Электронные транспортные накладные в Альфа‑авто 6

Статья будет полезна руководителям и сотрудникам автодилерских центров: бухгалтерам, администраторам 1С, специалистам по внедрению и сопровождению «Альфа‑Авто».

С 1 сентября 2026 года формирование транспортных накладных в электронном виде (ЭТрН) становится обязательным для многих участников рынка. Чтобы пользователи Альфа‑Авто ред. 6 были готовы к этим изменениям, в конфигурацию был внедрен функционал работы с электронными перевозочными документами (ЭПД) через оператора ЭДО.

В статье описан алгоритм работы с документами при отгрузке и получении товара с участием перевозчика, а также то, как новый функционал встроен в привычные процессы программы.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Треугольник ЭДО: отправитель, перевозчик, получатель

Раньше в электронном документообороте участвовали в основном две стороны: продавец и покупатель. Теперь к ним добавляется третья сторона — перевозчик. Именно он физически перемещает груз.

Схема подписания ЭТрН выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель создает документ и фиксирует, что он передал груз, подписывая документ с помощью электронной подписи.
2. Перевозчик подписывает документ, подтверждая, что он принял груз к перевозке.
3. Грузополучатель после доставки подписывает накладную, подтверждая получение груза.
4. Перевозчик снова подписывает ЭТрН, завершая цикл перевозки.

Примечание! ЭТрН и УПД — это два параллельных, но независимых документа. Они не связаны технически и могут быть подписаны в разное время. УПД подтверждает переход права собственности на товар, а ЭТрН — факт оказания услуг по перевозке.

Для работы с электронными документами, включая ЭТрН, в Альфа-Авто предусмотрен интерфейс «Текущие дела ЭДО» (Рис. 1), перейти в который можно из разделов «Главное», «Продажи» и ли «Снабжение».

Рис. 1

Также для ЭТрН был создан специальный интерфейс, который находится в разделе «Продажи», в подгруппе ЭДО (Рис. 2) и называется «Электронные перевозочные документы» (Рис. 3).

Рис. 2

Рис. 3

Настройка программы

У всех участников обмена должно быть настроено подключение к ЭДО и должны быть приняты приглашения к обмену друг с другом.

Также в настройках ЭДО с контрагентами для Альфа-Авто должен быть включен флаг использования ЭТрН (Рис. 4).

Рис. 4

Стоит заметить, что при ограниченных правах у пользователя должна быть роль «Добавление изменение документов ЭПД» для работы с ЭПД. Если нужно, чтобы у пользователя была только возможность просмотра документов, то нужна роль «Чтение документов ЭПД» (Рис. 5).

Рис. 5

Функционал ЭТрН

В релизе 6.1.25.15 реализован базовый функционал, достаточный для большинства операций купли-продажи с участием перевозчика.

Обращаем внимание на следующие моменты:

1. Если компания выступает в роли перевозчика, то можно подписать входящую ЭТрН в Альфа-Авто, но функционал программы не предназначен для профессионального управления перевозками. В нем нет:
   • справочников водителей и транспортных средств со всеми необходимыми реквизитами;
   • мобильных приложений для водителей;
   • механизмов работы с экспедиторами и переадресацией.

Если компания профессионально занимается перевозками, то потребуется специализированное решение, например, конфигурация «1С:Управление автотранспортом» (1С:УАТ).

Примечание! Обратите внимание: интеграция между Альфа-Авто и 1С:УАТ на данный момент не реализована.

Весь функционал работы с ЭПД основан на библиотеке электронных документов (БЭД), предоставленной непосредственно 1С. В Альфа-Авто ред. 6 адаптирована работа только с ЭТрН, остальные возможные сценарии работы не рассматривались.

2. На текущий момент создание ЭТрН реализовано только для документов:
   • реализация товаров;
   • реализация автомобилей;
   • поступление товаров;
   • поступление автомобилей.

Операции по внутреннему перемещению товаров пока не поддерживаются.

Примечание! В верхней части формы списка ЭПД есть кнопка «Создать», в выпадающем меню которой представлен перечень документов из БЭД. Из списка адаптирован только документ «Электронная транспортная накладная». Его можно создать отдельно, но в таком случае придется вручную заполнять информацию по документу-основанию.

3. Для корректной работы в тестовом контуре оператора ЭДО (например, для отладки) требуются специальные расширения к сертификатам, а также тестовые учетные записи. Штатные тестовые сертификаты от 1С для работы с ЭТрН не подходят. Поэтому необходимо убедиться, что ваш оператор ЭДО предоставил настройки, необходимые для тестирования.

Примечание! Тестовые сертификаты и прочие инструменты понадобятся исключительно тем пользователям, которые хотят протестировать функционал до начала работы с реальными контрагентами или занимаются доработкой конфигурации.

Отслеживание статуса ЭТрН

Статус движения ЭТрН отражается в нескольких местах:

• в интерфейсе «Электронные перевозочные документы»;
• в интерфейсе «Текущие дела ЭДО»;
• в карточке документа-основания (реализации или поступления), где отображается гиперссылка на связанную накладную, а также ее текущий статус в скобках (например, «Оформление», «Погрузка», «Приемка», «Разгрузка»).

Сценарий 1: грузоотправитель

Если компания-пользователь Альфа-Авто отгружает товар со своего склада и нанимает перевозчика, то новая ЭТрН создается на основании документа отгрузки. В случае Альфа-Авто — это документы «Реализация товаров» и «Реализация автомобилей».

После заполнения документа отгрузки можно перейти по гиперссылке «Заполнить данные для печати». Здесь можно заполнить поля «Грузоотправитель», «Грузополучатель», а также сведения о перевозчике (Рис. 6). Данный шаг необязателен, но он поможет при дальнейшем заполнении ЭТрН — указанная здесь информация автоматически подтянется в документ.

Рис. 6

Также в табличной части документа «Реализация товаров» должен присутствовать хотя бы один товар, не являющийся услугой.

Далее документ проводится. Если все условия соблюдены, то в нижней части формы появится гиперссылка «Создать электронную транспортную накладную» (Рис. 7).

• Пункты погрузки/разгрузки, контактные лица.

Рис. 7

При нажатии на ссылку откроется форма заполнения ЭТрН (Рис. 8). Часть данных подтянется автоматически из документа-основания, настроек учетной записи, а также формы данных для печати (отправитель, получатель, перевозчик, адрес доставки и т. д.).

Данные, специфичные для перевозки, необходимо заполнить вручную. В список обязательных реквизитов входят:

• подробные параметры груза (масса, объем, упаковка);
• данные о водителе (ФИО, данные в/у);
• данные о транспортном средстве (госномер и т. д.).

Рис. 8

Для проверки заполнения следует использовать кнопку «Проверить» в верхней части формы. Система подскажет, каких обязательных данных не хватает.

После заполнения ЭТрН следует нажать кнопку «Отправить». Документ подписывается используемой электронной подписью и уходит перевозчику в состоянии «Оформление» (Рис. 9).

Рис. 9

Далее перевозчик должен подписать документ (на скриншоте ниже видно, что кружок заполнен частично), только после этого он получит статус «Погрузка» (Рис. 10).

Рис. 10

Затем ЭТрН переходит к грузополучателю. Он также должен подписать документ, после чего статус ЭТрН изменится на «Приемка».

Наконец, документ снова должен подписать перевозчик — это завершит процесс, и накладная получит статус «Разгрузка» (Рис. 11).

Рис. 11

Сценарий 2: грузополучатель

Если компания-пользователь Альфа-Авто ред. 6 ожидает поступление товара, то есть является грузополучателем, логика работы с ЭТрН меняется. Пользователю необходимо связать входящую транспортную накладную и документ «Поступление товаров».

Когда перевозчик доставит груз, сотруднику грузополучателя следует подписать ЭТрН, после чего входящая накладная появится на форме «Текущие дела ЭДО» (Рис. 12).

Рис. 12

Далее на основании полученного электронного УПД необходимо создать документ «Поступление товаров» или «Поступление автомобилей». В документе поступления появится возможность прикрепить к нему ЭТрН (Рис. 13).

Рис. 13

Для данного процесса была специально доработана форма выбора грузоотправителя — в ней автоматически устанавливается отбор по нужному поставщику и организации грузополучателя, что исключает ошибки и отображает только релевантные документы.

На форме следует найти нужную накладную и нажать кнопку «Выбрать» (Рис. 14). Теперь документы связаны. Пользователь сможет открыть ЭТрН напрямую из документа поступления и проверить данные о грузе (фактически принятое количество, массу, состояние).

Рис. 14

Заключительный шаг для грузополучателя — подписать документ со своей стороны, отправив его обратно перевозчику для завершения цикла (Рис. 15).

Рис. 15

Заключение

Новый функционал ЭТрН в Альфа-Авто ред. 6 позволяет начать подготовку к обязательному переходу на электронные перевозочные документы. Решение встроено в привычный интерфейс и позволяет проходить полный цикл согласования с контрагентами.

Мы рекомендуем не откладывать тестирование, чтобы Ваша компания заранее подготовилась к осенним изменениям.