Статья будет полезна руководителям отделов закупок и снабжения, менеджерам по закупкам, логистам, специалистам, формирующим потребность в закупках, руководителям подразделений, согласующим закупки.
Когда заявки на закупку поступают по почте, в мессенджерах или устно, возрастает риск ошибок: теряются запросы, закупаются лишние товары, а согласование затягивается. Чтобы сделать процесс более прозрачным и управляемым, в версии 11.5.26 конфигурации «1С:Управление торговлей» появился новый документ «Заявка на закупку».
Рассказываем, зачем он нужен, как устроен процесс согласования и каким образом помогает организовать работу между инициатором закупки, менеджером и закупщиком.
Оглавление:
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Когда доступен функционал
Документ «Заявка на закупку» появился в версии 11.5.26 и доступен при включенной функции «Заказы поставщикам».
Для работы с документом пользователю необходимо назначить роль «Добавление и изменение заявок на закупку». При выборе участников процесса используются данные из справочника «Пользователи».
Зачем нужен новый документ
Новый механизм появился не случайно. Его задача — решить сразу несколько распространенных проблем закупочного процесса.
Разделение ответственности
Теперь каждый участник отвечает только за свою часть работы:
- Заявитель обладает информацией о наименовании позиции и способе обеспечения позиции в виде закупки и/или неизвестных, возможно, ориентировочных ценах. В цепочке он является автором документа «Заявка на закупку».
- Менеджер‑координатор обеспечения или логист организует процесс согласования и определяет ответственного закупщика. В цепочке оформления документа он является «Менеджером».
- Закупщик выбирает поставщиков, согласовывает условия и оформляет закупку. В цепочке оформления документа он является «Ответственным».
Такое разделение позволяет избежать дублирования функций и сделать процесс более прозрачным.
Контроль закупочной деятельности
Использование заявок помогает:
- исключить потерю запросов на закупку;
- снизить риск необоснованных закупок;
- контролировать кредиторскую задолженность;
- фиксировать все этапы согласования;
- сохранять историю принятия решений.
Более качественная подготовка закупок
Инициатору больше не нужно заранее знать поставщика или окончательную стоимость товара. Эти данные определяются уже на этапе работы отдела закупок.
Как создать заявку на закупку
Создать документ можно несколькими способами:
- Из списка документов «Заявки на закупку» (раздел «Закупки» — группа «Закупки» — журнал документов «Заявки на закупку»).
- Через рабочее место «Формирование заявок на закупку по потребностям» (раздел «Склад и доставка»).
- Через рабочее место «Формирование заявок на закупку по плану» (раздел «Планирование»).
Как заполнять документ?
- На первом этапе достаточно указать только необходимую информацию:
- цель закупки,
- требуемую номенклатуру.
При этом необязательно сразу заполнять:
- менеджера,
- ответственного закупщика,
- поставщика,
- цены.
- Перейти по гиперссылке «На согласовании» в открывшемся окне.
- Выбрать пользователя для согласования закупки из числа руководства (или сразу «Менеджера»).
- Далее по цепочке согласования документ от руководства будет направлен на выполнение «Менеджеру», и тот, в свою очередь, направит документ «Ответственному» закупщику.
- Выбрать пользователя для согласования закупки и направления ее к выполнению.
- Пользователь, которому поступила заявка, открывает журнал «Заявки на закупку», находит документ с помощью фильтра «Кому направлена» и выполняет дальнейшую маршрутизацию. В зависимости от принятого решения заявка направляется менеджеру на выполнение или ответственному сотруднику для дополнительного согласования и последующей передачи в работу.
- Менеджер направляет Заявку «На выполнение» ответственному закупщику.
- Закупщик вводит в документ поставщика и указывает в табличной части цены по каждой позиции. Введенные условия отображаются по каждой строке в графе «Условия закупки».
- кто отправлял документ,
- кому отправляли,
- дата отправки,
- цель отправки.
- Далее документ может проходить любое количество согласований, пока не будет направлен в согласованном статусе «На выполнение» с окончательными ценами и поставщиками в отдел закупки для формирования заказов поставщикам. В процессе согласования ряд позиций может быть отменен прямо в документе.
- После согласования «Заявки на закупку» пользователь, ответственный за ведение закупок, выделяет требуемые строки в документе по определенному поставщику и выполняет команду «Создать заказ поставщику».
Важно: если не заполнены валюта закупки и склад, документ можно сохранить, но провести его не получится.
Обратите внимание: пользователь может вернуть документ на согласование вышестоящему руководителю по гиперссылке «вернуть на согласование» или «перенаправить». Например, для дополнительного согласования.
В итоге для отражения хода согласования «Заявки на закупку» служит история согласования документа, где отражено:
После чего документ «Заявка на закупку» может быть переведен в статус «Закрыта».
В связанных документах можно отследить весь документооборот по «Заявке на закупку» или выяснить по поступившей номенклатуре, на основании какой «Заявки на закупку» она была приобретена.
Резюмируя
Документ «Заявка на закупку» — это новый этап развития механизмов управления закупками в 1С:Управление торговлей 11.5. Он помогает разграничить ответственность между участниками процесса, сделать согласование прозрачным, снизить вероятность ошибок и сохранить полный контроль над закупочной деятельностью.
Если ваша компания использует 1С:Управление торговлей, и в процессе закупок участвуют несколько сотрудников, новый механизм позволит выстроить понятный и управляемый процесс — от возникновения потребности до оформления заказа поставщику.
