Как контролировать сроки годности товаров в 1С:Управлении торговлей

Статья будет полезна руководителям торговых компаний, сотрудникам складов, товароведам, специалистам по логистике.

Для компаний, работающих с продуктами питания, косметикой, бытовой химией, медицинскими изделиями и другой продукцией с ограниченным сроком хранения, контроль сроков годности напрямую влияет на прибыль.

Если сроки не отслеживаются автоматически, бизнес сталкивается с типичными проблемами:

• на складе накапливаются товары с истекающим сроком годности;
• сотрудники случайно отгружают не те партии;
• растет объем списаний;
• увеличиваются возвраты от покупателей;
• появляются риски штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Особенно сложно контролировать сроки вручную, когда на складе одновременно хранится несколько партий одного товара с разными датами производства и сроками годности.

Решить эту задачу помогает механизм учета серий и сроков годности в 1С:Управление торговлей. В этой статье мы рассмотрим, как решить типичные проблемы бизнеса с помощью возможностей решения.

Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.

С чем сталкивается бизнес при работе с товарами со сроками годности

1. Риск продажи просроченной продукции

Без автоматизированного контроля существует высокая вероятность отгрузки товаров с истекшим сроком годности. Это приводит к:

• штрафам от контролирующих органов;
• возвратам товара от покупателей;
• репутационным потерям;
• судебным искам от потребителей.

2. Отсутствие своевременной информации

Без систематического контроля компания узнает о приближении окончания срока годности слишком поздно, когда товар уже невозможно реализовать по номинальной цене.

Какой принцип учета помогает сократить списания

Для товаров со сроком годности используется метод FEFO (First Expired — First Out), что переводится как «первым истекает — первым отгружается».

Суть метода проста: при отгрузке система в первую очередь предлагает использовать партии с ближайшим сроком окончания годности.

Преимущества FEFO:

• сокращение объема списаний;
• снижение риска продажи просроченной продукции;
• правильная ротация запасов;
• автоматизация работы сотрудников склада;
• уменьшение человеческого фактора.

Именно этот механизм реализован в 1С:Управление торговлей через учет товаров по сериям.

Как организовать учет сроков годности в 1С:Управление торговлей

Для контроля сроков годности используется механизм серий.

Серия — это партия товара, для которой можно указать:

• дату производства;
• срок годности;
• номер партии;
• дополнительные характеристики.

Шаг 1. Включение учета по сериям

1. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование».
2. Откройте «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура».
3. В блоке «Разрезы учета» установите флажок «Серии».

После этого система позволит вести учет партий товаров с различными сроками годности.

Шаг 2. Настройка учета серий в виде номенклатуры

Учет по сериям включается для каждого вида номенклатуры отдельно.

Порядок настройки:

1. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование».
2. Откройте «Классификаторы номенклатуры» — «Виды номенклатуры».
3. В списке видов номенклатуры создайте новый вид номенклатуры или откройте существующий.
4. Установите флажок «Серии».
5. Через гиперссылку «Изменить» настройте учет по срокам годности с помощью соответствующих флажков.

Шаг 3. Настройка политики учета серий

Для формирования различных правил ведения учета серий и сроков годности номенклатуры предусмотрена Политика учета серий. Правила должны быть сформированы для всех видов номенклатуры, по которым необходимо вести учет серий или сроков годности.

• В разделе «НСИ и администрирование» — «Классификаторы номенклатуры» откройте «Политики учета серий».
• Создайте новую политику или отредактируйте существующую.

Информация о том, какая политика учета серий применяется для вида номенклатуры, задается в поле «Политика учета серий» в карточке вида номенклатуры.

Каким образом система будет учитывать товары, определяется типом политики учета серий (поле «Тип политики» в форме «Политика учета серий»):

• Будет ли вестись полноценный учет остатков товаров в разрезе серий.
• Или информация о сериях товаров будет фиксироваться в документах справочно.

Для отгрузки и приемки товаров с учетом сроков годности предусмотрено два типа политики:

1. Авторасчет по FEFO остатков серий.
2. Управление по FEFO остатками серий.

Шаг 4. Регистрация сроков годности при поступлении

При оформлении документа «Поступление товаров и услуг»:

1. Заполните табличную часть товарами.
2. Товары, требующие указания серии, будут помечены красным в колонке «Серия».
3. Нажмите кнопку «Указать серии».
4. В диалоговом окне укажите:
   • дату изготовления (при необходимости);
   • срок годности — дату, до которой товар может быть реализован;
   • количество товара с указанным сроком годности.
5. Сохраните информацию.

Система автоматически создаст серию с указанными параметрами и будет контролировать срок годности в дальнейших операциях.

Шаг 5. Контроль при отгрузке

При оформлении документа «Реализация товаров и услуг» в случае использования политики учета серий «Управление по FEFO остатками серий»:

• В документах отгрузки серия указывается явно, а программа при автозаполнении предлагает в первую очередь списывать товары с ближайшим сроком годности.

При оформлении документа «Реализация товаров и услуг» в случае использования политики учета серий «Авторасчет по FEFO остатков серий»:

• При реализации серия и срок годности не указываются. В отчетах остатки по сериям и срокам годности рассчитываются по принципу FEFO (first expire first out).

Отчетность и мониторинг

Отчет «Ведомость по товарам на складах»

1. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу».
2. Выберите «Ведомость по товарам на складах».
3. В настройках отчета добавьте колонку «Серия».
4. Установите отбор по сроку годности при необходимости.
5. Сформируйте отчет.

Отчет «Остатки товаров по срокам годности»

Позволяет получить подробную информацию о товарах и их сроках годности.

1. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу».
2. Выберите «Остатки товаров по срокам годности».
3. В настройках отчета добавьте необходимые отборы, касающиеся сроков годности.
4. Сформируйте отчет.

Настройка автоматических рассылок

Для своевременного информирования ответственных сотрудников настройте рассылку отчета для контроля сроков годности:

1. Создайте новый элемент справочника «Рассылка отчетов».
2. Выберите отчет «Остатки товаров по срокам годности».
3. Установите необходимые отборы.
4. Настройте получателей рассылки.
5. Настройте расписание.
6. Сохраните рассылку.

Резюмируя

Автоматизированный контроль сроков годности товаров в системе «1С:Управление торговлей» — это не просто удобный инструмент, а необходимость для современного бизнеса, работающего с продукцией ограниченного срока хранения.

Правильно настроенная система позволяет:

• Минимизировать риск продажи просроченной продукции.
• Минимизировать списания за счет оптимальной ротации запасов по методу FEFO.
• Получать своевременные уведомления о необходимости реализации товаров.
• Автоматизировать рутинные операции контроля.

Инвестиции в настройку и внедрение механизмов контроля сроков годности окупаются в течение первых месяцев эксплуатации за счет сокращения списаний и предотвращения штрафных санкций.