Доходы и расходы (версия 2) в «Альфа‑Авто 6.1»: настройка и работа с отчетами

Статья будет полезна владельцам автосервисов и автодилерских предприятий, директорам, руководителям подразделений, главным экономистам и специалистам по управленческому учету, работающим в программе «Альфа-Авто 6.1».

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Почему появилась новая версия доходов и расходов?

В «Альфа-Авто 6.1» уже давно используется механизм учета доходов и расходов — регистр (далее ДР-1). Он остается в программе и продолжает работать. Новый функционал «Доходы и расходы (версия 2)» (далее ДР-2) имеет расширенные возможности по сравнению со своим предшественником ДР-1 и позволяет получать более детальную управленческую аналитику.

Потребность в новом механизме возникла по нескольким причинам:

ДР-1 не разделял суммы с НДС и без НДС. Для многих компаний это не было критично, однако после изменений в налоговом законодательстве и перехода части предприятий на уплату НДС потребность в такой аналитике стала значительно выше. Для оценки реальной рентабельности бизнеса руководителям важно видеть финансовый результат без учета косвенного налога.

В ДР-1 отсутствовала аналитика по организациям. Если группа компаний ведет деятельность через несколько юридических лиц, получить финансовый результат по каждой организации отдельно было невозможно.

Финансовый результат приходилось собирать из нескольких отчетов. Выручка отражалась в одном отчете, заработная плата сотрудников — в другом, расходы на субподряд — в третьем. Чтобы оценить фактический результат работы подразделения или направления деятельности, информацию нужно было дополнительно сопоставлять и анализировать.

Функционал ДР-2 объединяет эти данные в единой системе аналитики. Теперь доходы, расходы и финансовый результат можно анализировать в одном отчете, получая более полную и прозрачную картину работы компании.

ДР-2 охватывает основные направления учета в «Альфа-Авто»:

• автосервис;
• продажу запчастей;
• продажу автомобилей;
• логистику и складские операции;
• услуги сторонних организаций;
• заработную плату;
• прочие доходы и расходы.

По каким правилам ДР-2 учитывает доходы и расходы?

ДР-2 признает доходы и расходы по методу начисления — так же, как это принято в бухгалтерском учете.

Метод начисления означает, что доход признается в момент оказания услуги или реализации товара, а не в момент получения оплаты. Расход — в момент его возникновения, а не выплаты денег.

Пример: заказ-наряд закрыт на 10 000 рублей. Запчасти, которые использовали, могли быть куплены три года назад, их себестоимость 7000 рублей. Зарплата механику начислена, но еще не выплачена, сумма 2000 рублей. Тем не менее ДР-2 отразит и доход, и расходы в момент закрытия наряда. Прибыль составит 1 000 руб. (10 000–7 000–2 000).

Как включить ДР-2 в программе Альфа-Авто 6.1?

Чтобы начать работу с новым функционалом:

1. Перейдите в раздел «Администрирование».
2. Откройте «Настройка параметров учета».
3. Выберите подраздел «Подсистемы и аналитики».
4. Перейдите в раздел «Учет доходов и расходов (версия 2)».
5. Установите галочку под пунктом «Доходы и расходы (версия 2)» — функционал ДР-2 будет включен. Галочку «Ключи аналитики» ставьте только при наличии дополнительной лицензии.

Справочник направлений деятельности

Одним из ключевых элементов нового функционала ДР-2 является справочник «Направления деятельности». Именно он позволяет разделять доходы и расходы по различным направлениям бизнеса и получать более детальную аналитику по финансовому результату.

Направление деятельности — это дополнительная аналитика, которая показывает, к какому бизнес-процессу, подразделению или виду деятельности относится доход или расход.

Количество направлений деятельности не ограничено. Каждая компания может настроить структуру под собственную организационную модель и задачи управленческого учета.

Справочник «Направления деятельности» находится в служебном разделе программы. Чтобы его открыть:

1. Нажмите на кнопку меню в правом верхнем углу программы.
2. Выберите пункт «Функции для технического специалиста».
3. В строке поиска введите «Направления деятельности».
4. В списке результатов выберите справочник «Направления деятельности».
5. Нажмите «Открыть».

В карточке направления указывается его наименование и при необходимости дополнительные реквизиты. Также в справочнике есть предопределенные элементы (с желтой точкой) — их можно переименовать под свои нужды. Можно создавать и любые собственные направления.

Важно: продумайте структуру направлений деятельности до начала активной работы с ДР-2. От того, насколько грамотно будет построен этот справочник, напрямую зависит качество будущей аналитики. Структуру справочника лучше формировать исходя из того, какие показатели руководству важно видеть при анализе прибыли компании.

Автоматическое заполнение направлений деятельности

Чтобы пользователям не приходилось указывать направления деятельности вручную в каждом документе, в программе предусмотрены правила автоматического заполнения.

Для настройки правил заполнения направлений деятельности выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Администрирование».
2. Откройте «Настройка параметров учета».
3. Выберите подраздел «Подсистемы и аналитики».
4. Перейдите в раздел «Учет доходов и расходов (версия 2)».
5. Нажмите «Настроить заполнение направлений деятельности».

Здесь можно определить, какое направление деятельности будет автоматически подставляться в зависимости от хозяйственной операции, подразделения или типа документа. Например:

• Заказ-наряды сервиса автоматически относятся к направлению «Сервис».
• Продажи автомобилей — к направлению «Продажа автомобилей».
• Реализация запасных частей — к направлению «Продажа запчастей».

После настройки пункт «Направление деятельности» в параметрах документов будет заполняться автоматически. Это особенно важно для сотрудников, которые просто выполняют свою работу и не должны думать о правилах управленческого учета.

Статьи доходов и расходов

Для работы ДР-2 используется уже существующий справочник статей доходов и расходов. Чтобы открыть его:

1. Перейдите в раздел «Финансы».
2. Выберите «Справочники».
3. Откройте справочник «Статьи доходов и расходов».

При настройке статьи необходимо заполнить:

• Вид дохода/расхода — выбирается из выпадающего списка (выручка, себестоимость, накладные расходы и т. д.).
• Корреспондирующий счет — для ориентира достаточно пяти счетов:
  • 90.01 (доходы от основной деятельности);
  • 90.02 (себестоимость основной деятельности),
  • 26 (накладные расходы);
  • 91.02 (прочие расходы)
  • 91.01 (прочие доходы).
• Вид статьи — выручка от основной деятельности, себестоимость или накладные расходы.

Совет: начните с небольшого набора статей. Например, «Себестоимость товаров», «Выручка по заказ-нарядам», «Зарплата исполнителей», «Аренда», «Маркетинг». Усложнять структуру можно по мере освоения системы.

Пример заполнения некоторых статей:

Какие документы делают записи в новый регистр ДР-2?

После закрытия (проведения) документ автоматически делает запись в регистр ДР-2. Просмотреть эти записи можно через кнопку «Просмотр движений» → «Доходы и расходы (версия 2)» в любом документе.

ДР-2 автоматически собирает данные из всех перечисленных документов и формирует единый финансовый результат. Благодаря этому руководителю больше не нужно сопоставлять выручку, себестоимость, зарплату, субподряд и другие расходы в разных отчетах — вся информация доступна в одном отчете.

Помимо базовых возможностей ДР-2, в системе предусмотрен дополнительный функционал для более гибкой настройки управленческого учета. Эти инструменты позволяют корректировать и перераспределять доходы и расходы, а также формировать более детальную финансовую аналитику.

Далее рассмотрим возможности, которые доступны при использовании дополнительной лицензии ДР-2.

Корректировка доходов и расходов между подразделениями

В некоторых случаях требуется перенести доходы или расходы между подразделениями, направлениями деятельности или организациями.

Для этого используется документ «Корректировка доходов и расходов (версия 2)». Чтобы открыть документ:

1. Перейдите в раздел «Финансы».
2. Выберите «Регламентные операции».
3. Откройте документ «Корректировка доходов и расходов (версия 2)».

С помощью него можно:

• перенести доход между подразделениями;
• изменить направление деятельности;
• перераспределить расходы;
• скорректировать аналитику по организации.

Например, если слесарный участок выполнил работу для кузовного подразделени, доход можно перенести на нужное направление деятельности и получить более корректную финансовую картину.

Перераспределение статей доходов и расходов

Для более сложных схем управленческого учета предусмотрен механизм перераспределения статей доходов и расходов. Чтобы открыть его:

1. Перейдите в раздел «Финансы».
2. Выберите «Регламентные операции».
3. Откройте обработку «Перераспределение статей доходов и расходов».

Он позволяет автоматически переносить суммы с одних статей на другие по заданным правилам. Например:

• Офисные расходы можно объединять в общую статью накладных расходов.
• Различные виды выручки можно сводить в одну статью доходов основной деятельности.
• Прочие расходы можно консолидировать для анализа.

Этот инструмент особенно востребован в крупных компаниях и холдингах со сложной системой управленческого учета.

Работа с обработкой «Заполнение доходов и расходов»

Для заполнения регистра ДР-2 за прошлые периоды используется обработка «Заполнение доходов и расходов». Она находится в разделе «Финансы» и позволяет сформировать записи в новом регистре по уже существующим документам базы.

Такой сценарий полезен, если компания ведет учет в «Альфа-Авто» давно, а функционал ДР-2 подключает только сейчас. С помощью обработки можно заполнить данные и построить отчет по доходам и расходам за прошлые периоды.

Порядок работы следующий:

1. Перейдите в раздел «Финансы».
2. Выберите «Сервис».
3. Откройте обработку «Заполнение доходов и расходов (версия 2)».
4. Укажите период, за который нужно сформировать записи в регистр ДР-2.
5. Нажмите «Выполнить».
6. Дождитесь завершения обработки. В зависимости от объема базы процесс может занять от нескольких минут до нескольких часов.

После завершения программа сообщит, что заполнение выполнено успешно.

Проверить результат можно двумя способами:

1. Открыть документы за выбранный период и посмотреть движения по регистру «Доходы и расходы версия 2».
2. Сформировать отчет «Доходы и расходы версия 2» за прошлый период и проверить, как сформировались данные.

Есть и важное ограничение: направления деятельности за прошлые периоды автоматически не появятся, если они не были указаны в документах. Если компании нужна аналитика по направлениям деятельности за прошлые периоды, потребуется дополнительная работа — например, групповая обработка документов по выбранным типам операций. Так можно отдельно обработать заказ-наряды, реализации товаров, документы сервиса и другие операции, присвоив им нужные направления деятельности.

Справочник «Ключи аналитики»

Дополнительным элементом нового функционала ДР-2 является справочник «Ключи аналитики», который работает в рамках дополнительной лицензии. Он позволяет добавлять другие срезы аналитики в рамках индивидуальных доработок, при недостаточности среза аналитики «Направления деятельности».

Как анализировать финансовый результат в отчете «Доходы и расходы (версия 2)»

Главным инструментом анализа в ДР-2 является отчет «Доходы и расходы версия 2». Чтобы открыть отчет:

1. Перейдите в раздел «Финансы».
2. Выберите «Отчеты».
3. Откройте отчет «Доходы и расходы (версия 2)».

Именно этот отчет позволяет увидеть финансовый результат компании на разных уровнях детализации: от общей прибыли по группе компаний до конкретного документа, который сформировал доход или расход.

В программе предусмотрены следующие варианты отчетов:

«Доходы и расходы полный» — предназначен для детального анализа финансового результата.

«Доходы и расходы по статьям» — помогает оценить структуру доходов и расходов по статьям доходов и расходов.

Оба варианта построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому пользователь может самостоятельно настраивать группировки, добавлять отборы, менять порядок аналитик и выводить дополнительные показатели.

Также можно самостоятельно настроить свой вариант отчета по ДР-2, используя доступные любому пользователю настройки отчетов средствами 1С. Ниже — пример индивидуально настроенного отчета.

«Доходы и расходы по Направлениям деятельности» — позволяет последовательно расшифровывать финансовый результат от уровня организации до конкретного документа и даже отдельной строки начисления.

Как работать с уровнями группировки в отчете «Доходы и расходы по Направлениям деятельности»:

• Уровень 1 — Организация. Общая сумма по группе компаний: выручка, расходы, финансовый результат.
• Уровень 2 — Подразделение. Результат в разрезе подразделений каждой организации.
• Уровень 3 — Направление деятельности. Ключевой уровень для управленческого анализа: сколько заработало каждое направление.
• Уровень 4 — Документ начисления. Конкретный заказ-наряд, реализация, акт — с полной расшифровкой доходов и расходов по нему.

Благодаря такой структуре отчета руководитель может быстро переходить от общей картины бизнеса к анализу конкретных операций, находить прибыльные и убыточные направления деятельности, оценивать рентабельность подразделений и принимать решения на основе актуальных финансовых данных.

Резюмируя

• «Доходы и расходы версия 2» — новый функционал в «Альфа-Авто 6.1», который позволяет получать полный финансовый результат компании в одном отчете.
• Новый функционал работает по методу начисления и показывает прибыль от продаж, а не движение денежных средств.
• Ключевым элементом аналитики являются направления деятельности, которые позволяют оценивать эффективность отдельных направлений бизнеса.
• Система собирает данные из заказ-нарядов, продаж, заработной платы, субподряда и других документов.
• Отчеты ДР-2 позволяют анализировать результат от уровня группы компаний до конкретной операции и принимать более обоснованные управленческие решения.

Материал актуален на июль 2026 года.