Как настроить номенклатуру в 1С:УТ 11.5 и избежать дублей и ошибок в остатках

Статья будет полезна товароведам, кладовщикам, менеджерам по закупкам и продажам, бухгалтерам, администраторам и пользователям «1С:Управление торговлей 11.5», которые создают карточки товаров, ведут учет по характеристикам и сериям, контролируют сроки годности и работают с разными единицами измерения и упаковками.

Ошибки при настройке номенклатуры приводят к появлению дублей, расхождениям в остатках и себестоимости, а также путанице в документах и отчетах. Чтобы избежать этих проблем, важно заранее определить правила учета товаров в «1С:Управление торговлей 11.5». В статье разберем, как настроить виды номенклатуры, характеристики, серии, сроки годности, единицы измерения и упаковки, а также расскажем, какие параметры нельзя изменять после появления движений по товару.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

Виды номенклатуры как шаблоны для группировки товаров

Правильная настройка справочника «Номенклатура» в 1С:Управление торговлей 11.5 — основа корректного учета остатков, себестоимости и ценообразования.

• Характеристики позволяют вести учет товаров с разными свойствами (цвет, размер, комплектация) без создания отдельных карточек.
• Серии используются для контроля партий и сроков годности.
• Несколько единиц измерения и упаковки позволяют закупать в одних единицах, а продавать в других.

Основная проблема, которая возникает у пользователей — наличие дублей из-за отсутствия жесткого контроля уникальности и неправильного изменения уже используемых реквизитов.

Вид номенклатуры — это классификатор, который задает правила учета для группы товаров: тип номенклатуры (товар/услуга), необходимость характеристик, серий, упаковок, а также ставку НДС и шаблоны этикеток.

К основным настройки вида номенклатуры относятся:

• Тип номенклатуры — «Товар» или «Услуга». Для маркированных товаров указывается категория (обувь, одежда и т. д.).
• Характеристики — флаг, определяющий использование характеристик и способ их задания (общие для вида).
• Политика учета серий — определяет, нужно ли вести учет по сериям и срокам годности.
• Упаковки — ведение номенклатуры в разрезе разных упаковок (коробки, паллеты).

Использование видов номенклатуры исключает дублирование настроек и ускоряет заполнение карточек. Например, для вида «Обувь» можно задать характеристики «размер» и «цвет», а для вида «Канцелярия» — только «цвет».

Характеристики номенклатуры: включение, создание, управление

Характеристики позволяют вести учет одного товара в разных вариантах (цвет, размер и т. д), не создавая отдельные карточки номенклатуры. Их применение оправдано, когда товары отличаются по свойствам, влияющим на учет (цена, остатки, себестоимость).

Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии 3.0 учета по характеристикам нет.

Для использования характеристик необходимо в программе «1С:Управление торговлей» включить функционал в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Разрезы учета» → флажок «Характеристики номенклатуры».

Характеристики номенклатуры задаются в «Вид номенклатуры» и имеют два режима:

• Индивидуальные для номенклатуры — задаются непосредственно в карточке товара и не связаны с видом номенклатуры.
• Общие для вида номенклатуры (рекомендуется) — создаются один раз в виде номенклатуры и автоматически подставляются во все товары этого вида.

Для товаров с вариативностью (цвет, размер, материал) характеристики позволяют хранить цены и остатки отдельно для каждой комбинации. Например, футболки размеров S, M, L и цветов белый, черный — система создает 6 комбинаций, для каждой можно задать свою цену.

Настройка ценообразования по характеристикам выполняется в карточке вида номенклатуры на вкладке «Настройка ценообразования» → «Настройка разрезов ведения цен».

Серийный учет: политики серий, настройка

Серийный учет нужен для контроля товаров с номерами партий, сроками годности или уникальными серийными номерами.

Для использования серий необходимо включить функционал в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Разрезы учета» → установить флажок «Серии товаров».

Серийный учет включается в карточке вида номенклатуры в разделе «Основное». После включения серий по ссылке «Изменить» выберите, что идентифицирует серия: «Партия товара» (группа товаров) или «Экземпляр товара» (уникальный серийный номер каждого изделия), а также укажите реквизиты серии. Далее необходимо задать политику учета серий (определяет основные принципы учета серий):

• Не вести учет по сериям — серии не используются.
• Справочное указание серий — серии указываются в документах как справочная информация, но учет остатков по сериям и срокам годности не производится.
• Управление остатками серий — программа ведет жесткий учет количества товаров по каждой серии, позволяет видеть остатки в разрезе сроков годности.
• Авторасчет по FEFO остатков серий — при приемке указываются серии, при реализации серия и срок годности не указывается, система автоматически списывает товары с ближайшим сроком годности.
• Управление по FEFO остатков серий — расширение предыдущего варианта, система при отгрузке в явном виде указывает серию с ближайшим истекающим сроком годности.
• Учет себестоимости по сериям — ведется сквозной учет себестоимости в разрезе серий.

Если товар уже есть в базе без серий, переход требует обнуления остатков и создания нового вида номенклатуры.

Важно: изменение вида номенклатуры для товара, по которому есть движения, заблокировано системой. Рекомендуется создавать новый вид, затем переносить остатки через документы «Списание недостач» / «Оприходование излишков».

Учет сроков годности: FEFO, контроль просрочки, отчеты

Учет сроков годности в 1С:Управлении торговлей 11.5 реализуется через серии с политикой «Управление по FEFO» или «Авторасчет по FEFO остатков серий». В карточке серии указывается срок годности (дата производства + срок годности).

Отчет для контроля:

«Остатки товаров по срокам годности» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») — показывает остатки по срокам годности, количество дней до истечения срока годности, остаток срока годности в процентах.

Для перехода на учет по срокам годности в работающей базе необходимо:

1. Создать новый вид номенклатуры с нужной политикой серий.
2. Обнулить остатки по старой номенклатуре (документ «Списание недостач»).
3. Оприходовать излишки на новую номенклатуру документом «Оприходование излишков» с указанием серий и сроков годности.

Работа с несколькими единицами измерения и упаковками

Единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по определенной номенклатурной позиции на складе и в которой кладовщики производят операции с товарами — единица хранения.

Дополнительно можно указать единицу для отчетов. Функционал включается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Единицы измерения» → «Единицы измерения для отчетов». Единица измерения для отчетов может совпадать с единицей хранения или определяться через коэффициент:

При формировании отчетов можно выбрать вариант единицы измерения для вывода в отчет:

Также можно задать метрические единицы: вес, длину, площадь, объем.

Данные единицы измерения могут указываться справочно или использоваться в документах наравне с единицей хранения (для этого требуется установить флажок «Можно указывать количество в документах»).

Для учета товаров в разных упаковках (штуки, коробки, паллеты) используются «Упаковки номенклатуры». Функционал включается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → флажок «Упаковки номенклатуры».

Параметры использования упаковок определяются в виде номенклатуры на вкладке «Значения, используемые при создании»:

• «Общий набор» (набор упаковок будет применен для всех товаров вида).
• «Индивидуальный набор» (набор упаковок будет создаваться и использоваться для каждой позиции отдельно).

В рамках одного набора можно задать несколько упаковок: задать базовую единицу измерения и несколько упаковок с коэффициентом пересчета.

Например: базовая единица — «шт», дополнительные упаковки — «коробка» с коэффициентом 10 (в одной коробке 10 штук) и «паллета» с коэффициентом 5 (в одной паллете 5 коробок по 10 штук).

Обратите внимание: цены и остатки в документах отображаются с учетом выбранной упаковки.

Для каждой упаковки может быть введена информация о ее размерах, объеме и весе. Эта информация учитывается при размещении товаров в складские ячейки, используемые для хранения остатков номенклатуры.

Смена базовой единицы измерения для товара с движениями невозможна — это приведет к рассогласованию остатков и ошибкам в учете. При необходимости нужно создать новую номенклатуру с нужной единицей и перенести остатки через документы инвентаризации.

Как избежать дублей и обеспечить корректный учет остатков

Основные меры:

1. Включить контроль уникальности номенклатуры — в карточке вида номенклатуры установить флажок по требуемым реквизитам «Использовать в контроле уникальности»:

2. Контроль уникальности наименования и характеристик можно включить в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Настройки создания» → «Контроль уникальности рабочего наименования номенклатуры и характеристик»:

3. Использовать единые виды номенклатуры для однотипных товаров. Характеристики и серии задавать на уровне вида, а не в каждой карточке вручную.

4. Не изменять реквизиты, влияющие на учет, если есть движения — вид номенклатуры, единица измерения, настройки серий менять только через создание новых карточек и перенос остатков.

5. Регулярно проводить инвентаризацию и проверять наличие отрицательных остатков в отчете «Остатки и доступность товаров».

Типичные ошибки и их последствия

Заключение

Настройка номенклатуры в 1С:Управлении торговлей 11.5 — фундамент корректного учета. Чтобы не создавать дубли и точно считать остатки, следуйте правилам:

1. Включайте функционал характеристик, серий или упаковок только если они реально нужны — излишняя детализация усложняет учет.
2. Используйте виды номенклатуры как шаблоны — это унифицирует заполнение и упрощает массовые изменения.
3. Для учета сроков годности включайте политику «Управление по FEFO остатков серий» или «Авторасчет по FEFO остатков серий».
4. При смене единицы измерения, вида номенклатуры или включении серий для уже используемых товаров — не редактируйте старые карточки, а создавайте новые и переносите остатки через инвентаризацию.
5. Включите контроль уникальности и следите за отсутствием отрицательных остатков.

Правильная начальная настройка и дисциплина при внесении изменений позволят избежать большинства проблем с дублированием и недостоверными остатками.