Как сделать МЭДО удобным: опыт внедрения 1С:ДГУ в Курчатовском институте

Материал будет полезен руководителям учреждений госсектора, специалистам служб делопроизводства, ИТ‑директорам, руководителям проектов цифровизации, администраторам систем электронного документооборота и всем, кто использует или  планирует использовать «1С:Документооборот государственного учреждения 8» для работы с МЭДО.

Введение

Для организаций государственного сектора электронный обмен документами давно стал обязательной частью работы. Однако соответствие нормативным требованиям — лишь одна сторона вопроса. Не менее важно сделать процессы удобными для сотрудников, минимизировать количество ручных операций и исключить причины возврата документов.

В этой статье рассмотрим опыт автоматизации МЭДО на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» (1С:ДГУ) в НИЦ «Курчатовский институт». На примере проекта покажем, какие сложности при работе с МЭДО были выявлены и какие процессы удалось изменить. Отдельно рассмотрим, какие доработки системы были выполнены и как они повлияли на скорость обработки документов и удобство ежедневной работы пользователей.

Что такое МЭДО и зачем он нужен?

МЭДО (межведомственный электронный документооборот) — государственная система защищенного обмена электронными документами между федеральными органами власти, государственными учреждениями и другими участниками межведомственного взаимодействия.

Что дает использование МЭДО:

В «1С:Документооборот государственного учреждения 8» МЭДО интегрирован как один из способов отправки документов наряду с электронной почтой. Пользователь создает документ, проходит согласование, подписывает его и отправляет через систему, а информация о статусе доставки автоматически отображается в карточке документа

При этом практика показывает, что даже при наличии типовой функциональности организациям нередко требуются дополнительные механизмы, учитывающие особенности внутренних процессов.

Обязателен ли МЭДО?

Для государственных органов МЭДО закреплен на законодательном уровне как обязательный канал обмена юридически значимой электронно подписанной корреспонденцией с вышестоящими ведомствами и другими участниками электронного взаимодействия.

Исходная ситуация НИЦ «Курчатовский институт»

НИЦ «Курчатовский институт» ежедневно взаимодействует с большим количеством государственных органов, научных организаций и фондов. Объем исходящей корреспонденции высок, поэтому даже небольшие неудобства в работе пользователей приводили  к значительным временным затратам.

На первый взгляд система работала исправно:

• заполнялась карточка документа;
• выбирался способ отправки (МЭДО):

  

• вкладка МЭДО показывала историю: когда отправили  документ, получил ли его контрагент.

  

Несмотря на корректную работу типового механизма МЭДО, в процессе практической эксплуатации системы выявили  несколько особенностей:

• Штамп электронной подписи накладывался на текст или  съезжал: типовое расположение иногда оказывалось поверх важных реквизитов.
• Ручная конвертация в PDF приводила к ошибкам и разнобою: одни сотрудники использовали текстовые редакторы, другие — онлайн‑конвертеры, а часть документов вообще оставалась без конвертации. Файлы получались разными, и документы возвращались.
• Руководители по-разному относили сь к формату документов: часть предпочитали бумажный формат и подписывали документы вручную, часть — использовали только электронный вид. При этом существующие настройки не учитывали одновременное использование обоих сценариев.Возвраты документов приводили  к двойной работе: повторному оформлению и росту трудозатрат и сроков обработки.
• При предпросмотре (особенно электронных таблиц) могли возникать задержки: после нажатия кнопки «Подписать» система некоторое время могла находиться в режиме загрузки.

4 доработки системы, повысившие эффективность МЭДО

Специалисты «1С-Рарус» подробно проанализировали пользовательские сценарии работы с МЭДО и выявили  связанные с ними ограничения, после чего реализовали четыре точечные доработки системы «1С:Документооборот государственного учреждения 8».

1. Автоматическая конвертация документов в PDF

Задача

Стандарт МЭДО предусматривает передачу подписанного документа в формате PDF. Ранее сотрудники самостоятельно преобразовывали документы из DOCX или  ODT, после чего прикрепляли их к карточке документа.

Такой процесс увеличивал количество ручных операций и создавал риск ошибок.

Решение

В систему была добавлена автоматическая конвертация документов в PDF непосредственно в процессе подписания.

Алгоритм работы стал следующим:

• Пользователь работает с документом в исходном формате.
• После нажатия кнопки «Подписано» система автоматически формирует PDF.
• После успешной конвертации открывается окно выбора электронной подписи.
• Сформированный PDF автоматически включается в пакет документов для отправки через МЭДО.

Результат

• Исключена ручная конвертация.
• Устранены ошибки при формировании пакета документов.
• Пользователи продолжают работать по привычному сценарию без дополнительных действий.

2. Поддержка различных вариантов подписания документов

Задача

В организации одновременно использовалось два подхода: подписание документов электронной подписью и подписание бумажного экземпляра с последующим сканированием.

Типовой процесс не обеспечивал удобную поддержку обоих сценариев.

Решение

Был реализован механизм обработки документов с использованием визирующей и заверяющей электронной подписи.

В результате поддерживается два сценария:

• Электронное подписание:
  • После подписания электронной подписью документ автоматически направляется через МЭДО.
• Подписание на бумаге:
  • Руководитель подписывает бумажный экземпляр.
  • Секретарь получает задачу приложить скан‑копию.
  • Ответственный сотрудник заверяет электронную копию.
  • Документ отправляется через МЭДО.

Результат

Организация получила единый процесс работы независимо от выбранного способа подписания документа, при этом юридическая значимость документов полностью сохраняется.

3. Конструктор размещения штампа электронной подписи

Задача

Стандартное расположение штампа электронной подписи не всегда соответствовало требованиям оформления документов: штамп мог перекрывать текст или  важные реквизиты.

Решение

Разработан гибкий двухуровневый конструктор с возможностью тонкой настройки.

• На уровне администратора появилась форма‑конструктор. Можно настроить единые параметры для всего учреждения: размер штампа, картинку подложки, текст штампа, координаты по умолчанию.
• На уровне документа пользователь может при необходимости изменить положение штампа перед отправкой.

Кроме того, появилась возможность создавать отдельные шаблоны расположения для различных типов документов.

Например:

• Обычное письмо — штамп справа внизу по умолчанию.
• Письмо директора — штамп посередине, рядом с фамили ей.

Результат

• Унифицирован внешний вид документов.
• Исключены ошибки размещения штампа.
• Сократилось количество возвратов документов на доработку.

4. Ускорение формирования предпросмотра документов

Задача

При подписании документов, особенно содержащих электронные таблицы, пользователи сталкивались с задержками до 30 секунд из-за формирования изображения предпросмотра.

Результат

Процесс визуализации был перенесен в фоновый режим.

Теперь после подписания документа:

• Задача пользователя сразу завершается.
• Визуализация выполняется без блокировки интерфейса в фоновом режиме.

Результат

• Исчезли длительные ожидания.
• Руководители могут сразу переходить к следующей задаче.
• Работа с системой стала более комфортной.

Результаты проекта

После внедрения доработок удалось добиться заметного улучшения процессов работы с МЭДО.

Основные результаты проекта:

• автоматизировано формирование PDF‑документов;
• объединены электронный и бумажный сценарии подписания;
• реализовано гибкое управление размещением штампов электронной подписи;
• устранены задержки при подписании документов;
• сокращено количество ручных операций;
• уменьшено число возвратов документов;
• выросла скорость обработки исходящей корреспонденции;
• снизилась нагрузка на сотрудников.

Заключение

Опыт проекта в НИЦ «Курчатовский институт» показывает, что типовой функционал программы «1С:Документооборот государственного учреждения 8» технически соответствует требованиям работы с МЭДО, однако для крупных организаций существенный эффект дают именно точечные доработки, учитывающие особенности внутренних процессов.

Автоматическая конвертация документов, поддержка различных сценариев подписания, гибкая настройка штампов электронной подписи и ускорение работы интерфейса позволили  сделать обязательный инструмент электронного взаимодействия значительно удобнее для пользователей и сократить ежедневные трудозатраты.

Такие изменения не требуют кардинальной переработки системы, но способны заметно повысить эффективность документооборота и качество работы сотрудников.

Статья подготовлена по итогам выступления «1С‑Рарус» на Форуме пользователей «1С:Документооборота».