Статья будет полезна руководителям архивов и служб делопроизводства, специалистам кадровых и бухгалтерских подразделений, ИТ-специалистам, а также всем, кто отвечает за организацию хранения документов в компании и хочет автоматизировать рутинные процессы: от массовой загрузки до выдачи документов по запросам.
Тысячи дел, десятки тысяч документов, ежегодное формирование номенклатуры, передача документов из учетных систем, запросы сотрудников и проверяющих органов, оцифровка старых бумажных архивов — объем задач архивной службы постоянно растет.
А штат сотрудников при этом остается прежним. В результате значительная часть рабочего времени уходит на рутинные операции: создать карточку, определить дело, найти документ, проверить права, выдать его сотруднику.
Автоматизировать эту работу помогает «1С:Архив». Система позволяет организовать централизованное долговременное хранение электронных документов, а в связке с «1С:Документооборотом» — выстроить единый процесс от создания документа до его передачи на архивное хранение.
Разберем, что умеет решение и какие доработки помогают решить три трудоемкие задачи: массово загружать документы, автоматически списывать их в дела и предоставлять сотрудникам удобный доступ к архиву.
Иллюстрации в документе подготовлены с использованием демонстрационной базы с вымышленными сведениями. Совпадения с реальными данными случайны.
Оглавление:
Что умеет 1С:Архив из коробки
1С:Архив — это не просто хранилище файлов. Это специализированная система, которая позволяет централизованно и долговременно хранить электронные документы в соответствии с актуальными нормами архивного законодательства.
Согласно методическим рекомендациям Росархива 2025 года, наличие в организации системы хранения электронных документов является обязательным условием для приема электронных документов из структурных подразделений в архив организации.
Система позволяет:
- Принимать документы из систем-источников: «1С:Документооборот», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия» и других.
- Загружать документы вручную и формировать архивные контейнеры.
- Создавать дела и сдаточные описи.
- Проводить регулярную проверку целостности документов.
- Искать документы, в том числе по содержимому PDF-файлов и изображений.
- Учитывать запросы и выдавать документы во временное пользование.
- Находить дела с истекшими сроками хранения и оформлять их уничтожение.
Чем больше документов и пользователей, тем заметнее становятся процессы, которые требуют дополнительной автоматизации.
Номенклатура дел: с чего начинается электронный архив
Архивное хранение начинается с номенклатуры дел — документа, который систематизирует все дела организации по структурным подразделениям и срокам хранения.
Здесь важно учитывать архитектуру информационной системы компании. Если документы передаются в архив из «1С:Документооборота», номенклатуру дел создают именно там. Если организация не использует «1С:Документооборот», ее можно сформировать непосредственно в «1С:Архиве».
При обоих случаях алгоритм включает несколько этапов:
- Создаются разделы номенклатуры (по подразделениям, филиалам или юридическим лицам).
- Внутри разделов создаются заголовки дел с указанием сроков хранения и видов документов.
- Заголовки могут быть созданы вручную, скопированы из предыдущего периода или загружены из электронной таблицы.
Последний вариант особенно удобен крупным организациям. Благодаря этому механизму можно подготовить данные к загрузке, и вместо многодневного ручного заполнения остается привести информацию к нужному формату и перенести ее в систему.
После формирования номенклатуры создаются электронные дела и тома. Для гибридных дел могут использоваться отдельные тома для электронных документов с электронной подписью и скан-копий бумажных оригиналов.
Списание документов в дела: убираем ручную работу
Создать номенклатуру — половина задачи. Документы еще нужно правильно распределить по делам.
Сотрудник указывает дело для каждого документа отдельно: в ходе обработки документа или позднее, например в конце календарного или учебного года.
При нескольких тысячах карточек процесс значительно усложняется.
Как это автоматизировать
В программе есть обработка для автоматического списания документов в дела.
Сотрудник задает параметры — организацию, период, вид и форму документа, подразделение. После этого система автоматически определяет нужные документы и проставляет дела в их карточках.
Для бумажных документов можно дополнительно учитывать количество листов и автоматически создавать новый том после достижения установленного лимита.
Вместо последовательной обработки тысяч карточек архивариусу остается проконтролировать результат, при необходимости точечно перенести документы между томами и сформировать сдаточную опись.
Результат: меньше ручных операций и риска ошибок, а подготовка документов к архивному хранению проходит значительно быстрее.
Массовая загрузка: как оцифровать архив прошлых лет за часы
Еще одна типичная задача — перенос исторического архива.
Документы прошлых лет могут храниться на сетевых и локальных дисках, в папках сотрудников или только в бумажном виде. После оцифровки их необходимо перенести в архивную систему.
Функционал позволяет сделать это вручную: создать карточку документа, заполнить реквизиты, добавить файл.
Массовая загрузка из каталогов
Для нескольких тысяч документов есть функционал массовой загрузки.
Для таких проектов специалисты «1С-Рарус» разработали механизм массовой загрузки.
Пользователь выбирает каталог с файлами и задает общие параметры:
- вид и форму документа;
- организацию;
- дело;
- дату первого документа;
- правила нумерации.
Перед загрузкой система показывает подготовленный список. При необходимости для отдельных документов можно изменить дату, номер или заголовок.
После проверки система за один запуск создает карточки, прикрепляет соответствующие файлы и формирует архивные контейнеры.
Например, таким способом можно загрузить большой массив приказов за прошлый год не по одному документу, а единой пачкой.
То, на что при ручной работе могли уйти дни, можно выполнить за несколько часов.
«Читальный зал»: архив доступен без очереди к архивариусу
Документы уже переданы на хранение. Теперь возникает следующий вопрос: как сотрудникам получать к ним доступ?
1С:Архив поддерживает учет запросов и выдачу документов во временное пользование.
Если же компания активно работает в программе «1С:Документооборот», то можно предоставить сотруднику единую точку входа.
Как работает «Читальный зал»
Сотруднику не нужно переключаться между информационными системами. В привычном интерфейсе «1С:Документооборота» он открывает «Читальный зал» и ищет документ по известным параметрам: номеру, дате, заголовку, контрагенту и другим реквизитам.
Дальше возможны два сценария.
Если у пользователя есть необходимые права, он сразу получает доступ к карточке документа и архивному контейнеру.
Если прав нет, сотрудник отправляет запрос и указывает причину. Архивариус получает соответствующую задачу или уведомление, принимает решение и предоставляет доступ либо отклоняет запрос. После согласования пользователь получает уведомление и может работать с документом.
Права можно настроить гибко. Например, пользователи, которые имели доступ к документу в исходной системе, продолжат видеть его после передачи в архив. Остальные смогут получить его только по запросу.
В результате архив остается контролируемым, но перестает быть «закрытой комнатой», доступ к которой возможен только через архивариуса.
Этот модуль гибкий: его можно адаптировать как для 1С:Документооборота версии 2.1 и 3.0, так и для других конфигураций (например, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия), чтобы сотрудники работали в режиме одного окна.
Резюмируя
- 1С:Архив — это не просто файловое хранилище, а полноценная система архивного хранения с соблюдением всех законодательных норм.
- Функционал решения «1С:Архив» покрывает потребности бизнеса: прием документов, формирование дел, описей, поиск, выдачу и уничтожение.
- Доработки позволяют закрыть три главные боли архива: массовую загрузку исторических данных, автоматическое списание в дела и удобный доступ для сотрудников через единую точку входа.
- Использование связки 1С:Документооборот и 1С:Архив создает идеальный мост между текущей работой и исторической памятью компании.
Ответы на частые вопросы
Как часто проводится проверка целостности документов?
По умолчанию проверка выполняется раз в полгода. Система проверяет хэш-суммы файлов, корректность подписей, соответствие реквизитов карточки записанным в контейнере метаданным, соответствие метаданных в карточках и контейнерах, а также реестра документов фактическому составу дела. Если ошибок нет, ответственные получают уведомление об успешной проверке. Если ошибки есть — система указывает конкретный документ и проблему (истекшая метка времени, несовпадение хэш-суммы и т.д.).
Можно ли редактировать документ после передачи в архив?
Документы, переданные на архивное хранение после завершения делопроизводства, не предполагают редактирования файлов и основных реквизитов.
Если обнаружена ошибка — например, в дело не попал необходимый документ, — пакет или дело можно отозвать, внести исправления в системе-источнике и выполнить передачу повторно.
Что делать при больших объемах передачи (до 20 тысяч документов)?
При передаче крупных массивов особенно важен предварительный контроль данных: наличие ошибки даже в одном документе может помешать обработке всего пакета.
Для контроля объема в сдаточных описях отображается размер документов в мегабайтах. При проверке можно использовать выборочный подход в соответствии с требованиями архивных правил.
Можно ли загружать документы из других систем (не 1С)?
Да. Для конфигураций на платформе «1С:Предприятие» есть библиотека интеграции с 1С:Архивом. Для других систем на сайте ИТС есть описание формата выгрузки.
Что получает бизнес
Главный эффект автоматизации архива — не просто отказ от части ручных операций. Компания получает управляемый процесс работы с документами на всем их жизненном цикле.
- Скорость. Массовая загрузка позволяет обрабатывать большие массивы исторических документов за часы вместо дней ручного ввода.
- Порядок. Автоматическое списание помогает системно распределять документы по делам и снижает риск пропусков.
- Доступность. «Читальный зал» дает сотрудникам единую точку поиска и получения документов, одновременно сохраняя контроль прав доступа.
- Юридическая значимость. Автоматическая проверка целостности, метки времени, формат PDF/A и архивные подписи CAdES-A v3 обеспечивают соответствие требованиям Росархива.
- Экономия ресурсов. Архивариусы меньше времени тратят на создание карточек, поиск и обработку типовых запросов и могут сосредоточиться на контроле, экспертизе и методологической работе.
Работа с 1С:Документооборот
