно себе.
5. Перевозчик принимает указание к исполнению титулом Т7.
6. После возврата грузоотправитель подписывает Т3 уже как новый получатель, перевозчик закрывает перевозку титулом Т4.

Аннулирование регламентом документооборота ЭПД не предусмотрено. Возможность переформирования титула есть только в транспортной накладной и пока дорабатывается, поэтому при обнаружении ошибки надежнее сформировать новый документ.

Оформление возможно, если для перевозчика создать дополнительную учетную запись ЭДО. Тогда обе роли смогут подписывать свои титулы в рамках одной накладной.

Да, в сервисе предусмотрена групповая отправка: несколько титулов (например, по нескольким заказам одного контрагента) отправляются одним действием.

Титул Т6 опциональный, но становится обязательным при перевозке пассажиров и опасных грузов. Отправка путевого листа в государственную систему выполняется после подписания первых четырех титулов.

С момента отправки первого титула у участников есть 72 часа на передачу титулов предрейсового осмотра и показаний одометра. Если за это время документ не собран, оператор отзывает уникальный идентификатор и документооборот придется начинать заново.

Результат медицинского осмотра заверяется квалифицированной подписью медработника, который его проводил: специалист несет персональную ответственность, и доверенность в этом случае не требуется. При работе в 1С‑ЭПД медработнику дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность — это связано с особенностями регистрации сертификата физического лица в учетной записи ЭДО. Обезличенные подписи для титулов путевого листа не применяются.

Да, дистанционный осмотр через программно‑аппаратный комплекс допустим. Водитель проходит измерения самостоятельно под своей учетной записью и получает результат о допуске, на основании которого медработник подписывает титул. Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, осмотр проходит каждый.

• Заказ (заявка) оформляется до перевозки и фиксирует договоренности о планируемом рейсе. Его реквизиты затем указываются в транспортной накладной.
• Заказ-наряд — упрощенная форма договора фрахтования для разовой перевозки, совмещает договор, техническое задание и первичный учетный документ, применяется только на автотранспорте.
• Договор фрахтования заключается при систематических перевозках и может оформляться на любом виде транспорта.

Сопроводительная ведомость оформляется при перевозке грузов в контейнерах, когда контейнер снимается с транспортного средства для погрузки или разгрузки. Ведомость формирует перевозчик, она подтверждает передачу порожнего или груженого контейнера между участниками и фиксирует его состояние и время передачи.

• Руководителю организации — квалифицированная электронная подпись, полученная в налоговой инспекции.
• Сотруднику, который подписывает титулы от имени компании, — подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.
• Водителю, механику, медработнику в мобильном приложении — простая подпись, неквалифицированная подпись через приложение «Госключ» или квалифицированная подпись на защищенном носителе.

При выборе простой подписи в приложении формируются только проекты титулов, а подписывает их сотрудник в программе на компьютере.

Мобильное приложение 1С‑ЭПД поддерживает работу с транспортной накладной и путевым листом, им пользуются водители, механики, медработники и ответственные за показания одометра. Подключение выполняется из журнала электронных перевозочных документов: для сотрудника выбирается роль и вид подписи, формируется код регистрации, который он вводит при первом запуске приложения. О событиях перевозки приложение присылает push‑уведомления.

Водитель предъявляет QR‑код из мобильного приложения, инспектор сканирует его и получает сведения о перевозке из государственной системы. QR‑код можно заранее отправить водителю на почту.

QR-код достаточно открыть заранее — он сохранится в кэше приложения и будет доступен без интернета. Кроме того, инспектор может проверить сведения о перевозке в государственной системе по государственному номеру транспортного средства. Отсутствие технической оснащенности у поста ГИБДД не является основанием возить бумажные копии.

QR-код формируется один раз и остается неизменным, пока не меняется сам документ. Обновление происходит, если оформлен титул переадресовки груза или изменился водитель либо транспортное средство.

Да, возможен. Операторы передают документы друг другу через государственную систему, поэтому выбор оператора у сторон перевозки может не совпадать и переходить к оператору контрагента не требуется.

Сервис поддержан в решениях:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:ERP;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:Управление нашей фирмой;
• 1С:Розница;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения;
• 1С:Управление автотранспортом;
• 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП;
• Альфа-авто ред.6;
• др.

Журнал документов находится в разделе «Продажи», в программах государственного учета — в разделе «Органайзер».

1. Создать или использовать действующую учетную запись ЭДО, через которую идет обмен.
2. Настроить роли и права сотрудников: менеджеров, водителей, механиков, медработников.
3. Заполнить дополнительные реквизиты — виды грузов, типы транспортных средств, маршруты, данные водителей.
4. Подключить мобильные устройства сотрудников, которые работают в рейсе.

Да, у сервиса есть тестовый контур. Для него в информационную базу добавляется расширение, устанавливаются тестовые сертификаты, база и мобильное приложение переключаются в демонстрационный режим, после чего тестовые организации подключаются к ЭДО и обмениваются приглашениями.

Смена адреса может произойти по просьбе и грузоотправителя, и грузополучателя. Вопрос снят действующей тарификацией: оплата списывается за документ независимо от количества титулов внутри него. Если перевозчик подписал прием груза, замену водителя, выдачу груза и стоимость перевозки, для него это один документ и одно списание.

Тарифицируются только два вида документов — транспортная накладная и путевой лист. Заказ (заявка), заказ‑наряд, сопроводительная ведомость и договор фрахтования пока передаются без оплаты. В путевом листе не тарифицируются титулы медицинских осмотров, если их подписывает сторонняя медицинская организация.

Нет, не нужно. Грузополучатели, участвующие в оформлении транспортной накладной, работают в сервисе без оплаты по действующим акционным условиям. Таким же образом без оплаты работают медицинские организации, которых собственник транспортного средства привлекает для осмотров при оформлении путевого листа.

Нет. Начать работу можно без предоплаты — тогда активируется постоплатный тариф с ежемесячным начислением за отправленные документы.

Предоплаченные тарифы действуют 12 месяцев и приобретаются через партнера фирмы «1С».

Обмен перевозочными документами идет через 1С‑ЭДО, поэтому неоплата счета приводит к блокировке доступа не только к ЭПД, но и к электронному документообороту с контрагентами.

Условия использования сервиса «1С‑ЭПД» зависят от сценария работы и объема перевозочных документов. Чтобы разобраться в тарификации, подключении и подобрать подходящий вариант работы, обратитесь к специалистам «1С‑Рарус» — они проконсультируют по всем вопросам использования сервиса.